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Vantaggi della Dashboard del processo di Conservazione

Gruppo DR fornisce la propria esperienza nell’installazione e configurazione della Dashboard dedicata al supporto delle attività del Responsabile della conservazione (RdC) supportando il RdC nel monitorare l’andamento corretto della conservazione.

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Software per la gestione documentale completamente automatizzato

La Dashboard, in modalità automatizzata, tiene traccia di tutti i documenti che quotidianamente vengono salvati sul software di Gestione Documentale Xerox DocuShare.

La RdC presenta sia un quadro di sintesi del processo di conservazione sia un quadro di dettaglio dello stato di ogni Pacchetto di Versamento (PdV) che viene generato dal Lifecycle Manager di Xerox DocuShare secondo le indicazioni inserite dal RdC che devono essere comunque sempre aderenti alla normativa che regola i tempi di versamento e di conservazione di ogni tipologia documentale.

Software di gestione documentale e conservazione

Per superare queste sfide, molti organizzazioni stanno adottando soluzioni di gestione documentale e conservazione basate su software.

Questi sistemi automatizzati consentono di definire regole e modelli per l’assegnazione automatica dei metadati in base alla tipologia documentale, riducendo gli errori umani, migliorando l’efficienza e garantendo una maggiore coerenza dei metadati.

Inoltre, tali sistemi offrono funzionalità avanzate di ricerca, tracciabilità e gestione dei flussi di lavoro per semplificare l’intero processo di gestione documentale.

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Vantaggi della Dashboard del Responsabile della Conservazione

Ecco alcuni dei principali vantaggi derivanti dall’utilizzo della Dashboard del Responsabile della Conservazione per automatizzare la gestione del processo di conservazione.

  • Automazione delle operazioni:

    Il software automatizza il processo di registrazione dei documenti salvati quotidianamente sulla piattaforma di gestione documentale Xerox DocuShare e dei documenti portati in conservazione con i Pacchetti di Versamento dei prodotti nel magazzino. Ciò riduce la dipendenza da registri manuali o fogli di calcolo, eliminando errori umani e semplificando la gestione delle informazioni.

  • Gestione del processo di versamento in tempo reale:

    Il software consente di monitorare il processo di versamento in tempo reale, fornendo una visione aggiornata dei documenti portati in conservazione e quelli ancora da avviare verso la piattaforma del conservatore.

  • Reporting e analisi avanzati:

    Il software fornisce report dettagliati e analisi approfondite sull’andamento del processo di conservazione. Questi report consentono di valutare le prestazioni, identificare tendenze, ottimizzare le procedure e prendere decisioni informate per migliorare l’efficienza complessiva delle operazioni di conservazione.

La Dashboard dispone inoltre di:

  • Quadri sinottici dinamici che consentono di mappare le corrispondenze tra i metadati che le diverse funzioni aziendali utilizzano per ricercare i documenti archiviati su Xerox DocuShare con i corrispondenti metadati delle descrizioni archivistiche da portare in conservazione.

  • Quadro per stabilire le tempistiche di versamento e di conservazione delle diverse tipologie documentali. Le informazioni inserite regolano automaticamente la creazione e l’inoltro dei PdV del sistema di gestione documentale Xerox DocuShare.

Dashboard Responsabile della Conservazione riduce gli errori

Complessivamente la Dashboard del Responsabile della Conservazione contribuisce a ridurre gli errori, ottimizzare le risorse e migliorare la gestione più accurata e tempestiva delle operazioni di conservazione.

Gruppo DR fornisce un’adeguata formazione sull’utilizzo della dashboard e raccoglie feedback per ulteriori miglioramenti. Monitora l’utilizzo della dashboard e fa regolari aggiornamenti in base alle esigenze in evoluzione.

Per ulteriori informazioni sulla Dashboard di controllo del Processo di Conservazione e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti.

Un consulente del Gruppo DR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.