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Soluzioni di gestione documentale e conservazione a norma per RESPONSABILI AMMINISTRATIVI E FINANZIARI

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La gestione documentale e la conservazione a norma sono due aspetti fondamentali per la sicurezza e l’efficienza di un’azienda. Scopri con un click come puoi migliorare la tua gestione documentale e la tua conservazione a norma, con una soluzione innovativa e personalizzata per le tue esigenze.

SOSTENIBILITÀ AMBIENTALE

A partire dal 2024, le aziende dovranno includere nel loro bilancio i parametri di impatto ambientale, al fine di promuovere una maggiore trasparenza e responsabilità nella gestione delle risorse naturali.

Questo rappresenta un importante passo avanti verso un futuro più sostenibile. Ridurre l’impatto ambientale della stampa dei documenti è uno degli obiettivi perseguibili seguendo le indicazioni sulla Eco-sostenibilità nella stampa dei documenti.

È possibile sensibilizzare su questo aspetto tutte le persone in azienda utilizzando il Xerox Print awareness tool e disporre dei dati per calcolare il vostro impatto con il Calcolo Carbon Footprint. Infine, gestire materiali esausti in modo responsabile.

GESTIONE DOCUMENTALE

La Gestione Documentale è un’importante risorsa per tutte le organizzazioni che desiderano ottimizzare e semplificare la gestione dei propri documenti e contenuti digitali.

Il Gruppo DR offre una vasta gamma di soluzioni innovative che vi aiuteranno a gestire in modo efficiente i flussi di lavoro, l’acquisizione dei contenuti e la conservazione dei documenti. Mediante la nostra Digital Mail Room (e l’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale e Machine Learning) è possibile semplificare l’acquisizione e indicizzazione automatica sia delle mail e delle PEC con i loro allegati.

È anche possibile integrare via web-service l’acquisizione dei documenti generati da altre applicazioni e dei documenti cartacei. Avrete a disposizione strumenti innovativi per ottimizzare i processi aziendali quali il modulo per la Gestione del Protocollo, che è stato integrato il sistema di Gestione Documentale all’avanguardia Xerox DocuShare.

Per semplificare ulteriormente le operazioni aziendali, offriamo soluzioni per i processi approvativi e la Firma Digitale, mantenendoci sempre allineati alle Linee guida AgID. Inoltre, forniamo informazioni chiare sulle Tempistiche e i documenti da portare in conservazione, insieme ai vantaggi della Dashboard del processo di Conservazione.

Esplorate le nostre soluzioni come Work Flow Central, DocuShare GO, DocuShare Flex e DS Share Portal per scoprire come possiamo personalizzare la vostra esperienza e adattarci alle vostre specifiche esigenze.

CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

La conservazione dei documenti digitali, effettuata in conformità con la normativa e le Linee Guida AgID, consente di proteggerli e mantenerli inalterati nel corso del tempo. Uno dei primi aspetti da valutare è “Quali documenti portare in conservazione” e le tempistiche da rispettare previste dalla normativa vigente. Una particolare importanza riveste la “Gestione e Conservazione delle PEC“, che a breve cambieranno il nome in REM, e saranno utilizzabili in tutta Europa.

La conservazione delle Fatture Elettroniche e degli ordini NSO/Peppol è ormai una pratica comune per tutte aziende, ma la gestione di questi documenti digitali continua spesso ad essere effettuata sulla carta e manualmente come avveniva in passato perché in molte organizzazioni non è stato implementato un processo di integrazione delle Fatture Elettroniche e degli ordini NSO/Peppol con il sistema di gestione documentale aziendale.

Sono questi processi che devono venire descritti nel “Manuale della conservazione” che va redatto a cura del Responsabile della conservazione aziendale se l’azienda non ritiene più conveniente procedere con l'”Outsourcing del ruolo di Responsabile della conservazione“. Scoprirete come affidare questo ruolo a esperti esterni può aiutarvi a gestire al meglio i vostri archivi digitali.

SERVIZI DI DIGITALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE

Ove vi siano archivi cartacei particolarmente ampi o si tratti di documenti con un valore storico importante, come spesso avviene con l’archivio dei disegni tecnici e di desideri procedere con loro digitalizzazione è opportuno valutare prima alcuni aspetti per ridurre l’impatto economico ed organizzativo del processo di digitalizzazione.

Peraltro, è una buona regola stabilire a monte come procedere nel digitalizzare i processi e l’archiviazione dei documenti correnti per evitare di continuare ad alimentare gli archivi cartacei. Uno dei primi passi è quello di implementare forme di Modulistica Digitale integrata con i database aziendali in tutti i processi “Paper intensive”.

NOLEGGIO OPERATIVO, ACCOUNTING E RIDUZIONE DEI COSTI

La gestione dei sistemi di stampa professionali ha sicuramente un impatto economico e finanziario sul bilancio dell’azienda. Pertanto molte organizzazioni utilizzano software di accounting, per monitorare e controllare l’utilizzo dei sistemi multifunzione da parte dei collaboratori, assegnando codici personalizzati o badge magnetici, aumentando anche la sicurezza nella gestione di queste periferiche.

L’acquisizione dei sistemi ste avviene mediante formule di noleggio operativo che integrano l’acquisizione di hardware e dei software necessari in modo da poter disporre delle tecnologie più aggiornate e performanti, senza dover sostenere investimenti iniziali elevati o impegnare il proprio capitale. Inoltre, il noleggio operativo consente di dedurre fiscalmente le rate pagate e di semplificare la gestione amministrativa e contabile.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA

Gruppo DR propone l’unica soluzione di fatturazione elettronica integrata con Xerox® DocuShare® che ti consente di:

– Inviare e ricevere FE e renderle disponibili in modo semplice alla tua organizzazione
– Uniformare in digitale la gestione di tutti i documenti dell’ufficio
– Gestire digitalmente i tuoi processi di verifica e approvazione

NEWS E APPROFONDIMENTI

Xerox DocuShare Go: Cosa sono e quali vantaggi offrono le regole di contenuto? (2024)

Le regole di contenuto, nel contesto di soluzioni di gestione documentale come Xerox DocuShare Go, sono un potente strumento che permette agli utenti di automatizzare vari aspetti della gestione dei documenti e dei dati. Queste regole sono essenzialmente istruzioni configurate all’interno del sistema che agiscono sui documenti in base a criteri specifici definiti dagli utenti o amministratori. Ecco una spiegazione più dettagliata su come funzionano e su quali benefici possono offrire

Cos’è l’Enterprise Content Management (ECM)? Un Viaggio nell’Efficienza Organizzativa

L’Enterprise Content Management (ECM) è molto più di un semplice software di gestione documentale. È una soluzione strategica che permette alle aziende di gestire in modo efficiente e sicuro il proprio flusso informativo, dalla creazione alla conservazione, fino all’eliminazione dei documenti, assicurando che le informazioni siano accessibili e sicure.

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