CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
Firma digitale
Le firme digitali devono essere conformi alle normative vigenti, come il Codice dell’Amministrazione Digitale, il Regolamento eIDAS e il Decreto in materia di Trattamento dei Dati Personali. Peraltro in un mondo sempre più globalizzato, veloce ed inquinato la firma digitale è uno strumento fondamentale per ogni azienda attenta ai costi e al green.
Poter sottoscrivere, o far sottoscrivere ai tuoi clienti, documenti ufficiali senza lo spreco di carta o l’utilizzo di corrieri, nell’esatto momento in cui vengono ricevuti, in qualsiasi parte nel mondo, la firma digitale è la chiave di volta di uno stile di lavoro moderno e responsabile.
Gestione e Conservazione delle PEC
Gestire e conservare le PEC può essere una sfida, soprattutto se si possiedono diversi indirizzi. Ciononostante è di vitale importanza per la tutela della propria azienda poiché, aver conservato la corretta comunicazione e essere in grado di reperirla, può essere fondamentale in caso di contestazione o sede di giudizio, e fare la differenza tra una sanzione evitabile e l’accoglimento di un proprio diritto.
REM, la PEC Europea
La REM (Registered Electronic Mail) è il nuovo standard europeo della posta elettronica certificata, che sostituirà la PEC a partire dal 2024. La REM ha le stesse funzioni della PEC, ma offre una maggiore sicurezza e interoperabilità tra i paesi dell’Unione Europea.
Infatti, la REM prevede la verifica dell’identità del mittente e del destinatario da parte di un provider qualificato, che deve sottoporsi a controlli da parte di organismi ufficiali. Inoltre, la REM consente di inviare e ricevere messaggi certificati con validità legale in tutta l’Europa.
Di seguito le differenze tra PEC e REM.
Fatturazione Elettronica
La fatturazione elettronica è ormai una realtà consolidata sia per la pubblica amministrazione che per le azienda private. La corretta gestione, mediante adeguati strumenti, di questo flusso vitale per ogni organizzazione consente di lavorare con efficienza e precisione, riducendo i costi e i rischi di natura legale.
Ordini NSO e Codice Peppol
PEPPOL è l’acronimo di “Pan-European Public Procurement On-Line”. Si tratta di un insieme di elementi infrastrutturali e di specifiche tecniche individuate e concordate nel 2008 dalla Commissione Europea per abilitare e facilitare i processi di e-procurement tra stati membri, nell’ambito della creazione del Mercato Unico Digitale. NSO/Peppol (Nodo Smistamento Ordini) svolge per la pubblica amministrazione lo stesso ruolo che Sistema di Interscambio svolge per la fatturazione elettronica.
Manuale della conservazione
Le indicazioni che regolano la redazione del manuale della conservazione da parte delle aziende sono contenute nelle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID con Determinazione n. 429/2020 e entrate in vigore il 1° gennaio 2022.
Queste Linee guida stabiliscono che ogni soggetto che effettua la conservazione dei documenti informatici deve redigere e conservare in sola modalità digitale il manuale della conservazione, che è il documento che descrive le modalità operative del processo di conservazione e i ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti.
Responsabile della conservazione
Le indicazioni che regolano la nomina del responsabile della conservazione sono contenute nelle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID con Determinazione n. 429/2020 e entrate in vigore il 1° gennaio 2022. Queste Linee guida stabiliscono che ogni soggetto che effettua la conservazione dei documenti informatici deve nominare formalmente il responsabile della conservazione, che è il soggetto che ha la responsabilità civile del processo di conservazione e che deve possedere idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.