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La Conservazione delle Email PEC: Una Guida Completa


Dicembre 13, 2023
Gruppo DR

Il Contesto Normativo e l’Importanza della PEC

Le email PEC (Posta Elettronica Certificata) sono diventate uno strumento cruciale nelle comunicazioni aziendali in Italia, come stabilito dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD). Questo obbliga le aziende italiane ad avere una casella PEC per interagire con la pubblica amministrazione e stabilisce che anche i professionisti regolamentati, come avvocati e commercialisti, debbano dotarsi di una PEC​​.

I Vantaggi della Conservazione delle PEC

Garanzia del Valore Legale e Probatorio:

Conservare le PEC secondo la normativa vigente assicura che mantengano il loro valore legale nel tempo, essenziale per eventuali contenziosi​​.

Protezione contro Perdite e Manomissioni:

La conservazione a norma protegge i documenti da perdite, danneggiamenti o alterazioni illecite​

Efficienza e Trasparenza nei Processi Documentali

Adottando una soluzione di gestione delle PEC, le aziende migliorano l’efficienza e la trasparenza nei loro processi documentali

Archiviazione Centralizzata e Ricerca Avanzata

Le soluzioni moderne di gestione PEC offrono archiviazione centralizzata e funzionalità avanzate di ricerca, che facilitano la gestione e il recupero dei messaggi.

Sicurezza e Accessibilità

I sistemi di gestione PEC offrono un alto livello di sicurezza e consentono l’accesso alle informazioni in qualsiasi momento e luogo.

Automazione dei Processi e Riduzione dei Costi

L’automazione di alcuni processi e l’utilizzo di sistemi cloud possono ridurre significativamente i costi di gestione e archiviazione dei messaggi PEC.

La Sfida della Conservazione

La gestione della PEC comporta sfide operative, come la gestione delle ricevute di consegna e accettazione, la risposta tempestiva ai messaggi, la condivisione sicura della casella PEC tra utenti e la gestione multicasella​​.

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Ma quali sono i migliori software per la conservazione delle PEC

Noi offriamo non solo consulenza ma l’implementazione, la gestione e l’assistenza dei migliori software sul mercato, scopri qui le migliori soluzioni pec europea ( REM )

Inoltre ti possiamo offrire il servizio gestito da gruppo DR per la conservazione delle PEC

Ma cos’è la conservazione a norma della pec e quali sono gli obblighi

  1. Conservazione a Norma: La conservazione a norma implica l’uso di sistemi informatici appositi, che garantiscono l’integrità e la sicurezza dei documenti elettronici attraverso procedure di marcatura temporale​​​​.
  2. Obblighi e Termini di Conservazione: Le aziende sono obbligate a conservare le PEC per almeno 10 anni secondo il Codice Civile, un termine superiore ai 30 mesi previsti dal CAD per i provider di servizi PEC​​.

La conservazione delle email PEC è una pratica obbligatoria e fondamentale per le aziende e i professionisti. Implementare una soluzione di conservazione adeguata è essenziale per garantire conformità legale, sicurezza dei dati e efficienza operativa. Le aziende devono scegliere tra la gestione interna o l’affidamento a fornitori esterni, tenendo conto delle proprie risorse e esigenze specifiche.