Dopo aver preso coscienza dei costi nascosti di una gestione documentale inefficiente e aver visto come funziona un ECM e il suo ROI, è naturale chiedersi da dove iniziare. Implementare soluzioni ECM è un percorso strategico che richiede un’attenta progettazione e competenza.
Questa guida è pensata per darti una roadmap chiara di questo processo, mostrandoti quali sono i passaggi che noi di Gruppo DR consigliamo e seguiamo insieme ai nostri clienti per garantire una trasformazione digitale sicura e un risultato misurabile.
Enterprise Content Management Strategy: partire da un progetto pilota
L’idea di digitalizzare e automatizzare l’intera azienda in un colpo solo può sembrare affascinante, ma è spesso irrealistica e rischiosa, soprattutto per le PMI o per le organizzazioni complesse. La strada più sicura ed efficace è quella dell’evoluzione, non della rivoluzione. Un’enterprise content management strategy di successo parte quasi sempre da un progetto pilota ben definito.
Perché un approccio graduale è la scelta migliore
Partire da un singolo reparto o da un processo specifico è una scelta strategica che offre enormi vantaggi. Primo fra tutti, la riduzione del rischio: un progetto circoscritto permette di testare la soluzione, adattarla e imparare sul campo senza stravolgere l’intera operatività aziendale.
In secondo luogo, permette di ottenere un ROI veloce e misurabile. È molto più semplice ed efficace misurare i benefici su un processo ben definito (come il ciclo di approvazione delle fatture passive o la gestione degli ordini dei clienti) e dimostrare il valore dell’investimento in pochi mesi.
Infine, il successo del primo reparto crea degli ambasciatori del cambiamento: un team soddisfatto e più efficiente diventerà il miglior promotore per estendere l’adozione della piattaforma al resto dell’azienda, superando le naturali resistenze.
Come scegliere il reparto giusto per il tuo ECM business
Come identificare, quindi, il candidato ideale per il progetto zero? La scelta dovrebbe basarsi su criteri oggettivi. Cerca un’area aziendale che presenti queste caratteristiche:
- Problematica importante – Parti da dove il problema è più sentito. L’ufficio amministrazione sommerso dalla carta? L’ufficio tecnico che fatica a gestire le revisioni dei progetti? Lì dove l’inefficienza crea più frustrazione, il beneficio sarà più apprezzato.
- Processo chiaro – Scegli un flusso di lavoro ben definito e ripetitivo, come la gestione dei contratti fornitori, l’onboarding di un nuovo dipendente o la gestione delle non conformità per un responsabile qualità.
- Metriche misurabili – Identifica un’area dove sia facile misurare un prima e un dopo. Ad esempio: tempo medio di approvazione di una fattura, numero di errori nell’archiviazione mensile, tempo necessario per recuperare una pratica cliente. Questi numeri saranno fondamentali per costruire il tuo business case.
Ottenere l’approvazione: come presentare un progetto di gestionale ECM
Una volta identificato il progetto pilota, devi ottenere il via libera dalla direzione. Per farlo, non basta descrivere i benefici qualitativi; servono numeri e un piano chiaro. Devi costruire un business case convincente.
Quantificare il problema: i numeri che parlano la lingua del management
Nessuna direzione approva un progetto basandosi solo sulle sensazioni. È necessario tradurre i problemi in costi concreti. Ripartendo dai dati visti nel primo articolo, calcola l’impatto economico dell’inefficienza nel reparto pilota. Quante ore di lavoro vengono perse ogni settimana nella ricerca di documenti?
Moltiplica quel numero per il costo orario medio del personale. Aggiungi i costi diretti di carta, stampa, toner e spazio fisico degli archivi. Questo numero rappresenta il costo attuale dell’inerzia, un dato molto efficace che cattura l’attenzione di chiunque gestisca un budget.
Puoi calcolare il ROI più velocemente usando il nostro calcolatore del ritorno sull’investimento su un ECM.
Definire il guadagno: i vantaggi del nuovo workflow ECM
Dopo aver definito il costo del problema, devi illustrare il valore della soluzione. Non limitarti a dire che sarete più efficienti. Quantifica i benefici attesi. Un workflow ECM ben progettato può portare a risultati specifici:
- ROI Operativo: “Prevediamo di ridurre i tempi del ciclo approvativo delle fatture del 50%, passando da 10 a 5 giorni.” Oppure: “Stimiamo di recuperare 5 ore a settimana per ogni membro del team amministrativo, tempo che verrà reinvestito in attività di controllo di gestione”.
- ROI Strategico: “Azzereremo il rischio di penali per mancato rispetto delle scadenze contrattuali” oppure “Garantiremo la piena tracciabilità dei documenti, fondamentale per la nostra certificazione di qualità e per la conformità al GDPR”.
