Nei nostri articoli precedenti, abbiamo intrapreso un percorso che ci ha portati a svelare i costi nascosti dell’inefficienza, a capire il funzionamento di un sistema ECM e a definire una roadmap per la sua implementazione. Abbiamo raggiunto l’efficienza. Ma c’è un’ultima, fondamentale domanda che ogni manager, titolare di PMI o professionista responsabile deve porsi: “I miei documenti digitali, così efficientemente organizzati, sono anche legalmente validi nel tempo?”.
L’efficienza senza conformità è un rischio che non ci si può permettere. È qui che entra in gioco la conservazione a norma, il processo che chiude il cerchio, unendo la produttività quotidiana garantita da un ECM alla sicurezza legale a lungo termine. Questo non è un dettaglio tecnico per specialisti, ma la base di una strategia documentale aziendale.
A cosa serve la conservazione digitale?
Per capire l’importanza della conservazione a norma, dobbiamo prima chiarire una delle confusioni più comuni nel mondo della digitalizzazione: la differenza tra archiviare e conservare.
Perché salvare un PDF o una PEC non basta
Salvare un file in una cartella del server, su un disco esterno o in un comune archivio digitale di documenti è un’operazione di archiviazione. È utile per l’accesso e la consultazione rapida, ma non offre alcuna garanzia legale nel tempo. Una semplice copia digitalizzata o un file PDF, infatti, non possiede le caratteristiche intrinseche per dimostrare, a distanza di anni, la sua:
- autenticità: la certezza della sua origine;
- integrità: la certezza che non sia stato modificato dopo la sua creazione;
- affidabilità e reperibilità: la certezza che sia sempre leggibile e rintracciabile.
In caso di contenzioso o di verifica fiscale, un file salvato in questo modo potrebbe non avere valore probatorio.
Cosa si intende per conservazione a norma
La conservazione a norma non è un luogo fisico o digitale, ma un processo di conservazione normato da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014. Questo processo applica al documento informatico una serie di procedure tecnologiche e legali che ne sigillano il valore nel tempo.
Possiamo immaginarlo come una notarizzazione digitale. Attraverso l’uso di strumenti come la firma digitale e la marca temporale che vengono applicati nel momento in cui il documento viene trasferito sulla piattaforma del conservatore, il documento viene cristallizzato in un “pacchetto di versamento”, rendendolo legalmente valido e opponibile a terzi. È l’unica procedura che garantisce la conservazione legale del patrimonio informativo aziendale.
La conservazione a norma e la conservazione sostitutiva sono due concetti spesso confusi nell’ambito della gestione documentale digitale, ma presentano differenze sostanziali sia dal punto di vista normativo che operativo.
Conservazione a norma – È il processo che garantisce la validità legale nel tempo dei documenti informatici. Assicura che i documenti mantengano autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità. Non si tratta semplicemente di archiviare file digitali, ma di rispettare un iter rigoroso che si applica a qualsiasi documento nato in formato digitale o digitalizzato, a prescindere dalla sua origine analogica o elettronica.
Conservazione sostitutiva – è una definizione più tradizionale, nata per indicare il processo con cui un documento cartaceo viene trasformato in digitale e sostituito legalmente dalla sua copia informatica. In passato, questo concetto era regolato da norme specifiche (come il DMEF 23 gennaio 2004 e il DPCM 3 dicembre 2013), oggi in parte superate dalle linee guida AgID. Tuttavia, il termine è ancora utilizzato per descrivere la sostituzione del supporto cartaceo con uno digitale, rispettando requisiti tecnici e giuridici per garantire la valenza legale del nuovo documento.
Parlare di “conservazione a norma” è oggi più corretto e completo, poiché copre tutti i tipi di documenti informatici e si fonda su un approccio sistemico, aggiornato e normativamente riconosciuto.
Obbligo conservazione documenti fiscali: la normativa spiegata semplice
La conformità non è una scelta, ma spesso un preciso obbligo di legge. Comprendere quali documenti sono coinvolti e per quanto tempo è fondamentale mantenerli. La conservazione sostitutiva è obbligatoria per tutti i documenti fiscali e legalmente rilevanti che nascono in formato digitale, e fortemente consigliata per quelli degli archivi cartacei che vengono digitalizzati.
L’elenco dei documenti per la conservazione è lungo, ma tra i più comuni troviamo:
- Fatture elettroniche: sia del ciclo attivo che passivo.
- Libri e registri contabili: come la conservazione sostitutiva del libro giornale, i registri IVA e il libro degli inventari.
- Libro Unico del lavoro (LUL): la sua conservazione digitale è un obbligo preciso.
- Documenti di trasporto (DDT): per la conservazione sostitutiva DDT, la normativa è chiara, specialmente per quelli firmati digitalmente.
- Messaggi PEC: tutti i messaggi di Posta Elettronica Certificata che hanno rilevanza legale o commerciale è necessario un’archiviazione sostitutiva delle PEC.
- Contratti: la conservazione sostitutiva dei contratti firmati digitalmente è essenziale per garantirne la validità nel tempo.
Per assicurare la validità probatoria della copia digitale sostitutiva di un documento cartaceo ai sensi dell’art. 23-bis del CAD, è necessario che il processo di digitalizzazione avvenga seguendo le Linee guida AgID ovvero vengano rispettate specifiche condizioni normative, tecniche e procedurali previste dalla legislazione italiana.
- Processo di digitalizzazione conforme – La scansione del documento cartaceo deve avvenire con strumenti che garantiscano la fedeltà del contenuto e della forma.
- Il processo deve essere tracciabile, documentato e descritto nel Manuale della conservazione.
