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Nel nostro precedente articolo, abbiamo analizzato i costi che si nascondono in una gestione documentale inefficiente. Ora è il momento di esplorare la soluzione in azione. Vedremo in pratica come un sistema di gestione documentale (ECM) non sia solo un archivio, ma un motore strategico che rivoluziona l’efficienza quotidiana e il ritorno sugli investimenti (ROI). Questa guida ti mostrerà il funzionamento pratico di questi strumenti e i benefici concreti che possono portare alla tua organizzazione.  

Le basi di un efficace sistema di archiviazione documenti

Tutto parte da una trasformazione fondamentale: abbandonare isole di informazioni sparse e caotiche per creare un’unica fonte di verità, un archivio centralizzato e intelligente. Ma come avviene questo passaggio?

Dalla scansione documentale all’acquisizione multicanale

Il primo passo è far entrare i documenti nel sistema, e un moderno ECM offre un approccio completo. La digitalizzazione e archiviazione documentale non riguarda solo la carta. Le informazioni vengono acquisite da ogni canale attraverso cui entrano in azienda.

• Scansione documentale – I documenti cartacei vengono digitalizzati tramite scanner o, più efficientemente, direttamente dalle stampanti multifunzione già presenti in ufficio, trasformando l’hardware esistente in un punto di accesso al sistema.
• Canali digitali – File di ogni formato (PDF, Word, Excel, immagini) vengono importati con un semplice trascinamento. Le email e le PEC, incluse quelle contenenti fatture o ordini, possono essere catturate automaticamente, mediante il modulo DMR (Digital Mail room) estraendo sia il corpo del messaggio che gli allegati.
• Integrazione con altri software – È possibile creare un ponte diretto con i software che già utilizzi, come il gestionale ERP, per la gestione dei documenti generati a gestionale, garantendo che non ci siano disconnessioni tra i diversi applicativi aziendali.

Oltre l’archivio gestionale: l’indicizzazione e l’organizzazione documentale

Una volta acquisiti, i documenti devono essere resi intelligenti. Un ECM è molto più di un semplice archivio gestionale perché non si limita a contenere i file, ma li comprende. Questo avviene tramite tre concetti chiave:

1. Metadata (Meta dati) – Sono come delle etichette digitali che descrivono il contenuto di un file (es. nome cliente, data del contratto, numero di fattura, pratica di riferimento). Questi dati sono il fondamento di una ricerca rapida e precisa. Permettono di trovare un documento non solo per il nome, ma per qualsiasi sua caratteristica.
2. OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) – Questa tecnologia è fondamentale. Legge il testo all’interno dei documenti scansionati e delle immagini, rendendo ogni singola parola ricercabile. In questo modo, puoi trovare una fattura cercando il nome di un prodotto al suo interno, o un contratto cercando una specifica clausola.
3. Classificazione automatica – Grazie a regole predefinite, il sistema può riconoscere un tipo di documento (es. un DDT) e applicare in automatico le giuste regole di archiviazione e i metadati. Questo migliora drasticamente l’organizzazione documentale e riduce l’errore umano.

La gestione elettronica dei documenti: automatizzare i processi di business

Se l’archivio intelligente è la base, l’automazione dei processi è il motore che genera l’efficienza. Un ECM non è un contenitore passivo, ma un agente attivo che muove le informazioni, assicurando che arrivino alla persona giusta al momento giusto.

Disegnare i processi documentali digitalizzati: il workflow

Il cuore di questa automazione è il cosiddetto workflow, o flusso di lavoro. Immaginalo come un navigatore GPS per i tuoi documenti. Si imposta un percorso predefinito (es. l’approvazione di una richiesta d’acquisto o la gestione documenti degli appalti) e il sistema guida il documento attraverso le tappe corrette, notificando le persone coinvolte e gestendo le scadenze.   Ad esempio, un responsabile acquisti crea una richiesta, il sistema la invia al suo manager per l’approvazione; una volta approvata, la invia all’amministrazione per la generazione dell’ordine. Ogni passaggio è tracciato e avviene senza intervento manuale.   Ma i workflow moderni non si limitano più a spostare i documenti: possono attivamente trasformarli e arricchirli. È qui che entrano in gioco piattaforme innovative come Xerox Workflow Central. Sono strumenti intelligenti, spesso basati su AI, che possono essere integrati direttamente nei flussi di lavoro per compiere azioni complesse, come fare riassunti, tradurre istantaneamente o convertire appunti scritti a mano in testo digitale.

Collaborazione e controllo con una moderna piattaforma documentale

Lavorare in team sui documenti diventa finalmente semplice e sicuro. Le moderne piattaforme di gestione documentale risolvono problemi molto comuni come il caos delle versioni multiple.

• Controllo versioni (Versioning) – Ogni volta che un documento viene modificato, il sistema salva una nuova versione, ma mantiene lo storico delle precedenti. Questo garantisce che tutto il team lavori sempre sull’ultima bozza approvata, eliminando il rischio di errori costosi.
• Approvazioni semplificate – Un documento può essere approvato con un semplice click, applicando un timbro digitale che ne certifica lo stato. Per processi più formali, è possibile integrare sistemi di Firma Elettronica Avanzata o Qualificata.

