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Conservazione documenti


Novembre 16, 2023
Gruppo DR

Cosa si intende per conservazione digitale a norma?

Possiamo definire la conservazione digitale a norma come un processo di archiviazione, gestione e preservazione che si applica alle informazioni digitali, inclusi documenti, documenti di testo, immagini e altri contenuti digitali, al fine di garantirne la sicurezza e l’integrità nel tempo.

È la giusta strategia per assicurare che tutti i dati siano conservati nel tempo in modo coerente, sicuro ed efficace, mantenendo il loro valore legale ed evidenziale senza che risultino alterati o compromessi. Si include infatti nel processo anche l’implementazione di misure per prevenire la possibilità di modifiche non autorizzate o l’accesso non autorizzato alle informazioni.

La conservazione digitale a norma è obbligatoria per legge in alcune circostanze ed è fondamentale per garantire la conformità alle normative e principi legali vigenti. L’iter per raggiungerla è formato da diverse fasi esposte a regole e norme da osservare scrupolosamente per non compromettere la validità dei documenti. 

Benefici per l’azienda

La conservazione a norma offre una serie di vantaggi alle aziende. Innanzitutto, consente loro di adempiere ai propri obblighi normativi in materia documentale. Inoltre, mantiene i documenti digitali sicuri e al sicuro da eventuali danneggiamenti o perdite. 

La conservazione a norma facilita anche la ricerca di documenti e informazioni essenziali in modo semplice ed efficiente, ciò significa che le aziende possono risparmiare tempo e denaro nella gestione della documentazione, oltre ad evitare possibili sanzioni amministrative. 

L’utilizzo di un sistema di conservazione a norma può aumentare la trasparenza e la fiducia del cliente nell’azienda, poiché dimostra che l’azienda è seria e responsabile nella gestione dei documenti.

In definitiva, la conservazione a norma rappresenta un grande vantaggio per le aziende, sia per adempiere agli obblighi normativi che per ridurre i costi e massimizzare l’efficienza operativa, può avere anche finalità archivistiche ed essere utile nella valorizzazione del patrimonio storico e culturale delle aziende.

Primo passo per la digitalizzazione dei processi

La digitalizzazione dei processi è uno dei passaggi più importanti per rendere le aziende più efficienti e competitive, è necessario prima di procedere, assicurarsi che si rispettino le normative relative alla conservazione dei documenti.

Esistono diverse strategie di conservazione a norma che le aziende possono adottare per proteggere i dati dell’azienda da possibili minacce esterne, una di queste prevede l’adozione di un sistema di gestione documentale centralizzato che fornisca agli utenti un accesso sicuro a tutti i documenti pertinenti, nonché un meccanismo di crittografia per proteggere i dati sensibili. Inoltre, gli archivi devono essere dotati di soluzioni antimalware per prevenire eventuali attacchi informatici.

Tutte le organizzazioni dovrebbero adottare politiche chiare sulla conservazione e la gestione della documentazione in modo da assicurare che vengano mantenuti standard elevati in termini di protezione della privacy e raccolta delle informazioni. Le politiche dovrebbero anche prevedere soluzioni scalabili per soddisfare i requisiti in continua evoluzione delle normative vigenti. Una strategia ben pianificata ed eseguita con precisione garantirà il successo dell’intero processo di digitalizzazione.

Evitare di continuare a far crescere gli archivi cartacei

Per la conservazione a norma dei documenti, è importante evitare di continuare ad accumulare archivi cartacei, le informazioni aziendali sono preziose e devono essere protette. Per farlo, è utile digitalizzare i documenti importanti e archiviarli in modo sicuro.

Grazie alla digitalizzazione si ridurranno fortemente i costi di stampa nelle aziende e le informazioni potranno essere condivise in modo più semplice e veloce tra le persone, accedervi sarà più semplice anche fuori sede.

Con una soluzione digitale affidabile, è possibile trasformare l’archiviazione cartacea in un processo più efficiente ed economico per garantire che la vostra organizzazione sia sempre conforme alla normativa vigente e migliorare l’efficienza aziendale, eliminando errori di trascrizione ed elaborando rapidamente grandi quantità di dati.