Presentare obiettivi chiari e misurabili dimostra che il progetto non è un semplice acquisto di software, ma un investimento strategico con un ritorno calcolabile.
Scegliere il giusto software ECM: on-premise o in cloud
Una volta ottenuto il via libera, arriva la scelta tecnologica. Le soluzioni ECM moderne offrono diverse modalità di implementazione, e la scelta dipende dalle esigenze specifiche della tua azienda.
La soluzione on-premise: massimo controllo, maggiore impegno IT
Installare il software ECM sui server aziendali (on-premise) offre il massimo controllo sull’infrastruttura e sui dati. È la scelta preferita da aziende con requisiti di sicurezza molto specifici o con un reparto IT strutturato, in grado di gestire la manutenzione e gli aggiornamenti. L’investimento iniziale è solitamente più alto (costi di licenze e hardware) ma offre un livello di personalizzazione potenzialmente illimitato. Un esempio, in questo caso, è Xerox Docushare, implementabile sia on-premise, sia su cloud privato.
La flessibilità dell’ECM Cloud Computing: scalabilità e accessibilità
Le soluzioni ECM in cloud, come Xerox Docushare Go, hanno rivoluzionato il mercato. L’accesso al software di management system avviene tramite browser, senza installare nulla in azienda, per questo si parla di Software-as-a-Service o SaaS. I vantaggi sono enormi, specialmente per le PMI:
- Costi operativi (OPEX): si paga un canone mensile o annuale, evitando grandi investimenti iniziali.
- Avvio rapido: l’implementazione è molto più veloce.
- Manutenzione zero: aggiornamenti, sicurezza e backup sono gestiti dal fornitore.
- Scalabilità: la soluzione cresce con l’azienda, senza bisogno di acquistare nuovi server.
- Accessibilità: perfetta per aziende con più sedi o team in smart working.
E SharePoint? Un ottimo strumento di collaborazione, ma non un sistema ECM completo
Molte aziende usano già SharePoint, parte della suite Microsoft 365. È uno strumento eccellente per la collaborazione e la condivisione di documenti “vivi”. Tuttavia, non nasce come un vero enterprise content management system. Manca di funzionalità avanzate per l’acquisizione massiva di documenti (es. scansioni), per la gestione di workflow complessi e per l’integrazione con processi di conservazione a norma. Spesso, la soluzione migliore è affiancarlo a un vero ECM di document management, come Xerox DocuShare Go, traendo i massimi benefici dalle specificità delle due applicazioni.
Il partner fa la differenza: i servizi ECM di Gruppo DR
La scelta della tecnologia è solo metà del lavoro. Il successo di un progetto di gestione dei contenuti aziendali dipende criticamente dalla competenza del partner che lo implementa. Un software, per quanto potente, è solo uno strumento. Grazie all’esperienza di partner come Gruppo DR, potrai sfruttarlo al massimo e trasformarlo in una soluzione efficace.
Il nostro metodo si basa su un approccio consulenziale e attento ai bisogni specifici di ciascun cliente:
- Analisi – Non vendiamo un prodotto, ma ascoltiamo le tue esigenze. Analizziamo i processi e contenuti aziendali per capire a fondo le tue sfide.
- Progettazione – Disegniamo una soluzione su misura. Scegliamo la tecnologia (come la potente e flessibile piattaforma Xerox DocuShare) e la modalità di implementazione (Cloud, On-premise o ibrida) più adatta a te.
- Implementazione e integrazione – Ci occupiamo di tutto il processo, configurando l’ECM system e integrandolo con i software che già usi in azienda, come il tuo ERP, per un flusso di lavoro senza interruzioni.
- Formazione e supporto – Affianchiamo i tuoi team con una formazione mirata per garantire un’adozione rapida e di successo. Rimaniamo al tuo fianco con un supporto continuo nella gestione dell’ECM per aiutarti a evolvere nel tempo.
Dalla roadmap all’azione: prossimo passo, la gestione dei contenuti
Ora hai una roadmap chiara: partire da un progetto pilota; costruire un business case solido basato sul ROI; e soprattutto scegliere non solo una tecnologia, ma un partner esperto che ti guidi nel processo. Questo è il piano d’azione per implementare con successo le tue soluzioni ECM.
Ma per rendere la tua gestione documentale aziendale davvero a prova di futuro, all’efficienza operativa va aggiunto un ultimo, fondamentale tassello: la validità legale nel tempo. Nel nostro prossimo articolo, chiuderemo il cerchio affrontando il tema dell’automazione dei processi di conservazione a norma grazie a un ECM, per garantire che ogni documento non sia solo gestito bene, ma anche che il tuo archivio sia legalmente inattaccabile.