La gestione documentale è l’amministrazione corretta dell’intero ciclo di vita dei documenti, che siano cartacei o digitali, le informazioni al loro interno dovranno essere acquisite, archiviate e rese disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione negli anni.
I documenti possono avere diversi contenuti, la loro corretta gestione organizzativa rappresenta oggi un processo strategico all’interno delle aziende. Per evitare che i documenti si possano deteriorare o addirittura smarrire, è necessario ottimizzare il processo di gestione documentale, magari ricorrendo a soluzioni informatiche.
Nello specifico si tratta di software che tengono traccia delle varie versioni e modifiche del documento, che permettono gestione e archiviazione dei file in uscita e che spediscono procedure e flussi documentali, cioè workflow.La digitalizzazione della documentazione porterà l’azienda ad una seria diminuzione dello spreco di carta, ma anche di tempo e di energie in quanto l’accesso ai documenti sarà molto più veloce ed efficiente.
Docu Share un sistema di gestione multilingue e multinazionale
Docu Share è un sistema di gestione documentale progettato per offrire una soluzione pratica e scalabile alle aziende che desiderano gestire i propri documenti in modo efficiente. Possiede una piattaforma multilingue e multinazionale che permette di ottenere il massimo dai propri documenti, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica.
Gli utenti possono utilizzare DS per creare, organizzare, archiviare e condividere facilmente i documenti con altri utenti, accedendo da qualsiasi dispositivo, anche da remoto. Questo sistema dispone di funzionalità avanzate come la ricerca full-text, le classificazioni dei contenuti, la crittografia della cartella e può essere personalizzato in base alle esigenze specifiche. Permette di gestire qualsiasi tipo di informazione e offre molteplici opzioni per la condivisione, si integra con facilità con altri strumenti aziendali come la posta elettronica, il calendario e molto altro.
Per approfondire https://www.gruppodr.it/soluzioni/gestione-documentale/
Quanto ti costa oggi archiviare oggi i tuoi documenti
Archiviare i documenti oggi può essere molto semplice e anche conveniente, i servizi di gestione documentale offrono soluzioni flessibili, sicure e a basso costo che consentono di archiviare in modo efficiente tutti i tuoi documenti.
In base alla quantità di documenti da archiviare, l’importo per l’archiviazione può variare. Se si dispone di un gran numero di documenti da archiviare, è possibile acquistare spazi di archiviazione più grandi che offrono tariffe più convenienti rispetto all’acquisto di singole unità.
Il costo dell’archiviazione dipenderà dalle singole esigenze, è importante prendere in considerazione tutte le opzioni prima di decidere quale servizio di gestione documentale scegliere, per assicurarsi che si ottenga il miglior rapporto qualità-prezzo possibile.
Gestione documentale: i benefici per l’azienda
La gestione documentale può portare una serie di vantaggi significativi alle aziende come una maggiore sicurezza e protezione dei dati, la riduzione dell’utilizzo delle risorse come carta e toner ed efficienza nelle attività amministrative, vediamone insieme alcuni.
Univocità dell’archivi
L’univocità dell’archivio è un concetto fondamentale in relazione alla gestione dei documenti. Si tratta di assicurarsi che tutti i documenti presenti nell’archivio siano identificati in modo univoco, come ad esempio attraverso un codice di riferimento, significa cioè rendere unico e distinto ogni documento.
In questo modo si consente la corretta identificazione e gestione dei documenti, in modo da poterli rintracciare agevolmente al momento del bisogno. Inoltre, l’univocità consente di eliminare i duplicati presenti nell’archivio, evitando così la sovrascrittura di informazioni e lavorando più efficientemente.
La mancata adozione di un sistema di codifica univoco può portare a situazioni confusionarie ed estremamente disorganizzate, con gravi conseguenze sulla gestione documentale. Ad esempio, se due o più documenti sono identificati con lo stesso codice, non sarà possibile distinguerli tra loro, ciò comporterebbe ritardi e problemi con la conservazione della documentazione aziendale.
Al fine di garantire l’univocità dell’archivio è necessario disporre di sistemi adeguati per codificare e gestire i documenti al meglio, l’utilizzo di software progettati specificatamente è la soluzione ideale per automatizzare le attività relative all’identificazione e alla classificazione dei file.