Opponibilità a terzi dei documenti nativamente digitali 

I documenti nativamente digitali, come le email inviate tramite posta elettronica certificata (PEC), sono opponibili a terzi ai sensi dell’articolo 2702 del codice civile, questo significa che tali documenti possono essere utilizzati come prova valida in un processo legale, a condizione che siano stati emessi e conservati a norma di legge.

In particolare, la conservazione deve essere effettuata utilizzando una modalità tale da consentire l’identificazione del soggetto che ha emesso il documento, l’individuazione della data in cui è stato creato e l’integrità del contenuto, per questo, la conservazione deve avvenire tramite tecnologie di firma digitale o altri mezzi tecnici idonei.

La conservazione a norma assicura l’opponibilità a terzi dei documenti nativamente digitali e protegge i soggetti titolari della prova da eventuali contestazioni circa l’autenticità o la validità del documento in questione.

Conformità alla normativa AgID

La conservazione a norma di documenti digitali è un’attività, come abbiamo visto, fondamentale per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati nella vita professionale. La normativa AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) definisce le linee guida che devono essere seguite dalle aziende per garantire una corretta conservazione dei documenti.

Le principali regole riguardano la creazione di un ambiente di conservazione sicuro, che prevede il rispetto delle norme sulla privacy e la protezione da virus, malware e altre minacce informatiche. I documenti devono essere crittografati e firmati digitalmente, con procedure che assicurino l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto.

Gli utenti finali possono accedere alle informazioni solo tramite autenticazione elettronica o biometrica, tutti i dati devono essere gestiti nel rispetto del codice della privacy e del GDPR (General Data Protection Regulation), tutti i documenti devono essere verificati periodicamente per garantire la validità della conservazione a norma.

Formazione (acquisizione dei metadati)

La formazione sull’acquisizione dei metadati è essenziale per la conservazione a norma, i metadati descrivono i documenti digitali, come immagini, documenti e video, e possono essere utilizzati per rintracciare e recuperare i contenuti più velocemente. 

Corretto è iniziare con l’approfondimento delle tecniche che devono essere applicate a ciascun tipo di documento digitale, ad esempio, gli esperti devono imparare come tracciare le informazioni pertinenti come autore, data di creazione, categoria e altre informazioni relative al documento, per arrivare infine a comprendere come inserire correttamente i dati in un formato standard per assicurare una conservazione a norma.I professionisti che si occupano della gestione della conservazione a norma dovrebbero prendere in considerazione la partecipazione a corsi di formazione sull’acquisizione dei metadati, è necessario possedere una visione generale del processo e saper gestire le informazioni raccolte in modo efficiente ed efficace.

Gestione

Una buona gestione a norma comporta l’utilizzo di metodi di archiviazione affidabili per garantire che i documenti digitali siano memorizzati in modo sicuro. I metodi di archiviazione più comunemente usati includono sistemi di archiviazione basati su cloud, hard disk esterni, dischi rigidi o server dedicati, questo consente alle organizzazioni di salvare copie della documentazione elettronica presso sedi multiple o presso i propri server remoti.

Le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di crittografare i file con software specializzato, al fine di proteggerli da accesso non autorizzato o utilizzo improprio, ma anche la registrazione delle attività degli utenti sul sistema informatico per il monitorare il comportamento ed il rispetto delle normative pertinenti.

Conservazione

La conservazione dei documenti è una pratica fondamentale in ogni organizzazione, che garantisce la tutela e la sicurezza di documenti di proprietà, informazioni importanti e dati sensibili.

È importante adottare pratiche di conservazione a norma per evitare sanzioni legali, perdite finanziarie, danni all’immagine e altri problemi che possono intaccare la reputazione dell’organizzazione. I documenti devono essere gestiti in modo sicuro ed efficiente, secondo le normative legali vigenti.

In ogni organizzazione dovrebbe esserci un team dedicato alla conservazione, che dovrà monitorare costantemente le politiche interne ed esterne relative alla gestione della documentazione, in modo da prevenire violazioni della privacy o altri problemi legalmente rilevanti.