Piattaforme ECM leader come Xerox DocuShare, che implementiamo e personalizziamo per i nostri clienti, eccellono proprio in questo. Offrono un’interfaccia intuitiva per creare e gestire questi flussi di lavoro, rendendo la gestione elettronica dei documenti accessibile anche a utenti non tecnici e trasformando radicalmente il modo di collaborare.

Benefici operativi: più velocità nei servizi gestione documentale

Il primo impatto è sulla velocità e la fluidità del lavoro quotidiano. La ricerca di un documento passa da minuti (o ore) a pochi secondi. I cicli di approvazione, che prima richiedevano settimane, si concludono in giorni. Un team di assistenza clienti può rispondere istantaneamente alle richieste, recuperando in tempo reale l’intera storia documentale di una pratica. L’archiviazione e gestione documentale smette di essere un’attività manuale e dispendiosa e diventa un processo in background, automatico e invisibile.

Sicurezza e conformità con l’archiviazione documentale cloud

La sicurezza delle informazioni aziendali è una priorità assoluta. Un ECM la garantisce a più livelli. I permessi di accesso granulari assicurano che ogni utente veda e modifichi solo i documenti per cui è autorizzato. L’Audit Trail registra ogni singola azione compiuta su un documento (chi l’ha visualizzato, modificato, scaricato), fornendo una tracciabilità totale, fondamentale per la conformità a normative come il GDPR.   Inoltre, le soluzioni di gestione documentale basate su cloud offrono livelli di Disaster Recovery e continuità operativa che proteggono l’archivio documentale da guasti hardware, furti o disastri fisici.

Il ritorno economico (ROI) di un gestionale documentale

L’impatto sul bilancio è diretto e misurabile. Oltre ai risparmi evidenti su carta, stampa e archivi fisici, il vero ROI deriva dal valore del tempo recuperato e dei rischi operativi evitati. Lo dimostra il caso di studio di Arbet Aménagement, società specializzata in arredamenti per ufficio e spazi professionali, si trovava a fronteggiare una crescente complessità nella gestione dei documenti. L’azienda accumulava quotidianamente grandi quantità di fatture e documenti di progetto che venivano archiviati in formato cartaceo o in cartelle non strutturate. Questa situazione generava inefficienze significative: tempi lunghi per reperire i file, rischi di errori dovuti alla presenza di copie multiple e una lentezza generale nei processi di fatturazione e approvazione. L’impatto sulla produttività e sulla qualità del servizio al cliente era evidente, e la direzione ha deciso di affrontare il problema. La soluzione è arrivata con l’introduzione di Xerox DocuShare, piattaforma ECM configurata e personalizzata. L’implementazione ha reso possibile centralizzare la gestione documentale, consentendo al personale di caricare, cercare e condividere i file in modo rapido e sicuro. I risultati sono stati straordinari: l’efficienza è aumentata del 90%, grazie alla possibilità di recuperare i documenti in pochi secondi e alla riduzione drastica del tempo sprecato nella ricerca manuale. La fatturazione è diventata più rapida e precisa, migliorando anche il cash flow. Inoltre, la facilità d’uso di DocuShare ha favorito un’adozione immediata da parte dei dipendenti, senza necessità di lunghe fasi di formazione. Per Arbet Aménagement, la digitalizzazione si è tradotta in risparmi concreti e in un vantaggio competitivo significativo.

Implementare la giusta soluzione documentale per la tua azienda

Abbiamo visto come da un semplice file si arrivi a un processo controllato, sicuro e profittevole. Il passaggio da un archivio statico a un sistema documentale dinamico è ciò che trasforma la gestione dei documenti da un centro di costo a un asset che genera valore ogni giorno. Un ECM non è semplicemente un software di archiviazione documenti, ma un investimento strategico per rendere l’azienda più agile, sicura e competitiva. Ora che sai come funziona un ECM e quali benefici economici e operativi può portare, è il momento di vedere quali sono i passaggi per implementare un sistema di gestione documentale nella tua azienda. I nostri esperti di Gruppo DR te ne parleranno nel prossimo articolo.

Ti è mai capitato quel momento di gelo quando un cliente al telefono chiede un dettaglio preciso e tu, mentalmente, ripercorri decine di cartelle ed email, sperando di trovarlo in fretta? O la frustrazione di dover bloccare un processo, come l’approvazione di un acquisto per il titolare, o la chiusura di un report per il team Finance, perché manca un tassello, un documento che sai di avere, ma che è semplicemente introvabile?

La fatturazione elettronica europea è destinata a diventare obbligatoria in tutti i Paesi membri dell’Unione Europea entro il 2030. Questo cambiamento epocale è stato sancito dal pacchetto di riforma ViDA (VAT in the Digital Age), approvato ufficialmente l’11 marzo 2025 dal Consiglio dell’UE.