Lo smart working, il lavoro ibrido e i team distribuiti sono passati da essere un’eccezione temporanea a una prassi consolidata per moltissime aziende. Questa nuova flessibilità ha portato benefici innegabili, ma ha anche fatto emergere un punto debole che molti manager e responsabili IT stanno ora affrontando: la gestione documentale in cloud.
Quando i dipendenti non sono più tutti sotto lo stesso tetto, gli archivi iniziano a frammentarsi. I documenti si disperdono sui desktop di casa, vengono scambiati in modo incontrollato via email o, peggio, archiviati su piattaforme cloud personali non autorizzate. Per i manager, questo si traduce in una perdita di controllo sui processi; per i responsabili IT, è un problema per la sicurezza e la conformità.
Per abilitare un vero smart working produttivo e sicuro, serve una strategia. La soluzione parte da una gestione documentale pensata fin dall’origine per questo scopo.
La gestione dei documenti aziendali nel lavoro ibrido
Prima di parlare di soluzioni, è fondamentale riconoscere i punti dolenti (pain points) che sia i manager operativi sia i responsabili IT vivono quotidianamente in un contesto di lavoro distribuito.
Il caos dei dati: la proliferazione di archivi documentali frammentati
Il primo sintomo è il caos. Quando il server aziendale non è l’unica fonte di verità, i “silos” di dati esplodono. Iniziare ad archiviare in rete in modo non controllato, con file su PC personali, email e spazio condiviso online non aziendale, crea un archivio virtuale caotico. Questo porta a molteplici versioni della verità, in alcuni casi contrastanti tra loro, rendendo impossibile trovare il file ufficiale e validato. La collaborazione, invece di migliorare, si arena.
Il rischio per la sicurezza dati aziendali e la conformità GDPR
Questo è una delle preoccupazioni principali di ogni IT Manager. Come si può controllare l’accesso a file sensibili (es. dati HR, contratti, listini prezzi) quando questi vengono consultati da reti domestiche non protette? La condivisione dei file non rispetta più le norme GDPR. Un link inoltrato per errore o un dispositivo personale smarrito possono trasformarsi in un costoso data breach. Serve un software di protezione documenti aziendali efficace, perché tracciare chi ha visto o modificato un documento diventa un’impresa.
Il blocco dei processi: come gestire i workflow digitali da remoto
Molti processi aziendali critici dipendevano dalla presenza fisica: la firma di una nota spese, l’approvazione di una fattura, la protocollazione di un contratto. Da remoto, questi processi basati su carta o su scambi di email non strutturati si bloccano, creando colli di bottiglia operativi che rallentano l’intera gestione documentale delle aziende.
Perché VPN, cloud generici e file sharing non bastano
Di fronte all’emergenza, molte aziende hanno reagito adottando due soluzioni apparentemente semplici, che però si rivelano inadeguate sul lungo termine.
I limiti della VPN: lentezza e una sicurezza ormai superata
La prima reazione di molti reparti IT è stata: “Facciamo collegare tutti in VPN”. Sebbene necessaria per alcuni accessi, la VPN è spesso lenta, appesantisce la rete e si basa su un concetto di sicurezza perimetrale (o sei dentro o sei fuori) ormai superato.
I limiti di cloud generici e file sharing: gestione e automazione
Come abbiamo visto nel nostro articolo precedente, Dropbox, Google Drive o SharePoint strumenti sono eccellenti per archiviare e condividere file statici. Ma un’azienda non gestisce file, gestisce processi. Manca l’automazione (workflow), manca una gestione avanzata delle versioni, manca l’integrazione nativa con il gestionale e manca un vero audit trail indispensabile per la conformità. Sono ottimi spazi digitali, non uno strumento che permette di gestire la complessità dei flussi aziendali.
I vantaggi di una piattaforma documentale nata per il cloud (ECM)
La risposta strategica è un ECM (Enterprise Content Management) in cloud. Una piattaforma documentale pensata per il lavoro di team, che collaborano insieme da remoto o in modalità ibrida, si basa su tre proprietà fondamentali.
1- Centralizzazione e accesso unificato all’archivio documentale
Tutti i documenti aziendali risiedono in un unico archivio sicuro e centralizzato. Che tu sia in ufficio, a casa in smartworking o da un cliente, accedi sempre e solo all’unica versione corretta e ufficiale del file. Il caos delle versioni multiple e la necessità di catalogare file manualmente scompaiono.
2- Sicurezza granulare e tracciabilità completa degli accessi
La sicurezza non è più rigida come in una VPN. Con un programma di gestione documenti professionale, si definisce con precisione chi può vedere, modificare, stampare o condividere ogni singolo documento o cartella. Ogni singola azione viene registrata in un log di Audit trail inalterabile. Questo rende la gestione digitale dei documenti conforme al GDPR e tracciabile.