Cosa sono i metadati e vantaggi per l’organizzazione dinamica

I metadati sono informazioni che descrivono, organizzano e rendono accessibili i contenuti digitali, permettendo di rintracciare e recuperare i file con facilità.

Gli utenti possono utilizzare i metadati per identificare e localizzare i file, classificare, archiviare e gestire la propria documentazione in modo più efficiente, ad esempio è possibile aggiungere tag o parole chiave a un file per identificarlo come documento di interesse legale o da conservare a norma.

I vantaggi principali dell’utilizzo dei metadati per l’organizzazione dinamica sono:

  • Miglioramento della ricercabilità: I metadati possono essere utilizzati per creare indicizzazioni più precise che consentano di trovare il contenuto desiderato con maggiore rapidità;
  • Riduzione del tempo necessario alla localizzazione dei file: I metadati consentono agli utenti di individuare rapidamente le informazioni desiderate senza dover navigare attraverso cartelle o sottocartelle;
  • Miglioramento dell’efficienza: I metadati possono essere utilizzati per classificare le informazioni sul livello appropriato e consentire agli utenti di accedere direttamente al contenuto più pertinente;
  • Riduzione degli errori: L’utilizzo dei metadati riduce le probabilità di errore e assicura che i file siano archiviati correttamente;
  • Aumento della produttività: I metadati accelerano il processo di recupero delle informazioni riducendo il tempo necessario per la ricerca manuale.
  • In conclusione, l’utilizzo dei metadati può offrire diversi vantaggi all’organizzazione in termini di ricercabilità, efficienza e conservazione a norma.

Quali documenti portare in Conservazione

Oggi, la normativa riconosce la sostituzione dei tradizionali supporti cartacei della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, una rivoluzione iniziata nel 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59).

Alcuni documenti devono essere quindi custoditi su supporto informatico, quali ad esempio i documenti contabili, le fatture e tutte le altre tipologie di documentazione previste dalla legge.

Questo processo di conservazione digitale è obbligatorio per tutte le imprese che effettuano transazioni commerciali e che hanno l’obbligo di produrre della documentazione a seguito, per enti pubblici o privati che devono conservare i dati relativi a determinati processi lavorativi.

Ecco un elenco di alcuni dei documenti che sono soggetti a conservazione a norma:

1- Documenti fiscali:

  • Fatture di vendita e di acquisto
  • Ricevute fiscali
  • Nota di credito e di debito
  • Registri IVA
  • Dichiarazioni dei redditi e dei contributi previdenziali
  • Registri contabili fiscali

2 – Documenti contabili:

  • Bilanci e conti economici
  • Libro giornale e libro inventari
  • Registri contabili
  • Registri degli stipendi e dei salari
  • Ricevute di pagamento

3 – Documenti amministrativi:

  • Contratti e accordi legali
  • Documenti relativi al personale (ad es. assunzioni, licenziamenti, ferie)
  • Documenti relativi ai fornitori e ai clienti (ad es. accordi di pagamento, richieste di acquisto)
  • Documenti relativi alla proprietà dell’azienda (ad es. proprietà immobiliari, brevetti)

4 – Documenti sanitari:

  • Cartelle cliniche dei pazienti
  • Prescrizioni mediche e farmaceutiche
  • Referti medici e diagnostici
  • Documenti relativi alla sicurezza e alla salute dei lavoratori

Tutti questi documenti devono essere conservati a norma, ovvero in conformità con le leggi e le normative applicabili al tipo di documento e al settore di appartenenza. La durata di conservazione può variare a seconda del tipo di documento e delle normative applicabili. Ad esempio, le dichiarazioni dei redditi devono essere conservate fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione, mentre i documenti sanitari devono essere conservati per almeno 10 anni dalla data di chiusura della cartella clinica.

Scopri l’elenco dei documenti che le aziende portano in conservazione digitale

Tempi da rispettare per la conservazione dei documenti amministrativi

Per rispettare le normative fiscali per la conservazione dei documenti ed evitare possibili sanzioni, è fondamentale che nessuna azienda o ente pubblico si trovi impreparato di fronte agli aggiornamenti e alle eventuali modifiche di legge, e che quindi la documentazione venga conservata digitalmente in modo corretto e attraverso un sistema certificato, in grado di garantire la protezione e la validità legale di ogni documento tenendo conto dei tempi da rispettare.

