Gestione Documentale
Cos’è la gestione documentale?
La gestione documentale è un processo informatico che si articola in tre fasi fondamentali: formazione, gestione e conservazione a norma dei documenti. Si tratta di una soluzione software che consente di centralizzare, organizzare e condividere i documenti in modo sicuro, svolgendo un ruolo vitale nella gestione delle informazioni.
Di Cosa Parleremo in questo articolo?
- Requisiti di un Sistema di Gestione Documentale
- Best Practice per una Gestione Documentale Efficace
- Le soluzione che Gruppo Dr offre per la gestione documentale
- Quali sono i benefici per l’azienda
Requisiti di un Sistema di Gestione Documentale
Per essere efficiente e sicuro, un sistema di gestione documentale deve:
- Seguire procedure specifiche: Utilizzare strumenti informatici per gestire ogni evento che coinvolge il ciclo di vita del documento.
- Garantire il corretto adempimento degli obblighi legali: Assicurare la conformità alle normative amministrative, giuridiche e archivistiche, oltre al rispetto dei principi generali sul trattamento dei dati personali.
Best Practice per una Gestione Documentale Efficace
Per una corretta gestione documentale, è essenziale:
- Introdurre una Digital Mail Room a Automatizzare l’inserimento dei Metadati: Essenziale per convertire i documenti cartacei in formati digitali e organizzare automaticamente i metadati, migliorando così l’efficienza e l’accessibilità nell’ambito della gestione documentale. Soluzione valida sia per la posta tradizionale che per le email.
- Implementare Workflow e Sistemi di Document & Content Management: Questi strumenti aiutano nella gestione dei contenuti, assegnazione di responsabilità, descrizione delle attività di flusso di lavoro, archiviazione, controllo delle versioni, e sicurezza dei dati.
- Redigere un Manuale di Gestione Documentale: Particolarmente obbligatorio nella Pubblica Amministrazione, descrive il sistema di gestione informatica dei documenti.
- Incaricare un Responsabile della Gestione Documentale: Una figura chiave per assicurare che il sistema sia gestito in modo efficace e conforme alle normative.
- Adottare un Sistema di Conservazione a Norma di Legge: Realizzare la conservazione dei documenti in ottemperanza alle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e delle Linee Guida AgID.
- Stilare un Manuale di Conservazione: Definire la struttura organizzativa, le modalità operative e le regole adottate per la conservazione dei documenti.
La gestione documentale è un elemento fondamentale per il successo e la conformità legale di un’organizzazione. Adottare le giuste strategie e strumenti è essenziale per garantire l’efficienza, l’accessibilità e la sicurezza dei documenti aziendali.
Le soluzione che Gruppo Dr offre per la gestione documentale
Gestisci la documentazione email con DIGITAL MAIL ROOM
AI & ML per acquisizione contenuti
Gestione del protocollo informatico
GESTIONE DOCUMENTALE CON DOCUSHARE
PROCESSI APPROVATIVI E FIRMA DIGITALE
LINEE GUIDA AGID ( pagina ufficiale agid gestione documentale )
TEMPISTICHE E DOCUMENTI DA PORTARE IN CONSERVAZIONE
VANTAGGI DELLA DASHBOARD DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE
Quali sono i benefici per l’azienda se si utilizza un sistema di gestione documentale?
La gestione documentale può portare una serie di vantaggi significativi alle aziende come una maggiore sicurezza e protezione dei dati, la riduzione dell’utilizzo delle risorse come carta e toner ed efficienza nelle attività amministrative, vediamone insieme alcuni.
Univocità dell’archivio
L’univocità dell’archivio è un concetto fondamentale in relazione alla gestione dei documenti. Si tratta di assicurarsi che tutti i documenti presenti nell’archivio siano identificati in modo univoco, come ad esempio attraverso un codice di riferimento, significa cioè rendere unico e distinto ogni documento.
In questo modo si consente la corretta identificazione e gestione dei documenti, in modo da poterli rintracciare agevolmente al momento del bisogno. Inoltre, l’univocità consente di eliminare i duplicati presenti nell’archivio, evitando così la sovrascrittura di informazioni e lavorando più efficientemente.
La mancata adozione di un sistema di codifica univoco può portare a situazioni confusionarie ed estremamente disorganizzate, con gravi conseguenze sulla gestione documentale. Ad esempio, se due o più documenti sono identificati con lo stesso codice, non sarà possibile distinguerli tra loro, ciò comporterebbe ritardi e problemi con la conservazione della documentazione aziendale.
Al fine di garantire l’univocità dell’archivio è necessario disporre di sistemi adeguati per codificare e gestire i documenti al meglio, l’utilizzo di software progettati specificatamente è la soluzione ideale per automatizzare le attività relative all’identificazione e alla classificazione dei file.
Accesso alle informazioni da remoto, anche da mobile
Lavorare in modo efficiente da remoto è diventato sempre più importante. Dai dipendenti che lavorano da casa ai team di collaboratori dislocati in diverse parti del mondo, la necessità di accesso rapido alle informazioni è fondamentale. Una gestione della documentazione organizzata al meglio è essenziale per facilitare la collaborazione tra membri dello stesso team che lavorano a distanza.
Per agevolare l’accesso alle informazioni da remoto, anche da dispositivi mobili, esistono ora sistemi di gestione documentale che offrono funzionalità come la ricerca e la classificazione intelligente dei documenti, il monitoraggio delle modifiche, la condivisione sicura e collaborativa della documentazione in cloud e molto altro ancora.
Gli utenti, grazie a questi sistemi, avranno la possibilità di accedere al contenuto della documentazione da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo mobile, rendendo più efficiente il lavoro da remoto. Sarà anche possibile accedere contemporaneamente a più file e cartelle nella stessa istanza, eliminando i tanti invii via mail, allegati o condivisioni manuali di cartelle, ovvero ore preziose risparmiate!
Condivisione e collaborazione
La condivisione e collaborazione sono due aspetti basilari per una gestione documentale proficua.
La collaborazione nella gestione documentale offre la possibilità di lavorare insieme su file e contenuti e grazie a questo gli utenti lavoreranno insieme su progetti importanti oltre a seguire i processi aziendali senza difficoltà.
Una buona gestione documentale migliora la produttività della forza lavoro, riduce i tempi di risposta delle richieste e agevola lo scambio continuo e sicuro di informazioni all’interno dell’azienda.
Digitalizzazione dei processi
La digitalizzazione dei processi è un passaggio cardine per l’efficientamento della gestione documentale, le informazioni trasformate in formato digitale, riducono i tempi e i costi di gestione e permettono una maggiore sicurezza nella conservazione dei dati.
Il processo di digitalizzazione può essere applicato a diversi ambiti aziendali, come l’archiviazione documentale, la gestione delle pratiche, la gestione degli ordini o ancora la conservazione della corrispondenza elettronica, garantendo un controllo costante. La gestione risulterà più accurata e ci sarà maggiore trasparenza nell’utilizzo delle risorse aziendali.
La digitalizzazione dei processi rappresenta quindi una soluzione ideale per chi ha l’esigenza di ottimizzare i tempi e i costi legati alla gestione documentale e al contempo garantire un elevato grado di sicurezza e privacy. tutto questo garantendo inoltre una riduzione degli spazi fisici e l’ottimizzazione di spazio virtuale in un’ottica di risparmio energetico.