Soluzioni di gestione documentale e conservazione a norma per RESPONSABILI AMMINISTRATIVI E FINANZIARI

A partire dal 2024, le aziende dovranno includere nel loro bilancio i parametri di impatto ambientale, al fine di promuovere una maggiore trasparenza e responsabilità nella gestione delle risorse naturali.

Questo rappresenta un importante passo avanti verso un futuro più sostenibile. Ridurre l’impatto ambientale della stampa dei documenti è uno degli obiettivi perseguibili seguendo le indicazioni sulla Eco-sostenibilità nella stampa dei documenti.

È possibile sensibilizzare su questo aspetto tutte le persone in azienda utilizzando il Xerox Print awareness tool e disporre dei dati per calcolare il vostro impatto con il Calcolo Carbon Footprint. Infine, gestire materiali esausti in modo responsabile.

La conservazione dei documenti digitali, effettuata in conformità con la normativa e le Linee Guida AgID, consente di proteggerli e mantenerli inalterati nel corso del tempo. Uno dei primi aspetti da valutare è “Quali documenti portare in conservazione” e le tempistiche da rispettare previste dalla normativa vigente. Una particolare importanza riveste la “Gestione e Conservazione delle PEC“, che a breve cambieranno il nome in REM, e saranno utilizzabili in tutta Europa.

La conservazione delle Fatture Elettroniche e degli ordini NSO/Peppol è ormai una pratica comune per tutte aziende, ma la gestione di questi documenti digitali continua spesso ad essere effettuata sulla carta e manualmente come avveniva in passato perché in molte organizzazioni non è stato implementato un processo di integrazione delle Fatture Elettroniche e degli ordini NSO/Peppol con il sistema di gestione documentale aziendale.

Sono questi processi che devono venire descritti nel “Manuale della conservazione” che va redatto a cura del Responsabile della conservazione aziendale se l’azienda non ritiene più conveniente procedere con l'”Outsourcing del ruolo di Responsabile della conservazione“. Scoprirete come affidare questo ruolo a esperti esterni può aiutarvi a gestire al meglio i vostri archivi digitali.

La gestione dei sistemi di stampa professionali ha sicuramente un impatto economico e finanziario sul bilancio dell’azienda. Pertanto molte organizzazioni utilizzano software di accounting, per monitorare e controllare l’utilizzo dei sistemi multifunzione da parte dei collaboratori, assegnando codici personalizzati o badge magnetici, aumentando anche la sicurezza nella gestione di queste periferiche.

L’acquisizione dei sistemi ste avviene mediante formule di noleggio operativo che integrano l’acquisizione di hardware e dei software necessari in modo da poter disporre delle tecnologie più aggiornate e performanti, senza dover sostenere investimenti iniziali elevati o impegnare il proprio capitale. Inoltre, il noleggio operativo consente di dedurre fiscalmente le rate pagate e di semplificare la gestione amministrativa e contabile.