Attiva la conservazione sostitutiva secondo la normativa vigente
Quando, con l’avvento della rivoluzione informatica, si è dato il via alla digitalizzazione degli archivi pubblici e privati, il primo problema che si è presentato agli operatori è stato di natura conservativa (garantire la durata e la qualità di lettura dei documenti nel tempo) e legale (garantire l’autenticità dei documenti a norma di legge).
Oggi, la normativa riconosce la sostituzione dei tradizionali supporti cartacei della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, una rivoluzione iniziata nel 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59).
Successivamente, il “Codice dell’Amministrazione Digitale” (D.Lgs. 235/2010) ha riconosciuto la sostanziale equivalenza tra documento informatico e cartaceo, a patto che la veridicità del documento digitale venga seguita in tutte le sue fasi, ognuna soggetta a specifiche regole tecniche che, se non rispettate, possono invalidare l’intero processo.
Ecco perché nessuna azienda o ente pubblico può farsi trovare impreparato di fronte agli aggiornamenti e alle eventuali modifiche di legge: oggi il quadro normativo, ad esempio, prevede l’attuazione di nuove regole tecniche (G.U. n. 59 del 12 Marzo 2014) emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale a dicembre 2013 e che introducono l’adeguamento agli standard internazionali (OAIS–Dublin Core–ISO/IEC 27001:2005) e nazionali (UNI SInCRO), volti a garantire l’intelligibilità dei documenti nel tempo.
Si tratta di una sfida che il GruppoDR ha accettato da tempo: grazie ai nostri partner altamente qualificati, accompagniamo i clienti nella realizzazione dell’attività di gestione e conservazione documentale, proponendo, in alternativa, l’outsourcing documentale.
Con l’outsourcing si riducono i tempi di gestione dei documenti e si abbattono i costi legati alla stampa.
Affidandosi all’outsourcing, l’impresa non sarà impegnata nella formazione normativa, archivistica e tecnica del proprio personale sottraendo attenzione al core business. Anche i locali destinati all’archiviazione digitale possono considerarsi risorse da allocare in attività più vantaggiose per mantenere un decisivo livello competitivo.