Accesso alle informazioni da remoto, anche da mobile
Lavorare in modo efficiente da remoto è diventato sempre più importante. Dai dipendenti che lavorano da casa ai team di collaboratori dislocati in diverse parti del mondo, la necessità di accesso rapido alle informazioni è fondamentale. Una gestione della documentazione organizzata al meglio è essenziale per facilitare la collaborazione tra membri dello stesso team che lavorano a distanza.
Per agevolare l’accesso alle informazioni da remoto, anche da dispositivi mobili, esistono ora sistemi di gestione documentale che offrono funzionalità come la ricerca e la classificazione intelligente dei documenti, il monitoraggio delle modifiche, la condivisione sicura e collaborativa della documentazione in cloud e molto altro ancora.
Gli utenti, grazie a questi sistemi, avranno la possibilità di accedere al contenuto della documentazione da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo mobile, rendendo più efficiente il lavoro da remoto. Sarà anche possibile accedere contemporaneamente a più file e cartelle nella stessa istanza, eliminando i tanti invii via mail, allegati o condivisioni manuali di cartelle, ovvero ore preziose risparmiate!
Condivisione e collaborazione
La condivisione e collaborazione sono due aspetti basilari per una gestione documentale proficua.
La collaborazione nella gestione documentale offre la possibilità di lavorare insieme su file e contenuti e grazie a questo gli utenti lavoreranno insieme su progetti importanti oltre a seguire i processi aziendali senza difficoltà.
Una buona gestione documentale migliora la produttività della forza lavoro, riduce i tempi di risposta delle richieste e agevola lo scambio continuo e sicuro di informazioni all’interno dell’azienda
Digitalizzazione dei processi
La digitalizzazione dei processi è un passaggio cardine per l’efficientamento della gestione documentale, le informazioni trasformate in formato digitale, riducono i tempi e i costi di gestione e permettono una maggiore sicurezza nella conservazione dei dati.
Il processo di digitalizzazione può essere applicato a diversi ambiti aziendali, come l’archiviazione documentale, la gestione delle pratiche, la gestione degli ordini o ancora la conservazione della corrispondenza elettronica, garantendo un controllo costante. La gestione risulterà più accurata e ci sarà maggiore trasparenza nell’utilizzo delle risorse aziendali.
La digitalizzazione dei processi rappresenta quindi una soluzione ideale per chi ha l’esigenza di ottimizzare i tempi e i costi legati alla gestione documentale e al contempo garantire un elevato grado di sicurezza e privacy. tutto questo garantendo inoltre una riduzione degli spazi fisici e l’ottimizzazione di spazio virtuale in un’ottica di risparmio energetico.
Un’occasione irripetibile: i fondi di finanziamento del PNRR
Il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) rappresenta un’occasione irripetibile per le imprese italiane, che potranno beneficiare di consistenti finanziamenti finalizzati al rilancio dell’economia.
Grazie alla gestione documentale digitale, l’accesso ai finanziamenti PNRR diventa più semplice ed efficiente: le informazioni sono centralizzate e gestite in modo sicuro, tutti i documenti pertinenti vengono archiviati e classificati automaticamente, mentre le procedure di controllo possono essere effettuate con minore dispendio di tempo e risorse. Inoltre, grazie alle soluzioni basate sull’intelligenza artificiale, è possibile ottimizzare la gestione documentale e la scansione della documentazione obbligatoria richiesta dal PNRR per l’accesso ai fondi.
La gestione documentale digitale può rivelarsi un preziosissimo strumento per sfruttare al meglio gli opportunità offerte dal PNRR: organizzerà la documentazione necessaria, semplificherà l’accesso a tutti i file necessari e fornirà report dettagliati sull’andamento del progetto ammesso al finanziamento. Non lasciatevi sfuggire questa occasione irripetibile!
Documento, informazioni, metadati
Con l’avvento della digitalizzazione, la gestione dei documenti è diventata un compito molto più semplice rispetto al passato. I documenti digitali possono essere raccolti in un sistema centralizzato con un’architettura che li rende facilmente accessibili a chiunque abbia bisogno di consultarli. Questo permette di ottimizzare il processo decisionale e aumentare la produttività del settore.
Un sistema di gestione dei documenti può anche includere metadati come i tag, le parole chiave, le descrizioni utente, le date di creazione e modifica, ecc., che forniscono informazioni dettagliate su cosa contengono i documenti. I metadati consentono a chiunque di trovare facilmente il documento appropriato tra una serie di file digitali.
