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COSA SI INTENDE PER CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
Possiamo definire la conservazione digitale a norma come il processo di archiviazione, gestione e preservazione di qualunque documento nel pieno rispetto delle norme vigenti, al fine di garantirne la sicurezza e l’integrità nel tempo.
È la giusta strategia per assicurare che tutti i dati siano conservati nel tempo in modo coerente, sicuro ed efficace, mantenendo il loro valore legale ed evidenziale senza che risultino alterati o compromessi. La conservazione digitale dei dati può avere anche finalità archivistiche ed essere utile nella valorizzazione del patrimonio storico e culturale delle aziende.
La conservazione digitale è obbligatoria per legge in alcune circostanze ed è fondamentale per garantire la conformità alle normative e principi legali vigenti. L’iter per raggiungerla è formato da diverse fasi esposte a regole e norme da osservare scrupolosamente per non compromettere la validità dei documenti.
COSA COMPORTA IL RISPETTO DELLE NORMATIVE VIGENTI NELLA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA?
Oggi, la normativa riconosce la sostituzione dei tradizionali supporti cartacei della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, una rivoluzione iniziata nel 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59).
Alcuni documenti devono essere quindi custoditi su supporto informatico, quali ad esempio i documenti contabili, le fatture e tutte le altre tipologie di documentazione previste dalla legge.
Questo processo è obbligatorio per tutte le imprese che effettuano transazioni commerciali e che hanno l’obbligo di produrre della documentazione a seguito, per enti pubblici o privati che devono conservare i dati relativi a determinati processi lavorativi.
Per rispettare le normative fiscali ed evitare possibili sanzioni, è fondamentale che nessuna azienda o ente pubblico si trovi impreparato di fronte agli aggiornamenti e alle eventuali modifiche di legge, e che quindi la documentazione venga conservata digitalmente in modo corretto e attraverso un sistema certificato, in grado di garantire la protezione e la validità legale di ogni documento.
COME INIZIARE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA?
Il primo passo da effettuare è identificare quali documenti sono obbligatoriamente da archiviare, esiste infatti una vasta gamma di documenti che devono essere conservati in modo sicuro come i documenti legali, contratti, cartelle cliniche, fatture, rapporti finanziari, corrispondenza elettronica, posta certificata, posta vocale e molto altro.
Dopodiché è necessario selezionare i formati più appropriati per l’archiviazione digitale o cartacea e determinare le regole da applicare per la gestione della documentazione.
Esistono alcuni standard specifici per la conservazione digitale dei documenti, è necessario che siano protetti da un sistema di sicurezza informatica efficace, che impedisca l’accesso non autorizzato alle informazioni contenute nella banca dati e che assicuri la protezione delle informazioni da possibili violazioni o attacchi informatici. I documenti devono essere archiviati in modo da renderli facilmente accessibili e ricercabili in futuro.
CHE SISTEMA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA?
Il sistema di conservazione digitale è costituito da alcuni elementi basilari: un registro degli accessi, una copia certificata del documento originale, un sistema informatico di gestione e un supporto che ne garantisca la durata nel tempo.
Dopo aver identificato il tipo di documento da conservare si procederà con la creazione del registro degli accessi, in cui vengono inseriti i dati personali degli utenti che hanno scaricato o modificato il documento.
Successivamente si procede con la copia certificata del documento originale che viene firmata digitalmente con l’utilizzo di un certificato digitale. La durata nel tempo del documento sarà assicurata dall’utilizzo di un supporto fisico come dvd oppure soluzioni cloud basate su piattaforme informatiche specifiche.
I SOFTWARE PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
Infine, per completare il sistema di conservazione digitale è necessario disporre di un software in grado di gestire tutti gli elementi citati in precedenza, che dovrà essere conforme alle norme vigenti ed essere in grado di garantire sicurezza e integrità di conservazione.
I software consentono agli utenti di memorizzare, monitorare e gestire i documenti e le informazioni che devono essere conservati secondo la legge, forniscono una serie di funzionalità aggiuntive, come l’organizzazione dei dati, i collegamenti ai workflow, funzionalità drag-and-drop e molto altro. Scopri qui le principali caratteristiche di Xerox DocuShare®.
