L’innovazione non riguarda sempre gli strumenti che utilizziamo al lavoro, spesso è il modo in cui lavoriamo.
Mentre sempre più aziende iniziano ad apprezzare i vantaggi di consentire ai propri dipendenti di lavorare in remoto, le dimensioni della forza lavoro remota si stanno avvicinando ai numeri record. È facile capire perché. Essere in grado di lavorare dove, e in molti casi, quando vogliono, rende un lavoratore più felice e più soddisfatto. I Millennial, in particolare, stanno abbracciando questo cambiamento allo status quo, quindi ha senso prendere in considerazione questa opzione quando si assumono.
Con un cambiamento rapido come questo, arriva un’inevitabile bisogno di adattamento e di conoscere nuove metodologie di lavoro. Non esiste un manuale per come dovrebbe funzionare un ufficio remoto, ma gli imprenditori che adottano opzioni di lavoro flessibili e remote sono pionieri di un nuovo modo di lavorare.
A causa della natura innovativa degli uffici remoti, le migliori pratiche per la gestione efficace dei team sono in continua evoluzione. In Xerox, trascorriamo le nostre giornate a parlare con titolari di aziende, manager e dipendenti come te.Ci sono piccoli punti però che è sempre bene tenere presente, vediamo quali.
– Sempre, non è sempre
La flessibilità di lavorare da remoto è uno dei più grandi progetti per la maggior parte dei dipendenti. Ma le loro controparti in ufficio farebbero bene a ricordare che semplicemente perché gli strumenti di lavoro mobili di oggi consentono di lavorare da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, non significa che i dipendenti virtuali non faticano a conciliare lavoro e vita domestica come chiunque altro.
È logico che vogliano la stessa libertà degli altri dipendenti di dire no alle riunioni, alle telefonate o alle e-mail che avvengono al di fuori del normale orario di lavoro. Hanno anche la ragionevole aspettativa di poter prendere una vacanza o giorni di malattia lontano dall’ufficio – completamente fuori, il che significa non rispondere alle telefonate o alle e-mail.
– Hanno bisogno di più di un semplice laptop
Essere in grado di lavorare in modo produttivo da qualsiasi luogo richiede più della capacità di trovare la propria postazione di lavoro e iniviare il lavoro. Avere la stampante o l’MFP giusta garantisce un’efficienza completamente integrata per ogni membro della tua squadra. Le stampanti e le stampanti multifunzione (MFP) Xerox abilitate con ConnectKey Technology® possono essere programmate per scansire documenti, convertirli in PDF ricercabili e inoltrarli al reparto appropriato in un unico passaggio.
Poiché molti dipendenti remoti dividono il loro tempo tra l’ufficio tradizionale e un ufficio a casa, è particolarmente importante scansionare fatture, ricevute e informazioni sui client, su un software o sistemi sicuri basati su cloud.
I giusti strumenti mobile sono anche fondamentali per i dipendenti con accordi di lavoro flessibili. L’app Xerox® Mobile Link può collegare i dispositivi mobili alle stampanti multifunzione Xerox® sul posto di lavoro, semplificando l’uso di smartphone o tablet per la scansione di documenti e l’invio simultaneo a contatti e-mail, archivi digitali in cloud e stampanti: fondamentale quando lavori da mobile. È interessante notare che mentre l’83% delle organizzazioni è interessato alle funzionalità di stampa mobile, solo il 14% delle aziende ha effettivamente implementato la stampa mobile. Se un ufficio virtuale è sul tuo “radar” o no, se vuoi stare al passo con l’innovazione, ora è il momento di utilizzare la stampa mobile.
La scansione delle fatture o delle ricevute consente di risparmiare tempo e riduce sia i rischi che gli errori derivanti dall’inserimento manuale delle informazioni. Con il software giusto, il processo è semplice e veloce. Se si eseguoni frequenti scansioni su applicazioni Web, prendete in considerazione l’integrazione di Xerox® Web Capture Service©. Web Capture semplifica il processo di gestione dei documenti attivando la scansione automaticamente tramite un semplice plug-in del browser. Consente inoltre agli utenti di scansionare più file contemporaneamente con il proprio repository di scansione “follow-me”.
Un esempio di scansione del flusso di lavoro reso semplice e facile è la tecnologia Xerox® ConnectKey.
La tecnologia Xerox® ConnectKey semplifica la scansione di documenti importanti come le fatture.
– Essere parte della squadra
Rimanere in contatto con i lavoratori in remoto è essenziale per la produttività. È anche una parte essenziale del mantenimento della collaborazione della tua squadra e del fatto che ogni dipendente si senta apprezzato.
Ci sono molte opzioni che vanno ben oltre la posta elettronica per aiutarti a rimanere in comunicazione. I dipendenti virtuali meritano una partecipazione paritaria negli incontri e nei gruppi di lavoro, e vogliono che i loro risultati vengano riconosciuti, proprio come quelli delle loro controparti in ufficio. Fare in modo che ciò accada è più facile di quanto potresti aspettarti. Prendi in considerazione l’integrazione di applicazioni basate sul cloud come piattaforme di chat, soluzioni di videoconferenza e software di gestione dei progetti nei tuoi flussi di lavoro e scopri quanto possano essere utili ai tuoi team remoti e in loco.
Per maggiori informazioni contatta Gruppo DR alla mail marketing@gruppodr.it