L’importanza dei metadati per una organizzazione dinamica dell’archivio
I metadati, cioè le informazioni che descrivono altre informazioni, possono essere utilizzati per migliorare la gestione dell’archivio documentale in modo da renderlo più dinamico e utile. Consentono di creare regole per la catalogazione dei documenti e di raggrupparli in modo strutturato. Forniscono opportunità di navigazione e ricerca più rapide ed efficaci. La loro utilità è data dalla possibilità di fornire le informazioni necessarie per localizzare i contenuti più velocemente e per facilitare la collaborazione tra i dipendenti.
Anche nella fase di conservazione dei documenti i metadati risultano utili, consentono una migliore identificazione del materiale archiviato, informazioni sugli autori, date di creazione e argomenti trattati: permettono un controllo più accurato dell’archivio documentale.
Il routing dei documenti in base al contenuto
Il routing dei documenti in base al contenuto è una funzionalità fondamentale per una gestione documentale efficace. I documenti possono essere automaticamente inviati ai destinatari interessati in base al loro contenuto, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
Se l’azienda necessita di gestire grandi volumi di documenti diretti a destinatari diversi, il routing risulterà molto prezioso, sostituisce infatti l’invio manuale per destinatario con l’invio automatico, facendo risparmiare tempo prezioso.
Un sistema di routing dei documenti intelligente può essere configurato per riconoscere i diversi tipi di contenuti presenti all’interno e indirizzarli correttamente a un destinatario specifico o a un gruppo di destinatari. Ad esempio, se un documento contiene informazioni sulla fatturazione, il processo di routing potrebbe indirizzarlo automaticamente alla persona responsabile.
Documenti nativamente digitali – Acquisizione dei metadati
L’ acquisizione dei metadati è un’attività centrale nel processo di gestione documentale moderna, poiché consente di classificare i documenti in modo più accurato.
Le informazioni contenute nei metadati possono essere estratte automaticamente da file nativamente digitali o inserite manualmente da un utente e possono servire per filtrare i documenti in base alle loro caratteristiche e categorie.
Il processo di ricerca e indicizzazione dei documenti risulterà più veloce, prevenendo anche la perdita di dati preziosi perché sarà molto semplice rintracciare un determinato file e identificare la sua fonte originale.
Documenti cartacei – Acquisizione dei metadati mediante OCR-ICR-AI e ML
Gestire i documenti cartacei può essere un processo complicato e costoso, ma le tecnologie OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) e AI (Artificial Intelligence) possono aiutare a semplificare e velocizzare l’acquisizione dei metadati da documenti cartacei.
L’OCR è una tecnologia che consente di acquisire dati da documenti cartacei scannerizzati, trasformandoli in testo modificabile. Questa tecnologia è stata inizialmente sviluppata per riconoscere caratteri stampati sulla carta, ma nel corso degli anni ha fatto progressi notevoli: oggigiorno, le più avanzate tecnologie OCR sono in grado di riconoscere parole manoscritte e lettere maiuscole e minuscole.
L’ICR invece consente di acquisire dati da documenti cartacei scannerizzati utilizzando algoritmi di apprendimento automatico per estrarre informazioni relative alla forma del carattere.
Anche la tecnologia dell’ AI può essere utilizzata per acquisire dati da documenti cartacei scannerizzati, i sistemi possono analizzare le immagini della scansione per ottenere informazioni chiave come nominativi, numerazioni, data e luogo, ecc.
L’utilizzo combinato di queste tre tecnologie supportate dall’intelligenza artificiale e dall’apprendimento automatico (ML) può offrire un modo più efficiente ed efficace per acquisire metadati da documenti cartacei. Un sistema ML può “imparare” come identificare ed estrarre le informazioni pertinenti dai documenti digitalizzati in modo più accurato nel tempo.
Documenti di diversa natura
Organizzare i documenti di diversa natura in un ambiente digitale è un processo che consente di archiviare, conservare e condividere con facilità documenti come immagini, testi, fogli di calcolo e presentazioni.
La gestione documentale permette di raggruppare tutti i tipi di documento su un’unica piattaforma, eliminando la necessità di cercare fisicamente documenti cartacei o su dischetti, facendo risparmiare tantissime ore di lavoro.
Si raccomanda però di eseguire periodicamente il backup della raccolta digitale per prevenire la perdita accidentale dell’intero insieme di informazioni.
