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Cos’è la gestione documentale su cloud e quali sono i benefici

Gestione documentale tradizionale ed i suoi limiti

Le aziende producono ogni giorno una grande quantità di documenti di vario tipo: fatture, contratti, ordini, preventivi, report, ecc. Questi documenti devono essere gestiti in modo efficiente ed efficace, al fine di garantire la loro disponibilità, integrità e conformità alle normative vigenti. Tuttavia, la gestione documentale tradizionale presenta diversi problemi e limiti, tra cui:

  • La dispersione dei documenti in diversi supporti (cartaceo, e-mail, unità di rete, chiavette USB, ecc.) e in diversi repository e siti di condivisione dei file.

  • La difficoltà di reperire i documenti necessari in tempi rapidi e di mantenerli aggiornati e sincronizzati tra i vari utenti e dispositivi.

  • Il rischio di perdita, danneggiamento o alterazione dei documenti a causa di errori umani, guasti tecnici o attacchi informatici.

  • Il costo elevato di stampa, spedizione, archiviazione e conservazione dei documenti cartacei.

  • La scarsa interoperabilità tra i diversi software e applicazioni utilizzati per la produzione e la gestione dei documenti.

I vantaggi della gestione documentale su cloud

La gestione documentale su cloud offre una soluzione innovativa ed efficace per superare i problemi e i limiti della gestione documentale tradizionale.

Si tratta di un sistema che permette di:

  • Archiviare i documenti in modo sicuro e strutturato su una piattaforma online accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a internet;

  • Organizzare i documenti in base a criteri personalizzabili (tipologia, data, autore, progetto, ecc.) e assegnare loro delle etichette e dei metadati per facilitarne la ricerca e la classificazione;

  • Condividere i documenti con altri utenti autorizzati, sia interni che esterni all’azienda, e collaborare su di essi in tempo reale;

  • Conservare i documenti in modo conforme alle normative vigenti (GDPR, fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva, ecc.) e garantirne l’inalterabilità e la tracciabilità;

  • Integrare i documenti con altri software e applicazioni utilizzati dall’azienda (ERP, CRM, Office 365, ecc.) per automatizzare i flussi di lavoro e migliorare la produttività.


Inoltre, la gestione documentale su cloud, offre numerosi vantaggi per le aziende che la adottano, tra cui:

  • Maggiore efficienza: si riducono i tempi e gli errori nella gestione dei documenti e si aumenta la qualità del lavoro;

  • Maggiore sicurezza: si proteggono i documenti da perdite, furti o danneggiamenti grazie a sistemi di backup, crittografia e autenticazione;

  • Maggiore risparmio: si eliminano i costi di stampa, spedizione, archiviazione e conservazione dei documenti cartacei e si pagano solo i servizi effettivamente utilizzati;

  • Maggiore flessibilità: si adattano le funzionalità del sistema alle esigenze specifiche dell’azienda e si scalano le risorse in base alla domanda;

  • Maggiore innovazione: si sfruttano le potenzialità dell’intelligenza artificiale e del machine learning per estrarre informazioni strategiche dai documenti e migliorare il processo decisionale.

Per ulteriori informazioni sulla gestione documentale su cloud e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti.

Un consulente del GruppoDR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

La gestione documentale secondo gruppo dr

Il Gruppo DR offre diverse soluzioni e servizi
che abilitano la gestione documentale su cloud.

Alcune riguardano più propriamente l’archiviazione documentale e sono:

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Xerox ® Workplace Cloud

Un servizio che offre autenticazione, gestione delle stampe, controllo dei costi, informazioni sugli utilizzi, stampa pull e flussi di lavoro mobili.

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Xerox ® DocuShare ®

Una piattaforma di gestione dei contenuti aziendali che consente di assumere il controllo dei contenuti cartacei e digitali, così come di automatizzare i processi aziendali.

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Xerox DocuShare GO

È una piattaforma cloud che consente di archiviare, condividere e collaborare sui documenti in modo sicuro e semplice. Puoi accedere ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo connesso a internet, organizzarli in cartelle e sottocartelle, cercarli tramite parole chiave o metadati, e condividerli con altri utenti tramite link o inviti.


  • Firma elettronica

    È un servizio che consente agli utenti di inviare, firmare e gestire documenti in modo digitale e sicuro, eliminando la necessità di stampare, firmare manualmente e inviare documenti cartacei.

  • Xerox Workflow Central

    È una piattaforma cloud che consente di trasformare facilmente e all’istante i documenti da qualsiasi dispositivo, inclusi PC, tablet, dispositivi mobili e stampanti multifunzione. Puoi utilizzare diversi servizi di workflow per automatizzare le attività come la traduzione, la redazione, la conversione dei file e molto altro. Puoi anche creare i tuoi workflow personalizzati tramite un’interfaccia drag-and-drop.

