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gestione e conservazione delle pec

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) stabilisce che le aziende italiane sono obbligate ad avere una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC), e la PEC equivale a una comunicazione effettuata tramite lettera raccomandata.

Problematiche gestione casella PEC

Tuttavia, la gestione della casella PEC non è esente da problematiche, quali ad esempio:

  • La confusione causata dalle ricevute di consegna e accettazione, che si accumulano nella posta in arrivo e non sono collegate ai messaggi originali;

  • La gestione non tempestiva dei messaggi in arrivo, che richiedono una risposta rapida o un’azione specifica;

  • La condivisione della casella PEC tra più utenti, che può creare problemi di sicurezza, privacy e responsabilità;

  • La gestione multicasella, che può rendere difficile il controllo e l’organizzazione delle diverse PEC aziendali;

  • Il monitoraggio dei task, che può essere complicato se non si dispone di uno strumento che permetta di assegnare e tracciare le attività relative alle PEC;

  • Lo spazio limitato della casella PEC, che può portare a perdere messaggi importanti se non si effettua una periodica pulizia;

  • La conservazione a norma delle PEC, che è obbligatoria per almeno 10 anni ma non è garantita dal solo gestore della casella.

Archiviare, organizzare e gestire casella PEC

Esistono software da installare on premise o servizi web che permettono di archiviare, organizzare e gestire i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) in modo sicuro e conforme alla normativa vigente.

Questi software consentono di:

  • Monitorare gli accessi mediante credenziali nominali con tracciamento delle azioni compiute dagli utenti;

  • Profilare degli utenti in base al ruolo e alle competenze;

  • Distinguere tra stato di lettura del messaggio ed effettiva presa in carico;

  • Invio di notifiche in caso di mancata presa in carico del messaggio;

  • Ricerche veloci e puntuali grazie alla presenza di categorie personalizzabili;

  • Lettore integrato di allegati firmati digitalmente;

  • Smistamento automatico dei messaggi agli uffici di competenza

  • Invio massivo di messaggi e allegati a partire da una lista di destinatari;

  • Anti-Spam e Anti-Virus;

  • Archiviazione centralizzata e svuotamento automatico della webmail;

  • Conservazione digitale a norma di legge dei messaggi PEC.

OTTIMIZZARE la gestione delle PEC

Questi sistemi consentono quindi di ottimizzare la gestione delle PEC, garantendo il valore legale e probatorio dei messaggi nel tempo.
Proteggono i documenti da perdite, danneggiamenti o manomissioni, rispettando gli obblighi normativi in materia di conservazione dei documenti. Riducono i costi e gli spazi fisici necessari per l’archiviazione dei documenti, migliorando l’efficienza e la trasparenza dei processi documentali.

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Software per la gestione delle PEC

Il Gruppo DR offre sia soluzioni software specifiche on-premise per la gestione delle PEC sia soluzioni su cloud. Per le organizzazioni che fossero interessate a una gestione complessiva del flusso delle PEC e degli altri flussi di documenti che vengono scambiati con terze parti, Gruppo DR ha integrato la gestione delle PEC anche nel sistema di gestione documentale DocuShare.

Digital Mailroom e DocuShare per gestire le PEC

Tramite la Digital Mailroom vengono monitorate contemporaneamente una o più caselle PEC. Le PEC in arrivo possono essere inoltrate automaticamente ai destinatari a cui sono indirizzate o prese in carico per essere protocollate secondo gli standard AgID prima di essere inoltrate.

Il sistema di gestione documentale Xerox DocuShare provvede a renderle visibili sulla scrivania digitale dei destinatari e a gestire eventuali flussi di lavoro connessi mediante un processo sequenziale di approvazione o in parallelo. Il sistema provvede inoltre alla formazione dei pacchetti di versamento e al loro inoltro alla piattaforma di conservazione mediante web service.

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Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso di implementazione, fornendo servizi di consulenza, assistenza tecnica e risorse formative per garantire un’installazione e una configurazione di successo.

Per ulteriori informazioni sulla Gestione e conservazione delle PEC e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti.

Un consulente del Gruppo DR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

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