3- Continuità operativa grazie ai workflow digitali
I processi aziendali (approvazioni, firme, revisioni) diventano digitali e si muovono automaticamente. L’approvazione di una fattura o la firma di un contratto non si fermano più perché una persona sta lavorando da casa. Il sistema invia notifiche, gestisce i solleciti e traccia ogni fase, garantendo la piena continuità della gestione elettronica dei documenti.
Caso studio reale: come gestire un team distribuito in sicurezza
Le sfide dello smart working sono, in realtà, le stesse di qualsiasi team distribuito. Che i tuoi collaboratori siano nelle loro case o, come nel caso di un nostro cliente, in sei diverse filiali, il problema fondamentale non cambia: come garantire a tutti un accesso immediato, sicuro e controllato alla stessa, unica fonte di verità?
La sfida: 6 sedi aziendali e 67.000 documenti cartacei
Un nostro cliente, un’importante azienda del settore termo-idraulico, gestiva sei punti vendita distribuiti sul territorio. Ogni anno producevano circa 67.000 Documenti di Trasporto (DDT) cartacei. Questo creava diversi problemi logistici, poiché i documenti firmati in una filiale dovevano essere spediti fisicamente in sede centrale per la fatturazione.
I processi erano lenti, costosi (con costi di stampa e archiviazione elevati) e la ricerca di un documento era quasi impossibile. Inoltre, era impossibile sapere in tempo reale se un DDT era stato firmato, dove si trovasse fisicamente o chi lo avesse consultato. Serviva molto più di un programma per archiviare documenti cartacei.
La soluzione DS Go: accesso cloud unificato e firma digitale
Per risolvere queste criticità, abbiamo implementato una soluzione cloud-native basata su Xerox® DocuShare® Go (DS Go), creando un archivio documentale digitale e centrale.
- Accesso immediato e sicuro – Grazie all’integrazione con i tablet di firma digitale Wacom, un DDT firmato nella filiale di Biella è ora immediatamente disponibile per l’amministrazione nella sede di Novara. L’accesso è unificato e protetto da permessi granulari.
- Integrazione dei dati – Il sistema è stato integrato con il gestionale SAP Business One, creando un flusso dati aziendale coerente tra logistica e amministrazione.
- Tracciabilità completa – DS Go non solo archivia, ma traccia ogni accesso. Ogni visualizzazione, modifica o condivisione viene registrata in un log di audit trail.
Il risultato: efficienza e controllo anche con team distribuiti
La soluzione ha trasformato l’operatività del team distribuito. L’amministrazione ora può intervenire tempestivamente se un documento non viene firmato correttamente. I manager hanno la certezza che tutti stiano guardando lo stesso file aggiornato.
Inoltre, è garantita la conservazione a norma (tramite Legal Archive) ed è stato abilitato un accesso sicuro anche per i clienti, che possono consultare i propri documenti.
La piattaforma di gestione documentale in cloud ha eliminato il problema della distanza fisica. Che i tuoi collaboratori siano in sei filiali diverse o nelle loro case in smart working, il risultato è lo stesso: tutti accedono alla stessa unica fonte di verità in tempo reale, in modo sicuro e controllato. L’azienda ha ottenuto una significativa riduzione dei costi di gestione, ha velocizzato i processi di fatturazione e ha migliorato enormemente il servizio clienti.
DS Go: il software gestione documentale per lo smart working sicuro
Il caso studio dell’azienda termo-idraulica dimostra perché DS Go è la soluzione ideale per il moderno lavoro ibrido, offrendo flessibilità e controllo. Essendo una piattaforma cloud-native (nata per il cloud, non adattata), è intrinsecamente veloce, reattiva e accessibile da qualsiasi browser o dispositivo mobile. Si aggiorna automaticamente, eliminando la necessità di manutenzione IT, e scala con l’azienda.
Per i Responsabili IT, DS Go offre la massima tranquillità: la sua architettura poggia su fondamenta solide per la sicurezza. Sfrutta infrastrutture cloud protette, offre crittografia avanzata dei dati e fornisce tutti gli strumenti di controllo accessi e audit trail necessari per una gestione dei documenti in cloud pienamente conforme al GDPR.
Lo smart working non è un problema tecnico, è una scelta strategica
Lo smart working sicuro ed efficiente non può basarsi su soluzioni improvvisate come VPN lente o programmi di archiviazione o file sharing generici. Richiede una piattaforma documentale centrale, pensata per questo.
Smettere di avere soluzioni provvisorie basate su software documentali e altri strumenti inadatti è il primo passo. Scegliere un ECM cloud moderno come DS Go e affidarsi a un partner esperto come Gruppo DR per l’analisi dei processi, l’implementazione e l’integrazione, significa trasformare il lavoro ibrido da un rischio a un vero e proprio vantaggio competitivo. Contattaci per un’analisi gratuita.