Ritorno sull’Investimento (ROI) su un ECM (Xerox DocuShare)

Stima del numero totale di documenti che intendi gestire annualmente con la Gestione Documentale.

Questo dato fa riferimento al numero complessivo di documenti sia cartacei che nei diversi formati digitali (Suite Office, pdf, mail, PEC, ecc.) che vengono scambiati tra le diverse funzioni aziendali. Indubbiamente il maggior livello di risparmio si ottiene digitalizzando tutti flussi documentali in essere. Tuttavia, è sconsigliabile avviare da subito un processo di digitalizzazione che coinvolge tutta l’organizzazione. Avviare una digitalizzazione complessiva di tutti i flussi documentali è di fatto un processo molto complesso che può ingenerare facilmente delle resistenze al cambiamento e dare luogo a un ritardo nel processo di digitalizzazione aziendale. Conviene invece scegliere alcuni flussi da iniziare a digitalizzare, per poi estendere il processo progressivamente alle funzioni aziendali contigue. Pertanto, questo calcolatore può essere utilizzato sia per stimare quello che potrebbe essere il risparmio complessivo se tutti i processi documentali fossero digitalizzati ma più propriamente per valutare quello che potrebbe essere il risparmio atteso dalla digitalizzazione dei primi processi prescelti.

Analisi generica indica che tra il 30% e il 40% dei documenti elettronici potrebbero essere stampati almeno una volta, ma varia in base al settore, alla cultura aziendale e alle politiche di gestione documentale.

Potrebbe essere difficile stimare il numero complessivo di documenti cartacei e digitali (Suite Office, pdf, mail, PEC, ecc.) che vengono scambiati tra le diverse funzioni aziendali. Un metodo può essere quello di calcolare il numero complessivo di documenti archiviati in un anno, anche se questa stima può essere viziata da un elevato numero di documenti duplicati, visto che ogni utente normalmente mantiene una copia dei documenti che riceve via mail e tende a creare un proprio archivio dei documenti che gestisce. Un metodo alternativo consiste nel provare a stimare il numero complessivo di documenti ricevuti, scambiati ed inviati in proporzione al numero di stampe effettuate, ovvero un dato che normalmente viene rilevato sui sistemi di stampa professionali in uso nelle organizzazioni.

Questo numero è il risultato dei dati inseriti nei due campi precedenti e può essere utilizzato come punto di verifica della correttezza delle stime effettuate.

Può anche essere utilizzato come dato da inserire per stimare il numero complessivo di documenti ricevuti, scambiati ed inviati in proporzione al numero di stampe effettuate, ovvero un dato normalmente è reperibile più facilmente perché viene rilevato sui sistemi di stampa professionali in uso nelle organizzazioni.

Il costo medio orario è il risultato del costo aziendale del collaboratore diviso le ore dei giorni lavorativi.

Mediamente su 365 giorni anno al netto dei ϐine settimana e delle ferie annuali i giorni lavorativi sono circa 220. Il costo aziendale è il costo TOTALE sostenuto dall'organizzazione comprensivo quindi di TFR + 13a + 14/15a + beneϐit + oneri sociali. Una stima generica potrebbe suggerire che questo può variare tra €15.00 e €30.00 / ora. Tuttavia, questo importo può variare in base al settore di appartenenza dell'organizzazione

Il tempo medio per documento può essere stimato suddividendo la somma delle ore di presenza dello staff dedicato ai lavori di ufficio per il numero complessivo dei documenti gestiti.

Una stima generica potrebbe suggerire che questo può variare tra 3 e 7 minuti per pagina di documento. Tuttavia, questo tempo può variare notevolmente in base al settore di appartenenza dell'organizzazione, alla sua cultura aziendale, alle politiche di gestione documentale e al livello di adozione delle tecnologie digitali.

Considera un costo medio che include tempo di lavoro, spazio di archiviazione fisico e/o digitale.

Il "costo di gestione manuale" di un documento include il tempo impiegato dai dipendenti per gestire fisicamente il documento, oltre ai costi diretti associati all’archiviazione (raccoglitori e armadi) e i costi indiretti di approvvigionamento, emissione dell’ordine, ricezione e controllo della merce. Una stima generica potrebbe suggerire che questo può variare tra €0.40 e €0.60 per documento. Tuttavia, questo importo può variare in base al settore di appartenenza dell'organizzazione.

Oltre al costo del foglio di carta si deve tener conto sia dei costi diretti che indiretti collegati con la stampa.

Tra i costi diretti vi sono il costo di ammortamento o noleggio della stampante il costo dei consumabili (carta e inchiostro/toner) e della manutenzione. Tra i costi indiretti i costi connessi all’approvvigionamento, controllo e contabilizzazione dei costi connessi. Una stima generica potrebbe suggerire che per una stampa b/n questo può variare tra €0.03 e €0.07 per documento e per una stampa colori questo può variare tra €0.13 e €0.17 per documento. Tuttavia, questo importo può variare in base al settore di appartenenza dell'organizzazione.

Una stima generica potrebbe suggerire che l'adozione di una soluzione di Gestione Documentale possa ridurre la necessità di stampa dal 20% al 40% grazie a una migliore gestione/condivisione in formato digitale dei documenti

La riduzione maggiore del numero di documenti stampati si ottiene digitalizzando i processi di firma approvativi che possono essere gestiti interamente con firme digitali semplici o anche firme elettroniche avanzate

Questo valore si riferisce specificamente al risparmio sui costi del lavoro derivante dalla riduzione del tempo che i dipendenti devono dedicare alla gestione dei documenti, grazie all'efficienza introdotta dall'automazione.

È calcolato come il prodotto del numero di ore di lavoro risparmiate (a seguito dell'automazione dei processi di gestione documentale) per il costo orario medio di un dipendente. Questo risparmio si concentra sul tempo del personale e quindi sui costi del lavoro risparmiati grazie all'efficienza operativa migliorata. Stime indicano che l'automazione può ridurre il tempo dedicato alla gestione dei documenti fino al 50%. Tuttavia, questa percentuale può variare ampiamente in base al settore di appartenenza dell'organizzazione, alla sua cultura aziendale, alle politiche di gestione documentale e al livello di adozione delle tecnologie digitali.

Lasciaci la tua mail aziendale e ti inviamo immediatamente il risultato del risparmio che potresti ottenere con l’introduzione di un sistema di gestione documentale.