Un software di conservazione digitale a norma può essere un’ottima soluzione per qualsiasi organizzazione che desidera ottemperare alle normative vigenti in materia di archiviazione dei documenti, garantendo al tempo stesso tempi ridotti per l’archiviazione e un risparmio sulla gestione delle risorse.
A CHI RIVOLGERSI PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA DEI DOCUMENTI?
In conclusione, il sistema di conservazione digitale a norma rappresenta un processo ben definito ed estremamente importante per tutte le organizzazioni che desiderano preservare l’originalità e la validità legale dei propri documenti anche dopo molti anni dalla loro creazione o modifica. Tale processo prevede l’utilizzo di strumenti e procedure mirate, tra cui un registro degli accessi, una copia certificata del documento originale, un supporto fisico ed un software di gestione.
A tale scopo è necessario rivolgersi a professionisti esperti nel campo della conservazione digitale che possono fornire consulenza su come archiviare i documenti digitali in modo sicuro e conforme alle normative vigenti e assistere nell’implementazione delle tecnologie necessarie alla corretta conservazione digitale a norma, come ad esempio software specificamente progettati per soddisfare tali requisiti.
Xerox Print and Scan Experience
Xerox Print and Scan Experience è COMPLETAMENTE GRATUITA Provalo subito , facile da utilizzare e conveniente per la maggior parte delle stampanti e MFP Xerox. Una volta installata, l’app trova immediatamente tutte le stampanti e MFP presenti nel network e installa dei driver compatibili. Facilita e velocizza la scansione di documenti, con opzioni come:
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Si connette a Workflow Central e offre 10 prove gratuite – consente il caricamento senza soluzione di continuità di documenti digitali e scansionati in Workflow Central, dove gli utenti possono selezionare flussi di lavoro documentali come la conversione della scrittura a mano in file di testo, la traduzione in altre lingue, la conversione del testo in file audio, la conversione in applicazioni Microsoft Office, e altro ancora
Nuove Linee Guida AgID 2022
il 17 Dicembre 2021 AgID ha pubblicato sul proprio sito istituzionale il documento dal titolo “I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile”.
La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione,
gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività
che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali
corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.
Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta inoltre la migliore
garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica
Ai seguenti link trovate il documento e il relativo schema
Entrambi sono finalizzati ad agevolare i soggetti interessati alla valorizzazione dei metadati già previsti nell’Allegato 5 alle Linee Guida AgID per i documenti fiscali
Riassumendo Dal 1 Gennaio 2022 tutte le Pubbliche Amministrazioni e le aziende private avranno l’obbligo di strutturare i propri processi di gestione documentale adeguandosi alle nuove Linee Guida AgID.
L’Agenzia per l’Italia Digitale riunisce nelle nuove linee guida le regole concernenti, formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Le nuove Linee Guida AgID introducono :
- Nuove Linee Guida AgID: i metadati tra norma e funzione. Si stabilisce che “al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati”.
- Nuove Linee Guida AgID: I ruoli e le responsabilità. Il compito del responsabile della conservazione sia nelle Pa che nel mondo privato è quello di definire e di attuare le politiche del sistema di conservazione e di gestirlo in autonomia sotto la sua responsabilità. Per i soggetti diversi dalle amministrazioni pubbliche, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche archivistiche e informatiche.
- Nuove Linee Guida AgID: Certificazione di Processo: strumento strategico per la dematerializzazione. Per assicurare l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie, la certificazione di processo è stata introdotta dal legislatore con la finalità di favorire la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici
Gruppo DR è partner certificato PSO di IFIN SISTEMI* CONSERVATORE QUALIFICATO SU MARKETPLACE AGID e partner certificato Xerox DocuShare, la nostra competenza ci consente di fornire applicazioni personalizzate e sviluppi specifici, per l ‘utilizzo della piattaforma.
*Già Conservatore Accreditato AgID dal 2015 e ora Conservatore Qualificato per il Marketplace AgID, Ifin Sistemi si impegna ad essere un provider di riferimento per soluzioni e servizi per la conservazione digitale. Una dedizione costante nel perseguire elevati standard di qualità, sicurezza e organizzazione per offrire a pubbliche amministrazioni ed imprese il servizio migliore.
Gruppo DR supporta i Clienti nel percorso di adeguamento alle Nuove Linee Guida AgID. Per ulteriori informazioni e per richiedere il supporto contattateci