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Gestione documentale su cloud

COS’É LA GESTIONE DOCUMENTALE SU CLOUD E QUALI SONO I BENEFICI

La gestione documentale su cloud è una soluzione che permette di archiviare, organizzare, condividere e conservare i documenti aziendali in modo digitale, sfruttando i servizi di una piattaforma online. Questa soluzione offre diversi vantaggi per le aziende che vogliono ottimizzare i processi, ridurre i costi e aumentare la sicurezza dei propri contenuti.

Scopri tutti i servizi di Gruppo DR per la gestione su cloud.

GESTIONE DOCUMENTALE SU CLOUD

La gestione documentale su cloud è una soluzione che permette di archiviare, organizzare, condividere e conservare i documenti aziendali in modo digitale, sfruttando i servizi di una piattaforma online.

Questa soluzione offre diversi vantaggi per le aziende che vogliono ottimizzare i processi, ridurre i costi e aumentare la sicurezza dei propri contenuti.

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Xerox Workflow Central

Ogni azienda deve affrontare quotidianamente diverse sfide legate alla gestione dei documenti quali:

  • La difficoltà di leggere, modificare e condividere i documenti scritti a mano, in lingue straniere o in formati non editabili.

  • Il controllo nella diffusione di documenti che contengono informazioni sensibili o riservate con il rischio compromettere la sicurezza e la privacy.

  • La perdita di tempo e produttività nel ricreare manualmente i documenti in formati utilizzabili.

  • La necessità di convertire i documenti cartacei in documenti digitali modificabili.

Xerox Workflow Central offre una soluzione innovativa, efficace ed economica per superare queste sfide.

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Docushare go

Xerox DocuShare Go è un sistema di gestione dei documenti basato su cloud progettato per aiutare le piccole imprese a gestire i propri documenti in modo efficiente.

Consente di effettuare una gestione dei contenuti collaborativi in hosting su cloud, ed offre diverse funzionalità per digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro incentrati sui documenti.

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Docushare flex

Xerox DocuShare Flex è una piattaforma cloud che mette a disposizione una serie di funzionalità per la gestione dei contenuti aziendali.

Con Xerox DocuShare Flex è possibile.

  • Acquisire i documenti da qualsiasi fonte, come scanner, stampanti multifunzione, dispositivi mobili o e-mail.

  • Organizzare i documenti in base a criteri personalizzabili, come tipologia, data, autore, progetto, ecc. e assegnare loro delle etichette e dei metadati per facilitarne la ricerca e la classificazione.

  • Condividere i documenti con altri utenti autorizzati, sia interni che esterni all’azienda, e collaborare su di essi in tempo reale.

  • Conservare i documenti in modo conforme alle normative vigenti (GDPR, fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva, ecc.) e garantirne l’inalterabilità e la tracciabilità.

  • Automatizzare e semplificare i processi documentali, come l’approvazione, la revisione, la firma e la distribuzione dei documenti.

  • Integrare i documenti con altri software e applicazioni utilizzati dall’azienda (ERP, CRM, Office 365, ecc.) per automatizzare i flussi di lavoro e migliorare la produttività.

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DS Share Portal

DS Share Portal è una piattaforma di condivisione centralizzata basata su Xerox DocuShare, sicura e organizzata che facilita l’accesso alle informazioni, da parte di tutte le terze parti con cui l’azienda interagisce.

Rende il sistema di gestione documentale l’asse centrale per distribuire e ricevere i documenti evitando o riducendo notevolmente lo scambio di file tramite posta elettronica.

Aumenta la sicurezza dei dati riducendo il rischio di perdite o violazioni di sicurezza.

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Caratteristiche, vantaggi e benefici

La gestione dei documenti basata sul cloud è una soluzione software che consente alle aziende di archiviare, condividere e gestire i documenti nel cloud. Ecco alcune delle caratteristiche, vantaggi e benefici, dell’utilizzo della gestione dei documenti basata su cloud:

Caratteristiche 

  • ARCHIVIAZIONE SICURA DEI DOCUMENTI: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud offrono l’archiviazione sicura dei documenti nel cloud, accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

  • COLLABORAZIONE SUI DOCUMENTI: più utenti possono lavorare simultaneamente sullo stesso documento in tempo reale, consentendo una migliore collaborazione e un completamento più rapido delle attività.

  • CONTROLLO DELLA VERSIONE: il sistema salva automaticamente le versioni precedenti dei documenti, semplificando il monitoraggio delle modifiche e il ritorno a una versione precedente, se necessario.

  • RICERCA E RECUPERO: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud consentono agli utenti di cercare e recuperare i documenti in modo rapido e semplice utilizzando vari parametri di ricerca.

  • AUTOMAZIONE: gli strumenti di automazione aiutano le aziende a semplificare i flussi di lavoro documentali, compresi i processi automatizzati di instradamento e approvazione.

Vantaggi 

  • RISPARMIO SUI COSTI: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono aiutare le aziende a risparmiare denaro riducendo la necessità di spazio di archiviazione fisico, stampa e costi di spedizione.

  • MIGLIORE PRODUTTIVITÀ: consentendo agli utenti di accedere e lavorare sui documenti da qualsiasi luogo, i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono migliorare la produttività e l’efficienza.

  • MIGLIORE COLLABORAZIONE: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud consentono ai team di collaborare facilmente sui documenti, anche se si trovano in luoghi o fusi orari diversi.

  • MAGGIORE SICUREZZA: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud in genere offrono livelli di sicurezza più elevati rispetto ai tradizionali sistemi cartacei, riducendo il rischio di violazioni o perdite di dati.

Benefici

  • RISPETTO DELL’AMBIENTE: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud aiutano le aziende a ridurre il loro impatto ambientale riducendo il consumo di carta.

  • FLESSIBILITÀ: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud sono altamente flessibili e possono essere adattati alle esigenze specifiche di ogni azienda.

  • SCALABILITÀ: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono essere scalati man mano che l’azienda cresce, consentendo più spazio di archiviazione e utenti aggiuntivi.

  • RIPRISTINO DI EMERGENZA: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud forniscono un backup di tutti i documenti, semplificando il ripristino dei documenti in caso di emergenza o guasto del sistema.

In sintesi, la gestione dei documenti basata su cloud offre una gamma di funzionalità, vantaggi e benefici che possono aiutare le aziende a migliorare produttività, collaborazione, sicurezza e convenienza.