Gestione documentale LE SOLUZIONI DI GRUPPO DR
La Gestione Documentale
In un mondo sempre più orientato verso la digitalizzazione, la gestione documentale assume un ruolo cruciale per le aziende di ogni settore.
Questo processo non si limita alla semplice archiviazione di documenti, ma abbraccia un sistema integrato di formazione, gestione e conservazione a norma dei documenti.
L’efficienza, la sicurezza e l’accessibilità delle informazioni sono gli obiettivi chiave di una gestione documentale efficace. In un’epoca in cui la protezione dei dati e la conformità alle normative sono fondamentali, adottare una strategia adeguata per la gestione dei documenti diventa indispensabile.
Nel nostro ultimo articolo, esploriamo in dettaglio il concetto di gestione documentale, le sue fasi fondamentali e le best practice per implementare un sistema di gestione documentale efficiente e sicuro.
Approfondiamo inoltre gli strumenti e le soluzioni software disponibili, offrendo un’analisi completa su come possono trasformare la gestione dei documenti in un vero e proprio vantaggio competitivo per la tua azienda. Scopri di più sul nostro approccio innovativo alla gestione documentale e come possa beneficiare la tua organizzazione, leggendo il nostro articolo completo qui.
Le soluzioni di Gruppo DR e XEROX per la gestione documentale
digital mail room
La gestione documentale può rappresentare una sfida per qualsiasi organizzazione, ma l’attivazione di una Digital MailRoom (DMR) offre una soluzione innovativa e altamente efficiente.
Automazione, smistamento intelligente, archiviazione sicura, riduzione dei costi e dell’impatto ambientale, sicurezza dei dati e miglior servizio al cliente sono solo alcuni dei vantaggi che questa soluzione può offrire. È arrivato il momento di abbracciare il futuro e trasformare la gestione documentale nella tua organizzazione con una Digital MailRoom.
AI & ML per acquisizione contenuti
L’utilizzo di AI e ML per l’indicizzazione dei documenti offre vantaggi significativi rispetto all’indicizzazione manuale. Queste tecnologie automatizzano il processo, migliorano la velocità, la coerenza e la precisione, riducendo al contempo il carico di lavoro degli operatori umani e consentendo una migliore organizzazione e ricerca delle informazioni.
gestione del protocollo informatico
La protocollazione informatica dei documenti offre vantaggi significativi in termini di efficienza, accessibilità, sicurezza, collaborazione, tracciabilità, automazione dei processi e conformità normativa. Questi vantaggi migliorano l’efficacia operativa e la gestione delle informazioni all’interno delle organizzazioni che l’utilizzano.
gestione documentale con docushare
Xerox DocuShare è una piattaforma di gestione dei contenuti aziendali (ECM) multilingue di respiro internazionale che nasce nel 1997 come soluzione per la digitalizzazione e l’organizzazione dei documenti cartacei e digitali.
Nel corso degli anni, Xerox DocuShare si è evoluta per offrire funzionalità avanzate di automazione dei processi, collaborazione, conformità e cloud. Attualmente, Xerox DocuShare è una piattaforma mobile, intuitiva e cloud-enabled che può essere implementata on-site o in un sicuro private cloud.
Processi approvativi e firma digitale
I processi approvativi con firma digitale di un sistema documentale sono dei flussi di lavoro che consentono di gestire in modo digitale e automatizzato le operazioni di verifica, validazione e sottoscrizione dei documenti informatici.
Si tratta di processi che si basano sulla firma digitale, che può essere una firma elettronica semplice, avanzata o qualificata. Quest’ultima è un tipo particolare di firma elettronica che garantisce la validità legale, l’integrità e l’autenticità dei documenti firmati.
Linee guida AgID
La gestione documentale è diventata una sfida sempre più complessa per le organizzazioni italiane, sia nel settore pubblico che privato. Con la crescente quantità di informazioni e documenti generati ogni giorno, è fondamentale adottare una strategia solida per garantire l’organizzazione, l’accessibilità e la sicurezza dei dati.
In Italia, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) svolge un ruolo fondamentale nello sviluppo di linee guida specifiche per la gestione documentale. È importante attenersi a queste linee guida nella regolamentazione della gestione documentale.
Tempistiche e documenti da portare in conservazione
Ogni tipologia documentale ha per legge tempi diversi di conservazione e non rispettarli può comportare sanzioni o contenziosi.
Si fa riferimento al Codice Civile, in particolare gli articoli da 2214 a 2220, per i tempi di conservazione per i documenti contabili;
Al Codice di Procedura Civile, negli articoli da 2947 a 2955, per i tempi di conservazione dei documenti relativi alle controversie legali;
Al Codice del Consumo italiano, in particolare l’articolo 33, per i tempi di conservazione per i documenti relativi alle transazioni commerciali con i consumatori;
Alla Normativa Fiscale Italiana, tra cui il D.P.R. 600/1973 e il D.P.R. 633/1972, per i tempi di conservazione per i documenti fiscali.
Vantaggi della Dashboard del processo di Conservazione
Monitorare quotidianamente e periodicamente quali documenti sono confluiti nell’archivio digitale aziendale, quali di questi sono documenti da portare in conservazione, raggrupparli per tipologia documentale e provvedere a creare i Pacchetti di Versamento (PdV), alimentare i campi dei metadati previsti dalla normativa e utili per le eventuali ricerche future, verificare quali PdV sono stati accettati dalla piattaforma di conservazione e verificare e correggere gli errori che hanno provocato lo scartamento di un pacchetto.
Questi sono solo alcuni degli aspetti che il Responsabile della Conservazione (RdC) aziendale deve saper gestire per ricoprire adeguatamente il ruolo e non fare incorrere in sanzioni l’organizzazione per cui lavora. Un compito difficile da svolgere senza disporre di un sistema automatizzato per la gestione del processo di conservazione a norma.