COSA SI INTENDE PER CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

Possiamo definire la conservazione digitale a norma come il processo di archiviazione, gestione e preservazione di qualunque documento nel pieno rispetto delle norme vigenti, al fine di garantirne la sicurezza e l’integrità nel tempo.

È la giusta strategia per assicurare che tutti i dati siano conservati nel tempo in modo coerente, sicuro ed efficace, mantenendo il loro valore legale ed evidenziale senza che risultino alterati o compromessi. La conservazione digitale dei dati può avere anche finalità archivistiche ed essere utile nella valorizzazione del patrimonio storico e culturale delle aziende.

La conservazione digitale è obbligatoria per legge in alcune circostanze ed è fondamentale per garantire la conformità alle normative e principi legali vigenti. L’iter per raggiungerla è formato da diverse fasi esposte a regole e norme da osservare scrupolosamente per non compromettere la validità dei documenti.

COSA COMPORTA IL RISPETTO DELLE NORMATIVE VIGENTI NELLA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA?

Oggi, la normativa riconosce la sostituzione dei tradizionali supporti cartacei della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, una rivoluzione iniziata nel 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59).

Alcuni documenti devono essere quindi custoditi su supporto informatico, quali ad esempio i documenti contabili, le fatture e tutte le altre tipologie di documentazione previste dalla legge.

Questo processo è obbligatorio per tutte le imprese che effettuano transazioni commerciali e che hanno l’obbligo di produrre della documentazione a seguito, per enti pubblici o privati che devono conservare i dati relativi a determinati processi lavorativi.

Per rispettare le normative fiscali ed evitare possibili sanzioni, è fondamentale che nessuna azienda o ente pubblico si trovi impreparato di fronte agli aggiornamenti e alle eventuali modifiche di legge, e che quindi la documentazione venga conservata digitalmente in modo corretto e attraverso un sistema certificato, in grado di garantire la protezione e la validità legale di ogni documento.

COME INIZIARE IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA?

Il primo passo da effettuare è identificare quali documenti sono obbligatoriamente da archiviare, esiste infatti una vasta gamma di documenti che devono essere conservati in modo sicuro come i documenti legali, contratti, cartelle cliniche, fatture, rapporti finanziari, corrispondenza elettronica, posta certificata, posta vocale e molto altro.

Dopodiché è necessario selezionare i formati più appropriati per l’archiviazione digitale o cartacea e determinare le regole da applicare per la gestione della documentazione. 

Esistono alcuni standard specifici per la conservazione digitale dei documenti, è necessario che siano protetti da un sistema di sicurezza informatica efficace, che impedisca l’accesso non autorizzato alle informazioni contenute nella banca dati e che assicuri la protezione delle informazioni da possibili violazioni o attacchi informatici. I documenti devono essere archiviati in modo da renderli facilmente accessibili e ricercabili in futuro.

CHE SISTEMA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA?

Il sistema di conservazione digitale è costituito da alcuni elementi basilari: un registro degli accessi, una copia certificata del documento originale, un sistema informatico di gestione e un supporto che ne garantisca la durata nel tempo.

Dopo aver identificato il tipo di documento da conservare si procederà con la creazione del registro degli accessi, in cui vengono inseriti i dati personali degli utenti che hanno scaricato o modificato il documento.

Successivamente si procede con la copia certificata del documento originale che viene firmata digitalmente con l’utilizzo di un certificato digitale. La durata nel tempo del documento sarà assicurata dall’utilizzo di un supporto fisico come dvd oppure soluzioni cloud basate su piattaforme informatiche specifiche.

I SOFTWARE PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

Infine, per completare il sistema di conservazione digitale è necessario disporre di un software in grado di gestire tutti gli elementi citati in precedenza, che dovrà essere conforme alle norme vigenti ed essere in grado di garantire sicurezza e integrità di conservazione.

I software consentono agli utenti di memorizzare, monitorare e gestire i documenti e le informazioni che devono essere conservati secondo la legge, forniscono una serie di funzionalità aggiuntive, come l’organizzazione dei dati, i collegamenti ai workflow, funzionalità drag-and-drop e molto altro. Scopri qui le principali caratteristiche di Xerox DocuShare®.

Un software di conservazione digitale a norma può essere un’ottima soluzione per qualsiasi organizzazione che desidera ottemperare alle normative vigenti in materia di archiviazione dei documenti, garantendo al tempo stesso tempi ridotti per l’archiviazione e un risparmio sulla gestione delle risorse.

A CHI RIVOLGERSI PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA DEI DOCUMENTI?

In conclusione, il sistema di conservazione digitale a norma rappresenta un processo ben definito ed estremamente importante per tutte le organizzazioni che desiderano preservare l’originalità e la validità legale dei propri documenti anche dopo molti anni dalla loro creazione o modifica. Tale processo prevede l’utilizzo di strumenti e procedure mirate, tra cui un registro degli accessi, una copia certificata del documento originale, un supporto fisico ed un software di gestione.

A tale scopo è necessario rivolgersi a professionisti esperti nel campo della conservazione digitale che possono fornire consulenza su come archiviare i documenti digitali in modo sicuro e conforme alle normative vigenti e assistere nell’implementazione delle tecnologie necessarie alla corretta conservazione digitale a norma, come ad esempio software specificamente progettati per soddisfare tali requisiti.