Per superare queste sfide e trasformare la gestione dei documenti in un vantaggio competitivo, le organizzazioni hanno bisogno di una soluzione innovativa e integrata: la Digital Mail Room (DMR). La DMR è una soluzione che permette di gestire in modo efficiente e sicuro la posta in arrivo e in uscita di un’organizzazione, sia cartacea che elettronica.
Automazione del Processo nella Digital Mailroom
Consente di automatizzare il flusso di lavoro associato alla gestione della posta. I documenti in entrata vengono scansionati, classificati, assegnati e inoltrati elettronicamente ai destinatari appropriati. Ciò riduce la necessità di manipolare fisicamente la posta e accelera il tempo di consegna delle informazioni.
Smistamento Intelligente dei Documenti
Vengono utilizzate tecniche di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e di intelligenza artificiale per identificare automaticamente il mittente, il destinatario e la tipologia del documento. Ciò consente di indirizzare rapidamente il documento alla persona o al dipartimento corretti, migliorando l’efficienza operativa e riducendo gli errori umani.
Archiviazione e Accesso Facilitati con la Digital Mailroom
La Digital Mail Room del Gruppo DR è perfettamente integrata con DocuShare il software di gestione documentale di Xerox Corporation. Questo rende facile e rapido l’accesso alle informazioni archiviate. I documenti possono essere cercati, visualizzati e condivisi con facilità, consentendo una migliore collaborazione tra i membri del team e un recupero delle informazioni più veloce.
Migliore servizio al cliente
Grazie alla DMR del Gruppo DR è possibile rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti. I documenti in arrivo possono essere inoltrati immediatamente ai responsabili per l’elaborazione.
Tracciabilità e Monitoraggio nei Processi di Gestione Postale
L’integrazione con Xerox DocuShare rende possibile tenere traccia del progresso e dello stato dei documenti in tempo reale. Ciò consente di monitorare il flusso di lavoro, identificare eventuali ritardi o blocchi e intervenire tempestivamente per garantire una gestione efficiente della posta.
Riduzione dei Costi e dell’Impatto Ambientale con la Digital Mailroom
La digitalizzazione della posta elimina la necessità di stampare, spedire e archiviare documenti cartacei. Ciò comporta una significativa riduzione dei costi associati all’acquisto di carta, alle forniture per ufficio e alla gestione dello spazio di archiviazione fisica. Inoltre, riduce l’impatto ambientale legato al consumo di carta e all’emissione di gas serra associati alla logistica postale.
Sicurezza Dei Dati nella Gestione Documentale
La Digital Mail Room del Gruppo DR offre un livello maggiore di sicurezza per le informazioni rispetto alla posta cartacea. I documenti digitalizzati possono essere crittografati e accessibili solo agli utenti autorizzati. Inoltre, i backup e i sistemi di recupero dei dati riducono il rischio di perdita o danneggiamento dei documenti.
Assistenza Tecnica e Supporto nella Digital Mailroom
Forniamo supporto completo nell’implementazione della Digital Mail Room, personalizzata in base alle tue esigenze.