Perché adottare il cloud per la gestione dei documenti aziendali?
Gestisci, elabori e conservi un’ingente quantità di dati come fatture, preventivi, condizioni di vendita, immagini e video? Questi rappresentano una porzione significativa di big data, estendendosi da terabyte (To) a petabyte (Po). Il cloud, che si traduce letteralmente in “nuvola”, indica la capacità di salvare file in un ambiente esterno al proprio computer, su una rete di server interconnessi remoti. Questa soluzione offre molti benefici per le aziende. Scopriamo perché è vantaggioso archiviare i documenti aziendali nel cloud.
Come funziona l’archiviazione nel cloud?
Il cloud funziona come un servizio online che permette di salvare i file su server di data center gestiti da fornitori di servizi. Esistono tre principali categorie di servizi cloud: Software come Servizio (SaaS), Piattaforma come Servizio (PaaS), e Infrastruttura come Servizio (IaaS). È possibile accedere e gestire i propri documenti attraverso siti web, applicazioni desktop o mobile. Questi server possono contenere una varietà di file, tra cui documenti legali, contabili, finanziari, foto, video ed email.
Quali sono i vantaggi dell’archiviazione cloud?
Adottare il cloud per l’archiviazione file può portare numerosi vantaggi, specialmente per aziende che gestiscono grandi volumi di dati.
- Gestisci la tua necessità: Utilizzare i data center permette di non dover acquistare e gestire infrastrutture fisiche. Acquisti solo lo spazio di cui hai bisogno e puoi aggiustarlo secondo le necessità, pagando esattamente per ciò che usi.
- Proteggi i documenti: I dati salvati nel cloud sono protetti tramite crittografia, un pilastro fondamentale della cybersecurity. I fornitori di cloud possono anche implementare ulteriori misure di sicurezza come gestione delle identità e backup ridondante.
- Backup di sicurezza: In caso di guasti hardware, errori umani, incendi, inondazioni o furti, i tuoi dati rimangono sicuri, grazie ai backup su diversi server.
- Libera spazio fisico: Trasferire i documenti al cloud libera spazio sui computer aziendali, permettendo di eliminare i file dal disco fisico in modo sicuro.
- Condividi ovunque: Archiviare documenti nel cloud permette di organizzarli come desiderato e accedervi da qualsiasi luogo e dispositivo, facilitando la condivisione con collaboratori e clienti, una risorsa preziosa in tempi di lavoro da remoto.
Integrazione e costi del cloud
L’archiviazione cloud può essere integrata con altri servizi online, facilitando la condivisione di file, l’uso di applicazioni di gestione progetti e strumenti di comunicazione. I costi del cloud variano in base allo spazio richiesto e al numero di utenti, con molti fornitori che offrono piani di abbonamento personalizzabili.
In conclusione
L’archiviazione tradizionale su hardware fisico è limitata data la crescente mole di dati gestiti dalle aziende. Archiviare online nel cloud offre accessibilità migliorata, maggiore sicurezza, potenziali risparmi economici e facilita la collaborazione. Con numerosi fornitori sul mercato, ogni azienda può trovare la soluzione più adatta alle proprie esigenze per ottimizzare la gestione documentale e aumentare la produttività.