Gestire il sistema di gestione documentale? Low coding
Low coding è una nuova forma di sviluppo software che consente ai professionisti IT di creare applicazioni senza scrivere codice: ciò significa che puoi configurare facilmente un sistema di gestione documentale piuttosto che programmare da zero.
Gli strumenti low coding offrono un modo intuitivo per definire le regole del sistema, creare moduli e relazioni tra i dati e analizzare i risultati. Con l’aiuto di interfacce visive drag and drop, è possibile creare rapidamente nuovi processi documentali, come l’archiviazione dei documenti, la ricerca e la modifica dei contenuti esistenti. Un’altra funzione utile è la possibilità di aggiungere ruoli a livello di utente per regolare l’accesso a determinati contenuti.
Un sistema di gestione documentale low-coding consente anche un processo collaborativo efficiente tra i dipendenti coinvolti nel progetto in quanto gli strumenti offrono funzionalità come la condivisione in tempo reale e la creazione di commenti su vari tipi di file. Questo permette a tutti i membri della squadra di partecipare attivamente al processo decisionale.
Con tutte queste opzioni, è facile vedere come gli strumenti low code rendano più agevole gestire un sistema di gestione documentale. Offrono flessibilità nella creazione delle regole del sistema e facilitano la collaborazione tra i membri della squadra.
L’azienda cambia e il Sw di gestione documentale si deve adattare con facilità
L’evoluzione della tecnologia digitale ha portato a un’accelerazione nei cambiamenti delle aziende, bisogna adeguarsi in modo rapido e flessibile alle esigenze del mercato, spesso richiedendo modifiche di operazioni e processi già consolidati.
Il sistema di gestione documentale può supportare queste esigenze aziendali, fornendo una soluzione scalabile e veloce per gestire i documenti. Con un software di gestione documentale, le aziende possono gestire tutti i tipi di contenuti come documenti, report, immagini, video, audio e altri contenuti digitali, consentendo alle persone di collaborare su progetti condividendo informazioni in modo sicuro.
Un software di gestione documentale ben progettato semplifica il processo decisionale. Ad esempio, gli strumenti di ricerca avanzati del software consentono agli utenti di accedere rapidamente a qualsiasi informazione necessaria in qualsiasi momento. Il software può incorporare le regole aziendali per garantire che tutte le informazioni siano archiviate in modo corretto e facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo.
Risulterà facile anche la migrazione da un sistema all’altro nel caso in cui l’azienda lo debba cambiare o aggiornare. Questo significa che non sarà necessario ricominciare da zero se si cambierà software o se si aggiorneranno le operazioni, una flessibilità che consente il mantenimento di un’alta produttività azzerando le interruzioni.
Chi genera il documento deve poter scegliere i destinatari
Uno degli aspetti più importanti della gestione documentale è consentire a chi genera il documento di scegliere i destinatari in maniera accurata, evitando che siano rivelate informazioni riservate o che vengano inviate copie a persone non autorizzate.
Questa funzionalità è particolarmente utile quando si tratta di documenti sensibili come contratti, informazioni sugli stipendi o questioni legali.
Gestire in modo adeguato i documenti può anche aumentare la produttività e ridurre gli errori umani. Ad esempio, se un membro del team possiede un’informazione ma non è incluso nella lista dei destinatari, l’informazione potrebbe essere persa o non ricevere un’adeguata attenzione.
Alcune soluzioni di gestione documentale consentono di creare gruppi definiti di destinatari. In questo modo, l’utente può semplicemente selezionare il gruppo corretto e tutti i membri verranno automaticamente aggiunti alla lista di destinatari. Ciò evita la necessità di aggiungere manualmente persone alla lista e assicura che tutti i membri del gruppo abbiano accesso alle informazioni necessarie.
Un altro vantaggio della gestione documentale è che consente agli utenti di monitorare le modifiche apportate a un documento e chi ha accesso al file, tenendo traccia delle variazioni nel tempo. Se sono presentati problemi legati alla sicurezza o ad altri aspetti critici, gli utenti possono risalire facilmente agli autori originali o a chi ha fatto eventualmente delle modifiche al testo.
L’IT manager non deve essere asservito al sistema di GED
L’IT manager è una figura professionale basilare all’interno di un’azienda, il suo ruolo consiste nell’assicurare che la tecnologia sia utilizzata in modo efficiente ed efficace. Tuttavia, spesso gli IT manager si sentono asserviti ai sistemi di Gestione Documentale (GED).
