Archiviazione digitale
servizi di digitalizzazione archivi
Il Gruppo DR può supportare la digitalizzazione e conservazione degli archivi cartacei integrando i servizi, le soluzioni software e i sistemi di digitalizzazione necessari. Ogni organizzazione può quindi scegliere di digitalizzare gli archivi, mediante la propria organizzazione interna o la delega delle attività di digitalizzazione a terzi.
Ecco una descrizione delle alternative e dei vantaggi associati a ciascuna opzione:
1) Digitalizzazione interna tramite sistemi Xerox:
Questa alternativa prevede l’acquisto o il noleggio di dispositivi e software Xerox per la conversione, l’indicizzazione, la gestione e la conservazione dei documenti cartacei in formato digitale.
Ovvero può comportare un investimento iniziale in termini di costi e di formazione del personale, ma consente di avere il controllo diretto e la flessibilità del processo di digitalizzazione, nonché di sfruttare le funzionalità e le soluzioni offerte da Xerox, leader nel settore della gestione documentale.
Vantaggi della digitalizzazione archivi con Xerox:
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Controllo diretto: l’organizzazione mantiene un controllo diretto sul processo di digitalizzazione, poiché viene eseguito internamente.
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Integrazione dei processi: che possono essere automatizzati e personalizzati grazie alle applicazioni Xerox ConnectKey® e DocuShare®, che semplificano le attività comuni e complesse;
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Flessibilità: è possibile adattare il processo di digitalizzazione alle esigenze specifiche dell’organizzazione e modificarlo in base alle esigenze che emergono;
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Riservatezza dei dati: gli archivi cartacei possono essere gestiti internamente, riducendo il rischio di divulgazione non autorizzata dei dati sensibili;
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Conoscenza interna: il personale interno può sviluppare competenze e conoscenze specifiche sulla gestione e la digitalizzazione degli archivi, che potrebbero essere utili in futuro.
Attenzione: è sempre sbagliato pensare di delegare le attività di digitalizzazioni a persone neoassunte, precarie o poco preparate. Anzi alcune società consigliano di coinvolgere un team interno o consulenti esperti per valutare attentamente le esigenze, le priorità e le risorse dell’organizzazione al fine di definire una strategia di digitalizzazione appropriata che consenta di sfruttare i benefici della digitalizzazione senza trascurare i documenti di valore significativo.
2) Delegare all’esterno a terzi le attività di digitalizzazione archivi:
Questa alternativa prevede l’affidamento a società specializzate nel servizio di digitalizzazione dei documenti cartacei, che si occupano di ritirare, scansionare, indicizzare, gestire e conservare i documenti in formato cartaceo liberando gli spazi aziendali. Questa alternativa comporta un risparmio iniziale in termini di costi e di risorse, ma implica una dipendenza da fornitori esterni e una minore flessibilità del processo di digitalizzazione, nonché dei possibili rischi legati alla sicurezza.
Vantaggi delega esterna digitalizzazione archivi:
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ESPERIENZA SPECIALIZZATA: i fornitori di servizi di digitalizzazione hanno l’esperienza e le competenze necessarie per eseguire la digitalizzazione in modo efficiente ed efficace;
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RIDUZIONE DEGLI ONERI DI LAVORO: delegare la digitalizzazione a terzi permette all’organizzazione di concentrarsi sulle proprie attività principali senza dover dedicare risorse interne alla digitalizzazione;
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RISORSE TECNICHE: i fornitori di servizi di digitalizzazione possono disporre di tecnologie all’avanguardia e di strumenti avanzati per la gestione dei documenti, offrendo una maggiore efficienza e precisione nella digitalizzazione;
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SCALABILITÀ: i fornitori di servizi possono gestire grandi volumi di archivi cartacei, consentendo una rapida digitalizzazione anche in caso di grandi quantità di documenti;
La scelta tra l’organizzazione interna o la delega delle attività di digitalizzazione a terzi dipende dalle esigenze specifiche dell’organizzazione. È importante valutare i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna opzione, considerando la disponibilità di risorse interne, le competenze tecniche necessarie, i costi associati, la dimensione dell’archivio cartaceo e i requisiti di conformità. In alcuni casi, un’organizzazione può anche optare per una combinazione di entrambe le opzioni, ad esempio digitalizzando internamente i documenti più sensibili o prioritari e delegando la digitalizzazione dei documenti meno critici a terzi.
Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso di implementazione della digitalizzazione e conservazione degli archivi cartacei, fornendo servizi di consulenza, assistenza tecnica e risorse formative per garantire un’installazione e una configurazione di successo.
Un consulente del Gruppo DR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.
