Cos’è la gestione documentale su cloud e quali sono i benefici
Gestione documentale tradizionale ed i suoi limiti
Le aziende producono ogni giorno una grande quantità di documenti di vario tipo: fatture, contratti, ordini, preventivi, report, ecc. Questi documenti devono essere gestiti in modo efficiente ed efficace, al fine di garantire la loro disponibilità, integrità e conformità alle normative vigenti. Tuttavia, la gestione documentale tradizionale presenta diversi problemi e limiti, tra cui:
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La dispersione dei documenti in diversi supporti (cartaceo, e-mail, unità di rete, chiavette USB, ecc.) e in diversi repository e siti di condivisione dei file.
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La difficoltà di reperire i documenti necessari in tempi rapidi e di mantenerli aggiornati e sincronizzati tra i vari utenti e dispositivi.
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Il rischio di perdita, danneggiamento o alterazione dei documenti a causa di errori umani, guasti tecnici o attacchi informatici.
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Il costo elevato di stampa, spedizione, archiviazione e conservazione dei documenti cartacei.
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La scarsa interoperabilità tra i diversi software e applicazioni utilizzati per la produzione e la gestione dei documenti.
I vantaggi della gestione documentale su cloud
La gestione documentale su cloud offre una soluzione innovativa ed efficace per superare i problemi e i limiti della gestione documentale tradizionale.
Si tratta di un sistema che permette di:
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Archiviare i documenti in modo sicuro e strutturato su una piattaforma online accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a internet;
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Organizzare i documenti in base a criteri personalizzabili (tipologia, data, autore, progetto, ecc.) e assegnare loro delle etichette e dei metadati per facilitarne la ricerca e la classificazione;
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Condividere i documenti con altri utenti autorizzati, sia interni che esterni all’azienda, e collaborare su di essi in tempo reale;
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Conservare i documenti in modo conforme alle normative vigenti (GDPR, fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva, ecc.) e garantirne l’inalterabilità e la tracciabilità;
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Integrare i documenti con altri software e applicazioni utilizzati dall’azienda (ERP, CRM, Office 365, ecc.) per automatizzare i flussi di lavoro e migliorare la produttività.
Inoltre, la gestione documentale su cloud, offre numerosi vantaggi per le aziende che la adottano, tra cui:
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Maggiore efficienza: si riducono i tempi e gli errori nella gestione dei documenti e si aumenta la qualità del lavoro;
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Maggiore sicurezza: si proteggono i documenti da perdite, furti o danneggiamenti grazie a sistemi di backup, crittografia e autenticazione;
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Maggiore risparmio: si eliminano i costi di stampa, spedizione, archiviazione e conservazione dei documenti cartacei e si pagano solo i servizi effettivamente utilizzati;
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Maggiore flessibilità: si adattano le funzionalità del sistema alle esigenze specifiche dell’azienda e si scalano le risorse in base alla domanda;
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Maggiore innovazione: si sfruttano le potenzialità dell’intelligenza artificiale e del machine learning per estrarre informazioni strategiche dai documenti e migliorare il processo decisionale.
Per ulteriori informazioni sulla gestione documentale su cloud e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti.
Un consulente del GruppoDR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.
La gestione documentale secondo gruppo dr
Il Gruppo DR offre diverse soluzioni e servizi
che abilitano la gestione documentale su cloud.
Alcune riguardano più propriamente l’archiviazione documentale e sono:
Xerox ® Workplace Cloud
Un servizio che offre autenticazione, gestione delle stampe, controllo dei costi, informazioni sugli utilizzi, stampa pull e flussi di lavoro mobili.
Xerox ® DocuShare ®
Una piattaforma di gestione dei contenuti aziendali che consente di assumere il controllo dei contenuti cartacei e digitali, così come di automatizzare i processi aziendali.
Xerox DocuShare GO
È una piattaforma cloud che consente di archiviare, condividere e collaborare sui documenti in modo sicuro e semplice. Puoi accedere ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo connesso a internet, organizzarli in cartelle e sottocartelle, cercarli tramite parole chiave o metadati, e condividerli con altri utenti tramite link o inviti.
- Firma elettronica
È un servizio che consente agli utenti di inviare, firmare e gestire documenti in modo digitale e sicuro, eliminando la necessità di stampare, firmare manualmente e inviare documenti cartacei.
- Xerox Workflow Central
È una piattaforma cloud che consente di trasformare facilmente e all’istante i documenti da qualsiasi dispositivo, inclusi PC, tablet, dispositivi mobili e stampanti multifunzione. Puoi utilizzare diversi servizi di workflow per automatizzare le attività come la traduzione, la redazione, la conversione dei file e molto altro. Puoi anche creare i tuoi workflow personalizzati tramite un’interfaccia drag-and-drop.
