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Digital Mailroom: Il Primo Passo per una Gestione Documentale Efficace

La gestione dei documenti è una sfida che ogni organizzazione deve affrontare quotidianamente. Dai documenti cartacei alle email, dai contratti ai moduli, dalla posta ordinaria alle PEC, la quantità e la varietà di informazioni che devono essere elaborate, condivise e archiviate è sempre in aumento ed è facile sentirsi sopraffatti dall’afflusso costante di informazioni.

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Per superare queste sfide e trasformare la gestione dei documenti in un vantaggio competitivo, le organizzazioni hanno bisogno di una soluzione innovativa e integrata: la Digital Mail Room (DMR). La DMR è una soluzione che permette di gestire in modo efficiente e sicuro la posta in arrivo e in uscita di un’organizzazione, sia cartacea che elettronica.

Icona responsabili amministrativi e finanziari

Automazione del Processo nella Digital Mailroom

Consente di automatizzare il flusso di lavoro associato alla gestione della posta. I documenti in entrata vengono scansionati, classificati, assegnati e inoltrati elettronicamente ai destinatari appropriati. Ciò riduce la necessità di manipolare fisicamente la posta e accelera il tempo di consegna delle informazioni.

smistamento intelligente documenti

Smistamento Intelligente dei Documenti

Vengono utilizzate tecniche di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e di intelligenza artificiale per identificare automaticamente il mittente, il destinatario e la tipologia del documento. Ciò consente di indirizzare rapidamente il documento alla persona o al dipartimento corretti, migliorando l’efficienza operativa e riducendo gli errori umani.

archiviazione accesso facilitati

Archiviazione e Accesso Facilitati con la Digital Mailroom

La Digital Mail Room del Gruppo DR è perfettamente integrata con DocuShare il software di gestione documentale di Xerox Corporation. Questo rende facile e rapido l’accesso alle informazioni archiviate. I documenti possono essere cercati, visualizzati e condivisi con facilità, consentendo una migliore collaborazione tra i membri del team e un recupero delle informazioni più veloce.

servizio cliente

Migliore servizio al cliente

Grazie alla DMR del Gruppo DR è possibile rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti. I documenti in arrivo possono essere inoltrati immediatamente ai responsabili per l’elaborazione.

tracciabilita e monitoraggio

Tracciabilità e Monitoraggio nei Processi di Gestione Postale

L’integrazione con Xerox DocuShare rende possibile tenere traccia del progresso e dello stato dei documenti in tempo reale. Ciò consente di monitorare il flusso di lavoro, identificare eventuali ritardi o blocchi e intervenire tempestivamente per garantire una gestione efficiente della posta.

riduzione costi

Riduzione dei Costi e dell’Impatto Ambientale con la Digital Mailroom

La digitalizzazione della posta elimina la necessità di stampare, spedire e archiviare documenti cartacei. Ciò comporta una significativa riduzione dei costi associati all’acquisto di carta, alle forniture per ufficio e alla gestione dello spazio di archiviazione fisica. Inoltre, riduce l’impatto ambientale legato al consumo di carta e all’emissione di gas serra associati alla logistica postale.

sicurezza dati

Sicurezza Dei Dati nella Gestione Documentale

La Digital Mail Room del Gruppo DR offre un livello maggiore di sicurezza per le informazioni rispetto alla posta cartacea. I documenti digitalizzati possono essere crittografati e accessibili solo agli utenti autorizzati. Inoltre, i backup e i sistemi di recupero dei dati riducono il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti.

assistenza tecnica

Assistenza Tecnica e Supporto nella Digital Mailroom

Forniamo supporto completo nell’implementazione della Digital Mail Room, personalizzata in base alle tue esigenze.

Vuoi saperne di più sulla rivoluzione della gestione della posta in era digitale? Il nostro articolo di approfondimento esplora le origini, le funzioni e i casi di studio della Digital Mailroom, mostrando come questa soluzione innovativa possa essere implementata in vari contesti aziendali per migliorare efficienza e sicurezza.
Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso di implementazione della DMR, fornendo servizi di consulenza, assistenza tecnica e risorse formative per garantire un’installazione e una configurazione di successo.

La Digital Mail Room del Gruppo DR è una soluzione flessibile e scalabile che si adatta alle esigenze specifiche di ogni organizzazione.


Può essere implementata all’interno o all’esterno dell’ufficio, in modalità cloud o on-premise, con un
livello di personalizzazione elevato.

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