  • Xerox Content Hub

    È una piattaforma cloud che consente di creare e distribuire contenuti digitali personalizzati e interattivi. Puoi utilizzare modelli predefiniti o creare i tuoi design per realizzare brochure, cataloghi, riviste e altro. Puoi anche integrare i tuoi contenuti con fonti di dati dinamiche, come CRM o feed social, per renderli più rilevanti e coinvolgenti.

  • PEC Organizer

    È un’applicazione o un software progettato per gestire e organizzare la posta elettronica certificata è uno strumento che semplifica la gestione della posta elettronica certificata, consentendo di organizzare, archiviare e rispondere alle PEC in modo più efficiente anche attraverso workflow, migliorando la produttività e garantendo la conformità legale.

  • DS Share Portal

    È un portale web o un’interfaccia utente che consente agli utenti di accedere e gestire le aree di archiviazione protette, consente di gestire in modo strutturato i documenti necessari a supportare la loro relazione. Può sostituire le mail come modalità di interscambio dei file.

  • SaaS (Software as a Service)

    Il Gruppo DR offre anche servizi di Software as a Service, che permettono alle aziende di utilizzare applicazioni e software ospitati nel cloud. Questo elimina la necessità di installare e gestire applicazioni localmente, offrendo maggiore flessibilità e facilità di utilizzo.

  • Cloud privato e ibrido

    Il Gruppo DR offre soluzioni di cloud privato e ibrido, consentendo alle aziende di creare ambienti cloud personalizzati che combinano risorse locali con risorse cloud. Questo approccio offre maggiore controllo e sicurezza per le aziende che desiderano mantenere alcune risorse IT in ambienti on-premise.

Il Gruppo DR offre servizi di consulenza e supporto per aiutare le aziende a valutare le loro esigenze, a progettare l’architettura cloud adeguata e a implementare le soluzioni cloud in modo efficace. Questi servizi includono anche l’assistenza tecnica continua per garantire un funzionamento ottimale delle risorse cloud.

Caratteristiche, vantaggi e benefici

La gestione dei documenti basata sul cloud è una soluzione software che consente alle aziende di archiviare, condividere e gestire i documenti nel cloud. Ecco alcune delle caratteristiche, dei vantaggi e dei vantaggi dell’utilizzo della gestione dei documenti basata su cloud:

Caratteristiche 

  • Archiviazione sicura dei documenti: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud offrono l’archiviazione sicura dei documenti nel cloud, accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

  • Collaborazione sui documenti: più utenti possono lavorare simultaneamente sullo stesso documento in tempo reale, consentendo una migliore collaborazione e un completamento più rapido delle attività.

  • Controllo della versione: il sistema salva automaticamente le versioni precedenti dei documenti, semplificando il monitoraggio delle modifiche e il ritorno a una versione precedente, se necessario.

  • Ricerca e recupero: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud consentono agli utenti di cercare e recuperare i documenti in modo rapido e semplice utilizzando vari parametri di ricerca.

  • Automazione: gli strumenti di automazione aiutano le aziende a semplificare i flussi di lavoro documentali, compresi i processi automatizzati di instradamento e approvazione.

Vantaggi 

  • Risparmio sui costi: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono aiutare le aziende a risparmiare denaro riducendo la necessità di spazio di archiviazione fisico, stampa e costi di spedizione.

  • Migliore produttività: consentendo agli utenti di accedere e lavorare sui documenti da qualsiasi luogo, i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono migliorare la produttività e l’efficienza.

  • Migliore collaborazione: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud consentono ai team di collaborare facilmente sui documenti, anche se si trovano in luoghi o fusi orari diversi.

  • Maggiore sicurezza: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud in genere offrono livelli di sicurezza più elevati rispetto ai tradizionali sistemi cartacei, riducendo il rischio di violazioni o perdite di dati.

Benefici

  • Rispetto dell’ambiente: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud aiutano le aziende a ridurre il loro impatto ambientale riducendo il consumo di carta.

  • Flessibilità: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud sono altamente flessibili e possono essere adattati alle esigenze specifiche di ogni azienda.

  • Scalabilità: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud possono essere scalati man mano che l’azienda cresce, consentendo più spazio di archiviazione e utenti aggiuntivi.

  • Ripristino di emergenza: i sistemi di gestione dei documenti basati su cloud forniscono un backup di tutti i documenti, semplificando il ripristino dei documenti in caso di emergenza o guasto del sistema.

In sintesi, la gestione dei documenti basata su cloud offre una gamma di funzionalità, vantaggi e benefici che possono aiutare le aziende a migliorare produttività, collaborazione, sicurezza e convenienza.