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tempistiche e documenti da portare in conservazione

Le tipologie di documenti da portare in conservazione a norma sono quelle che hanno valore fiscale, contabile, amministrativo o legale e che devono essere mantenute per un periodo di tempo stabilito dalla legge.

vantaggi

Alcuni esempi di documenti da conservare sono:

  • Libro giornale e libro degli inventari
  • Scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali
  • Scritture ausiliarie di magazzino
  • Registro dei beni ammortizzabili
  • Bilancio d’esercizio, relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e revisori
  • Registri Iva Acquisti e Vendite
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica inerente i pagamenti: modelli F23, F24
  • Determinazioni
  • Delibere
  • Registro giornaliero di protocollo
  • Fattura elettronica passiva
  • Fattura elettronica attiva
  • Fascicolo elettorale elettronico

Normativa tempi di conservazione a norma

Le norme italiane che stabiliscono i tempi di conservazione dei documenti sono diverse a seconda della tipologia e del settore di riferimento dei documenti stessi.
In generale, si possono distinguere:

  • Conservazione a norma diritto civile

    Le norme di diritto civile, che prevedono un termine di 10 anni per la conservazione delle scritture contabili e dei relativi documenti, come fatture, lettere e telegrammi. Questo termine vale anche per la pubblica amministrazione.

  • Conservazione a norma diritto fiscale

    Le norme di diritto fiscale, che prevedono un termine di 10 anni per la conservazione dei documenti fiscali, come dichiarazioni, registri IVA, modelli F23 e F24. Questo termine può essere ridotto a 5 anni se il contribuente ha aderito al regime forfettario o al regime dei minimi.

  • Conservazione a norma diritto del lavoro

    Le norme di diritto del lavoro, che prevedono un termine di 5 anni per la conservazione dei documenti relativi al rapporto di lavoro, come buste paga, contratti, certificati medici. Questo termine può essere esteso a 10 anni per i documenti relativi ai contributi previdenziali e assistenziali.

  • Conservazione a norma diritto amministrativo

    Le norme di diritto amministrativo, che prevedono un termine di almeno 20 anni per la conservazione dei documenti amministrativi, come determinazioni, delibere, protocolli. Questo termine può variare a seconda della tipologia e del contenuto dei documenti.

  • Conservazione a norma diritto penale

    Le norme di diritto penale, che prevedono un termine di almeno 5 anni per la conservazione dei documenti relativi a procedimenti penali, come sentenze, denunce, querela. Questo termine può variare a seconda della natura e della gravità dei reati.

È importante notare che i tempi di conservazione possono variare in base al tipo di documentazione, all’attività svolta e ad altre specifiche normative del settore. Pertanto, è consigliabile consultare le leggi e le disposizioni specifiche applicabili alla attività svolta per assicurarsi di aderire correttamente ai tempi di conservazione previsti.

Soluzioni e servizi per la conservazione a norma di tutte le tipologie documentali

Gruppo DR supporta con le proprie soluzioni e servizi la conservazione a norma di tutte le tipologie documentali elencate grazie all’integrazione del software di gestione documentale Xerox DocuShare con la piattaforma di conservazione a norma di Ifin Sistemi Spa.


Il trasferimento dei metadati e dei documenti avviene via web service in forma automatica. Tutte le tipologie documentali soggette a conservazione vengono monitorate tramite il Life Cycle Manager di Xerox DocuShare che provvede in base alle indicazioni inserite nella Dashboard del Responsabile della Conservazione (RdC) alla creazione dei pacchetti di versamento (PdV) al loro inoltro alla piattaforma di conservazione e al monitoraggio delle risposte di accettazione o rifiuto del PdV da parte della stessa.

Gruppo DR fornisce supporto nell’identificare le esigenze di conservazione, determinando quali documenti devono essere conservati e per quanto tempo devono essere mantenuti in base alle linee guida per la conservazione. 

Tabella dei tempi di versamento e conservazione tipici:

I tempi di conservazione variano da un minimo di 5 anni a un massimo di 10 anni per i documenti fiscali e contabili, mentre per i documenti amministrativi possono arrivare fino a 20 anni o più.

Di seguito si riporta una tabella con alcuni esempi e una indicazione di massima dei tempi di versamento e conservazione tipici:

Tipologia documentale Tipo di versamento Tempo di conservazione
Atti costitutivi e statuti Immediato Fino a tempo indeterminato
Bilancio d’esercizio, relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e revisori Entro il 30 aprile dell’anno successivo a quello di riferimento 10 anni
Contratti Immediato Fino a 10 anni dopo la scadenza
Corrispondenza Periodicamente Fino a 5 anni
Delibere Entro il termine previsto per la loro formazione o ricezione Almeno 20 anni o più a seconda della tipologia e del contenuto
Determinazioni Entro il termine previsto per la loro formazione o ricezione Almeno 20 anni o più a seconda della tipologia e del contenuto
Dichiarazioni dei redditi Annualmente Fino a 10 anni
Dichiarazioni fiscali Entro i termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni annuali 10 anni
Documenti di identità Immediato Fino a tempo indeterminato
Documenti fiscali Periodicamente Fino a 10 anni
Fascicolo elettorale elettronico Entro il termine previsto per la loro formazione o ricezione Almeno 20 anni o più a seconda della tipologia e del contenuto
Fattura elettronica attiva Entro il termine previsto per la loro formazione o ricezione 10 anni
Fattura elettronica passiva Entro il termine previsto per la loro formazione o ricezione 10 anni
Libro giornale e libro degli inventari Entro il 16 aprile dell’anno successivo a quello di riferimento 10 anni
Modulistica inerente i pagamenti: modelli F23, F24 Entro i termini previsti per il pagamento delle imposte 10 anni
Polizze assicurative Immediato Fino a tempo indeterminato
Rapporti di ispezione Periodicamente Fino a 5 anni
Rapporti finanziari Periodicamente Fino a 10 anni
Registri contabili Periodicamente Fino a 10 anni
Registri Iva Acquisti e Vendite Entro il giorno 15 del mese successivo a quello di riferimento Fino a 10 anni
Registro dei beni ammortizzabili Entro il 16 aprile dell’anno successivo a quello di riferimento 10 anni
Registro giornaliero di protocollo Entro il termine previsto per la loro formazione o ricezione Almeno 20 anni o più a seconda della tipologia e del contenuto
Ricevute e scontrini Periodicamente Fino a 5 anni
Scritture ausiliarie Entro il 16 aprile dell’anno successivo a quello di riferimento 10 anni
Scritture ausiliarie di magazzino Entro il 16 aprile dell’anno successivo a quello di riferimento 10 anni
Sentenze e atti giudiziari Immediato Fino a tempo indeterminato
Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso di implementazione, fornendo servizi di consulenza, assistenza tecnica e risorse formative per garantire un’installazione e una configurazione di successo.

Per ulteriori informazioni su Tempistiche e documenti da portare in conservazione e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti.

Un consulente del GruppoDR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

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