- Apposizione della firma elettronica qualificata o digitale – La copia digitale deve essere sottoscritta da parte del responsabile del processo o di un pubblico ufficiale (a seconda del tipo di documento). Questo assicura l’autenticità della copia.
- Marca temporale – Deve essere apposta per garantire la data certa e l’integrità del documento nel tempo.
- Conservazione a norma – Il documento digitalizzato deve essere versato in un sistema di conservazione digitale conforme, sotto la responsabilità di un Responsabile della Conservazione.
- Distruzione dell’originale cartaceo (opzionale ma possibile) – Una volta effettuata correttamente la conservazione sostitutiva, è possibile distruggere l’originale cartaceo, poiché la copia digitale ne ha valore legale equivalente (salvo obblighi specifici in ambito sanitario o giudiziario).
Per quanto tempo si devono conservare i documenti?
Una delle domande più frequenti è per quanto tempo si devono conservare i documenti. La normativa civilistica e fiscale italiana (Art. 2220 c.c. e normative fiscali) impone, per la maggior parte dei documenti contabili e della corrispondenza commerciale, un periodo di conservazione di 10 anni. Il processo di conservazione a norma è l’unico che garantisce la piena leggibilità e il valore legale del documento per tutto l’arco temporale richiesto, proteggendo l’azienda da qualsiasi contestazione futura.
Un servizio di archiviazione integrato con il tuo ECM
Potresti chiederti come fare a gestire questa complessità. La risposta sta nell’integrazione tra ECM e processi di conservazione a norma, e nell’affidarsi a un partner competente e con esperienza. Non devi diventare un esperto di normativa, ma puoi dotarti di un sistema che gestisca la conformità per te.
Dalla gestione quotidiana all’archivio a norma: un flusso unico e automatico
La soluzione più efficace è quella che integra l’Enterprise Content Management utilizzato per il lavoro di ogni giorno con il sistema di conservazione. L’ECM, come Xerox DocuShare, è il sistema vivo in cui i documenti vengono creati, approvati, modificati e consultati. Una volta che un documento conclude il suo ciclo di vita attivo (ad esempio, una fattura dopo la chiusura dell’esercizio fiscale), il sistema lo invia automaticamente al processo di conservazione, senza che l’utente debba compiere alcuna azione manuale. Si realizza così una gestione documentale con archiviazione e conservazione fluida e senza interruzioni.
Il valore del partner: conservatori digitali accreditati e il metodo Gruppo DR
La conservazione a norma è un’attività delicata che non può essere improvvisata. La legge prevede che sia gestita da figure specifiche, i conservatori digitali accreditati da AgID, che si assumono la responsabilità del processo.
Qui emerge il valore strategico di un partner come Gruppo DR. Non devi preoccuparti di gestire i rapporti tecnici e normativi con questi enti. Noi agiamo come tuo interlocutore unico, offrendo un servizio di archiviazione sostitutiva in completo outsourcing della conservazione sostitutiva. In qualità di PSO (Partner Selected Outsourcer) del conservatore accreditato Ifin Sistemi, ci occupiamo di tutto:
- Configuriamo il flusso sul tuo ECM.
- Prepariamo i documenti secondo gli standard tecnici richiesti.
- Gestiamo l’invio in conservazione.
- Monitoriamo il processo e ti forniamo l’evidenza legale dell’avvenuta conservazione.
Per avere il controllo completo sull’efficienza e il buon funzionamento del processo di conservazione, è possibile implementare anche una dashboard che tiene traccia, in modo automatico, di tutti i documenti che vengono salvati sul software di gestione documentale.
Il risultato: un’archiviazione documentale elettronica completa e sicura
Il risultato finale è un archivio elettronico dei documenti che offre il meglio di due mondi: l’efficienza, la collaborazione e la rapidità di un ECM per il lavoro di ogni giorno, e la sicurezza, la conformità e il valore legale garantiti da un processo di conservazione a norma per il futuro. Il tutto gestito da un unico partner che ti libera da ogni complessità.
Nel contesto attuale, caratterizzato da una crescente minaccia informatica, le aziende sono esposte a gravi rischi derivanti da attacchi tramite malware, virus o ransomware (es. cryptolocker). Questi attacchi possono criptare o distruggere dati aziendali vitali, rendendo inaccessibili i documenti operativi e bloccando le attività per giorni o settimane.
In questo scenario, la conservazione digitale a norma si rivela uno strumento cruciale per garantire la continuità aziendale. Questo sistema è protetto, ridondato e spesso ospitato presso conservatori accreditati, conformi a standard di sicurezza come ISO 27001. In caso di attacco informatico che compromette i sistemi locali, i documenti conservati a norma rimangono integri, accessibili e disponibili per il ripristino delle operazioni.
In altre parole, la conservazione a norma funziona come un repository certificato, che assicura la sopravvivenza dei documenti transattivi critici, come:
- fatture attive e passive,
- contratti firmati digitalmente,
- registri contabili e fiscali,
- comunicazioni PEC e notifiche elettroniche.
Questa disponibilità consente di dimostrare la propria posizione fiscale e contrattuale, continuare a gestire incassi e pagamenti, fornire documentazione a clienti, fornitori e autorità, e ripristinare rapidamente i processi amministrativi.
Trasforma un obbligo in un’opportunità strategica
La trasformazione digitale non è solo una questione di efficienza, ma anche di sicurezza e lungimiranza. Cogliere l’occasione per implementare un sistema di gestione documentale più produttivo, completo e a norma è una scelta strategica che protegge l’azienda e la posiziona per il futuro. Unire efficienza e conformità è il nuovo standard per le aziende competitive.
Gruppo DR ha l’esperienza e le partnership certificate per realizzare questo sistema integrato per te. Contattaci per un’analisi gratuita.