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manuale della conservazione

La normativa AgID sulla conservazione è il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, adottato con Determinazione n. 455/2021 e entrato in vigore il 1° gennaio 2022.

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Cosa deve contenere il manuale della conservazione digitale a norma

Stabilisce che il manuale della conservazione deve contenere almeno le seguenti informazioni:

  • La descrizione del sistema di conservazione, con l’indicazione delle sue caratteristiche tecniche, organizzative e funzionali;

  • La descrizione del processo di conservazione, con l’indicazione delle sue fasi e delle relative procedure operative;

  • La descrizione dei ruoli e delle responsabilità dei soggetti coinvolti nel processo di conservazione, con l’indicazione delle loro competenze e delle loro attività;

  • La descrizione delle misure di sicurezza adottate per garantire l’integrità, l’autenticità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici;

  • La descrizione delle modalità di accesso, consultazione e trasmissione dei documenti informatici;

  • La descrizione delle modalità di verifica periodica del sistema di conservazione e dei documenti informatici;

  • La descrizione delle modalità di gestione delle emergenze e dei rischi che possono compromettere il sistema di conservazione o i documenti informatici;

  • La descrizione delle modalità di aggiornamento del manuale della conservazione in caso di modifiche del sistema o del processo di conservazione.

Come redigere il manuale di conservazione digitale

Gruppo DR fornisce supporto alla redazione del manuale della conservazione in quanto Gruppo DR è specializzato nella gestione dei documenti e della conservazione. Questo servizio mira a fornire una guida completa e dettagliata per l’organizzazione riguardo alle migliori pratiche per la conservazione dei documenti.

Ecco come il supporto alla redazione del manuale della conservazione può essere vantaggioso:

  • IDENTIFICAZIONE DEI REQUISITI NORMATIVI
    I fornitori di servizi di conservazione hanno una conoscenza approfondita delle normative e delle leggi pertinenti alla conservazione dei documenti. Possono aiutare l’organizzazione a identificare e comprendere i requisiti specifici che devono essere rispettati per quanto riguarda la durata della conservazione, la gestione dei documenti sensibili e la distruzione sicura. Questa conoscenza permette di creare un manuale che sia in linea con le norme e le regolamentazioni vigenti;

  • DEFINIZIONE DELLE POLITICHE E DELLE PROCEDUREI
    Il manuale della conservazione deve delineare le politiche e le procedure aziendali relative alla gestione dei documenti. Gruppo DR può collaborare con l’organizzazione per definire politiche e procedure personalizzate, tenendo conto delle esigenze specifiche dell’azienda e delle sue normative di settore. Questo aiuta a creare un manuale completo e dettagliato che sia adattato alle esigenze dell’organizzazione;

  • STRUTTURA E ORGANIZZAZIONE DEL MANUALE
    Il supporto di Gruppo DR efficace alla redazione del manuale della conservazione comprende anche l’aiuto nella strutturazione e nell’organizzazione del documento stesso. Gruppo DR può consigliare su come organizzare le sezioni, i capitoli e i sottocapitoli del manuale per renderlo facile da navigare e consultare. Inoltre, Gruppo DR può fornire linee guida sulla formattazione e la presentazione delle informazioni per garantire che il manuale sia chiaro e comprensibile per gli utenti;

  • RACCOMANDAZIONI SULLE MIGLIORI PRATICHE
    Gruppo DR fornendo servizi di conservazione ha una vasta esperienza nel settore ed è in grado di offrire raccomandazioni sulle migliori pratiche per la gestione e la conservazione dei documenti. Gruppo DR condivide le sue conoscenze sulle tecnologie, gli strumenti e le metodologie più efficaci per garantire una conservazione corretta e sicura dei documenti. Queste raccomandazioni possono essere incorporate nel manuale, fornendo all’organizzazione informazioni preziose per migliorare le proprie operazioni di conservazione;

  • AGGIORNAMENTO CONTINUO
    Il supporto di Gruppo DR alla redazione del manuale della conservazione non si limita solo alla sua creazione iniziale. Gruppo DR fornendo servizi di conservazione può offrire assistenza nell’aggiornamento e nella revisione periodica del manuale per tenerlo aggiornato rispetto alle nuove normative o alle modifiche interne dell’organizzazione. Questo aiuta a garantire che il manuale rimanga rilevante e allineato alle pratiche di conservazione attuali.

In generale, Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso della redazione del manuale della conservazione. Gruppo DR fornisce un’expertise specializzata e un aiuto pratico per creare un documento completo e dettagliato che guidi l’organizzazione nella gestione e nella conservazione dei suoi documenti in modo efficace e conforme alle normative.

Per ulteriori informazioni sulla Redazione del Manuale della Conservazione e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti.

Un consulente del Gruppo DR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

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