Ogni documento conservato deve soddisfare i requisiti di legge, tra cui la tempistica di conservazione. Per esempio, secondo l’articolo 22 del Decreto Legislativo n. 82 del 2005, tutti i documenti amministrativi devono essere conservati per un periodo di almeno dieci anni dalla data in cui sono stati prodotti o ricevuti. Se si tratta di documenti che riguardano attività finanziarie, la tempistica è più ampia e può arrivare fino a 20 anni. Inoltre, le fatture elettroniche devono essere conservate per almeno cinque anni dalla data in cui sono state emesse o ricevute.

I tempi di conservazione possono variare a seconda del tipo di documento e della legge applicabile. Ad esempio, i dati relativi alla privacy devono essere conservati per almeno sei anni dalla data in cui sono stati raccolti o elaborati, secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Inoltre, le dichiarazioni fiscali devono essere conservate per almeno cinque anni a partire dal momento in cui vengono presentate alle autorità competenti.

Per garantire la conformità normativa, è importante rispettare i tempi di conservazione previsti dalla legislazione vigente. È fondamentale che tutti i documenti siano archiviati correttamente e preservati in modalità digitale affidabile e sicura, come richiesto dall’articolo 43 del Decreto Legislativo n. 82 del 2005. La mancata osservanza della tempistica può comportare sanzioni amministrative o penali severe, quindi è importante assicurarsi di rispettare tutte le normative pertinenti alla conservazione della vostra organizzazione.

La funzione della gestione documentale

La gestione documentale è una funzione essenziale nella conservazione a norma. Permette di organizzare, archiviare e preservare i documenti in modo da garantire l’accessibilità, la correttezza e l’integrità dei documenti per un periodo di tempo definito.

La gestione documentale include la creazione, l’archiviazione, la conservazione e l’accesso ai documenti, è importante tenere traccia delle modifiche effettuate al contenuto del file, chi ha effettuato le modifiche e quando sono state apportate.

Ci sono una serie di passaggi necessari per implementare un sistema di gestione documentale conforme alla legge sulla conservazione a norma. È necessario definire un insieme di politiche che regolano come verranno archiviati e conservati i documenti, come linee guida su come i questi devono essere nominati ed etichettati, così come le procedure da seguire per la creazione, l’archiviazione e la conservazione dei dati.

La norma prevede l’applicazione criteri di sicurezza adeguati al sistema di gestione documentale per garantire che non vi siano rischi di accesso non autorizzato o uso improprio dei dati. La crittografia può essere utilizzata per proteggere i dati sensibili durante la memorizzazione o il flusso in rete,  possono essere applicate anche politiche di controllo degli accessi che prevedano autenticazioni complesse con codici PIN o password per evitare tentativi brutali di accesso non autorizzato.

Un’altra importante considerazione nella gestione documentale è la prevenzione della perdita dei dati: è necessario creare copie di backup regolarmente e conservarle in un luogo sicuro, assicurarsi che tutte le informazioni siano accurate e aggiornate in modo da evitare errori.

La gestione documentale può essere un processo complesso, ma se organizzata correttamente può aiutare le organizzazioni a rispettare le normative sulla conservazione a norma.

Processo di versamento automatizzato

Il processo di versamento automatizzato è una procedura che consente l’archiviazione automatica dei documenti in modo da evitare la dispersione o la perdita di documenti importanti.

La conservazione a norma prevede in genere che i documenti vengano archiviati con determinati standard che devono essere rispettati, con il processo di versamento automatizzato, queste regole possono essere seguite senza problemi, poiché tutti i documenti vengono archiviati automaticamente secondo le specifiche richieste.

L’archiviazione automatizzata consente di risparmiare tempo e denaro, non sono necessari interventi manuali per effettuare il versamento. Il processo è rapido ed efficiente, riduce il rischio di errore umano, può essere gestito anche da remoto, consentendo l’accessibilità in qualsiasi momento da parte degli utenti autorizzati.