Un GED è un sistema informativo che gestisce documenti e informazioni all’interno di un’azienda o di un ente pubblico. Di solito include funzionalità come l’archiviazione, la ricerca, l’elaborazione e l’accessibilità dei documenti. Un GED può essere molto utile per le organizzazioni e può aiutare le persone ad accedere rapidamente alle informazioni necessarie. Tuttavia, ci sono alcune limitazioni che possono impedire agli IT manager di fare il proprio lavoro al meglio.
In primo luogo, i sistemi GED possono essere costosi da implementare ed essere complicati da gestire. Ciò può significare che molti IT manager si sentano costretti a dedicare più tempo al mantenimento del sistema piuttosto che alle altre attività più strategiche. In secondo luogo, i sistemi GED possono limitare la creatività degli IT manager in quanto devono seguire i parametri impostati dal sistema.
L’IT manager non deve essere asservito al sistema di GED ma piuttosto dovrebbe essere considerato come un partner strategico nella gestione delle informazioni digitali all’interno dell’organizzazione. Dovrebbero essere coinvolti nella definizione della strategia documentale e nella selezione delle soluzioni tecnologiche più adatte alla propria organizzazione. In questo modo possono contribuire a garantire un uso efficace ed efficiente delle risorse IT dell’azienda.
Gestione documentale su cloud, i vantaggi di Docushare
Il GruppoDR è DocuShare Solution Partner per l’Italia.
Gruppo DR fornisce supporto per l’installazione e la configurazione di DocuShare attraverso una serie di servizi e risorse per garantire un’implementazione efficace della piattaforma.
Xerox DocuShare offre alle organizzazioni di qualsiasi dimensione e settore i seguenti vantaggi e benefici:
- Semplifica e velocizza il processo di gestione documentale, riducendo i costi e gli errori umani
- Migliora la qualità dei servizi erogati ai clienti e alle parti interessate, garantendo la sicurezza e la protezione dei dati
- Supporta la trasformazione digitale e l’innovazione, consentendo di accedere, condividere e collaborare sui documenti da qualsiasi dispositivo e luogo
- Automatizza i flussi di lavoro con strumenti flessibili e intuitivi per gli utenti aziendali, integrando le applicazioni esistenti
- Assicura la conformità alle normative vigenti in materia di documentazione amministrativa, con funzionalità di revisione, aggiornamento e conservazione dei documenti
Funzioni
Abbiamo integrato le potenti funzioni di Xerox DocuShare con l’acquisizione di documenti e dei loro metadati mediante una Digital Mail Room in grado di gestire i flussi di documenti in entrata da
- Caselle multiple di Posta Elettronica Ordinaria
- Caselle multiple di Posta Elettronica Certificata
- Flussi di documenti provenienti da altri applicativi interni ed esterni all’organizzazione via web service
- Modulistica Elettronica Digitale
- Documenti cartacei pervenuti tramite posta tradizionale o eventualmente provenienti dagli archivi storici
I documenti in ingresso possono essere oggetto di protocollazione conforme alle indicazioni AgID in materia sia in forma automatizzata che manuale.
Abbiamo inoltre integrato le funzionalità di Life Cycle Manager di DocuShare che consentono di automatizzare il ciclo di vita dei documenti con un flusso verso una piattaforma di conservazione a norma dei documenti (altrimenti detta anche conservazione sostitutiva).
L’integrazione consente di portare automaticamente i documenti in conservazione rispettando le tempistiche previste dalle norme in materia fiscale e civilistica.
Il sistema consente di supportare l’attività del Responsabile della Conservazione previsto dal regolamento AgID in materia e di consolidare in un processo stabile il flusso da descrivere nel Manuale della Conservazione
Gruppo DR si impegna a supportare i clienti lungo tutto il percorso di implementazione di DocuShare, fornendo servizi di consulenza, assistenza tecnica e risorse formative per garantire un’installazione e una configurazione di successo.
Per ulteriori informazioni su Xerox DocuShare e sulle integrazioni realizzate e per richiedere una consulenza personalizzata, è possibile compilare il seguente modulo contatti. Un consulente del GruppoDR sarà lieto di fornire tutte le informazioni necessarie e di aiutarla a scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.