- Xerox Content Hub
È una piattaforma cloud che consente di creare e distribuire contenuti digitali personalizzati e interattivi. Puoi utilizzare modelli predefiniti o creare i tuoi design per realizzare brochure, cataloghi, riviste e altro. Puoi anche integrare i tuoi contenuti con fonti di dati dinamiche, come CRM o feed social, per renderli più rilevanti e coinvolgenti.
- PEC Organizer
È un’applicazione o un software progettato per gestire e organizzare la posta elettronica certificata è uno strumento che semplifica la gestione della posta elettronica certificata, consentendo di organizzare, archiviare e rispondere alle PEC in modo più efficiente anche attraverso workflow, migliorando la produttività e garantendo la conformità legale.
- DS Share Portal
È un portale web o un’interfaccia utente che consente agli utenti di accedere e gestire le aree di archiviazione protette, consente di gestire in modo strutturato i documenti necessari a supportare la loro relazione. Può sostituire le mail come modalità di interscambio dei file.
- SaaS (Software as a Service)
Il Gruppo DR offre anche servizi di Software as a Service, che permettono alle aziende di utilizzare applicazioni e software ospitati nel cloud. Questo elimina la necessità di installare e gestire applicazioni localmente, offrendo maggiore flessibilità e facilità di utilizzo.
- Cloud privato e ibrido
Il Gruppo DR offre soluzioni di cloud privato e ibrido, consentendo alle aziende di creare ambienti cloud personalizzati che combinano risorse locali con risorse cloud. Questo approccio offre maggiore controllo e sicurezza per le aziende che desiderano mantenere alcune risorse IT in ambienti on-premise.
Il Gruppo DR offre servizi di consulenza e supporto per aiutare le aziende a valutare le loro esigenze, a progettare l’architettura cloud adeguata e a implementare le soluzioni cloud in modo efficace. Questi servizi includono anche l’assistenza tecnica continua per garantire un funzionamento ottimale delle risorse cloud.
Caratteristiche, vantaggi e benefici
La gestione dei documenti basata sul cloud è una soluzione software che consente alle aziende di archiviare, condividere e gestire i documenti nel cloud. Ecco alcune delle caratteristiche, dei vantaggi e dei vantaggi dell’utilizzo della gestione dei documenti basata su cloud:
Caratteristiche
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Archiviazione sicura dei documenti: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud offrono l’archiviazione sicura dei documenti nel cloud, accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet.
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Collaborazione sui documenti: più utenti possono lavorare simultaneamente sullo stesso documento in tempo reale, consentendo una migliore collaborazione e un completamento più rapido delle attività.
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Controllo della versione: il sistema salva automaticamente le versioni precedenti dei documenti, semplificando il monitoraggio delle modifiche e il ritorno a una versione precedente, se necessario.
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Ricerca e recupero: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud consentono agli utenti di cercare e recuperare i documenti in modo rapido e semplice utilizzando vari parametri di ricerca.
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Automazione: gli strumenti di automazione aiutano le aziende a semplificare i flussi di lavoro documentali, compresi i processi automatizzati di instradamento e approvazione.
Vantaggi
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Risparmio sui costi: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono aiutare le aziende a risparmiare denaro riducendo la necessità di spazio di archiviazione fisico, stampa e costi di spedizione.
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Migliore produttività: consentendo agli utenti di accedere e lavorare sui documenti da qualsiasi luogo, i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono migliorare la produttività e l’efficienza.
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Migliore collaborazione: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud consentono ai team di collaborare facilmente sui documenti, anche se si trovano in luoghi o fusi orari diversi.
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Maggiore sicurezza: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud in genere offrono livelli di sicurezza più elevati rispetto ai tradizionali sistemi cartacei, riducendo il rischio di violazioni o perdite di dati.
Benefici
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Rispetto dell’ambiente: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud aiutano le aziende a ridurre il loro impatto ambientale riducendo il consumo di carta.
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Flessibilità: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud sono altamente flessibili e possono essere adattati alle esigenze specifiche di ogni azienda.
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Scalabilità: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono essere scalati man mano che l’azienda cresce, consentendo più spazio di archiviazione e utenti aggiuntivi.
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Ripristino di emergenza: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud forniscono un backup di tutti i documenti, semplificando il ripristino dei documenti in caso di emergenza o guasto del sistema.