Molte aziende utilizzano software specificamente progettati per supportare il processo di versamento automatizzato, una soluzione veloce e sicura.

Un’occasione irripetibile: i fondi di finanziamento del PNRR

Un’occasione imperdibile si sta profilando all’orizzonte in questo periodo: i fondi di finanziamento previsti dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR). Si tratta di un piano volto a sostenere la ripresa economica e sociale del Paese e a promuovere la transizione verso un’economia sostenibile.

I fondi, pari a 222 miliardi di euro, saranno erogati nell’arco dei prossimi sei anni attraverso programmi nazionali, regionali e locali. Questo piano rappresenta un’opportunità unica per le imprese italiane, che potranno accedere a finanziamenti per investimenti nella digitalizzazione, nella modernizzazione della produzione e delle infrastrutture, nonché nella conservazione a norma.

Una buona gestione dei fondi previsti dal PNRR sarà dunque fondamentale per garantire lo sviluppo economico del Paese. La conservazione a norma può costituire un elemento essenziale per trarre beneficio dai finanziamenti, poiché fornisce alle imprese la possibilità di raggiungere gli standard necessari per adeguarsi alle normative vigenti ed essere in grado di competere con successo sul mercato.

Il PNRR rappresenta un’occasione irripetibile per le imprese italiane che vogliono cogliere l’opportunità di modernizzare le proprie infrastrutture e processi produttivi secondo i più alti standard qualitativi ed ecologicamente sostenibili.

Quanto ti costa oggi archiviare oggi i tuoi documenti

Archiviare i documenti è un’attività importante per ottenere una corretta conservazione a norma. L’archiviazione della documentazione è un processo che può richiedere tempo ed impegno, ma può anche risultare piuttosto costosa. 

Il costo dipenderà in gran parte dal numero di documenti da archiviare, dalla tipologia di supporti da utilizzare e dalla durata dell’archiviazione.

Un’archiviazione cartacea può comportare un investimento iniziale piuttosto elevato, soprattutto se si devono acquistare contenitori adeguati, come ad esempio cassetti e armadi. Inoltre bisogna calcolare i costi di gestione, come le spese di trasporto e di stampa.

Se si opta per l’archiviazione digitale, i costi possono essere più bassi se si possiedono già strumenti come scanner e computer con software adeguato. L’investimento iniziale potrebbe consistere nell’acquisto del software necessario per la gestione della documentazione digitale, con il tempo però la quantità di denaro spesa sarà recuperata grazie alla facilità con cui saranno reperibili i documenti richiesti.

Creare un foglio di calcolo per fare una stima è un’ottima idea per conservare a norma le informazioni, fornire un modo semplice ed efficace per tenere traccia delle voci di bilancio, dei costi e dei guadagni. Si possono anche utilizzare i fogli di calcolo per registrare le informazioni in modo chiaro, ordinato e sicuro.

L’utilizzo di un foglio di calcolo consente di risparmiare tempo prezioso nella raccolta delle informazioni, di creare grafici e tabelle che aiutano a visualizzare i dati in modo più intuitivo.

Aneddoto: tutti i documenti fiscali disponibili con facilità

Una verifica da parte delle autorità competenti sulla gestione aziendale viene facilmente effettuata rendendo accessibili i dati regolarmente portati in conservazione a norma su un supporto informatico invece di dover andare nell’archivio polveroso di 10 anni per recuperare ogni documento giustificativo necessario alle autorità.

Grazie ai moderni sistemi di conservazione a norma, la consultazione dei documenti fiscali sarà semplice e veloce, saranno infatti catalogati e archiviati in modo ordinato, accessibili da qualsiasi dispositivo. 

Tutti i dati in conservazione a norma inoltre sono protetti da virus o intrusioni informatiche grazie agli standard di sicurezza più elevati che garantiscono una protezione ottimale, ed è possibile effettuare ricerche rapide attraverso l’utilizzo delle parole chiave, funzionalità che consente ai funzionari di recuperare rapidamente le informazioni desiderate all’interno dell’ archivio digitale, guadagnando molto tempo.

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