Digitalizzazione di archivi cartacei - gruppo DR

Digitalizzazione di archivi cartacei

Scansione e distribuzione documenti

Tradizionalmente la digitalizzazione dei documenti aziendali ha sempre dovuto “fare i conti” con processi di scansione di documenti cartacei.
Questi processi di digitalizzazione e cattura delle informazioni vengono definiti con il temine “paper-flow” per distinguerli dai processi di gestione documentale in digitale definiti “work-flow”.
Nella realtà i “paper-flow” e i “work-flow” fanno parte di un unico flusso di lavoro e Xerox e i suoi partner hanno sviluppato nel tempo diverse soluzioni software che integrano il paper-flow nel work-flow aziendale.

Le principali funzionalità che questi software offrono sono:

  1. Integrazione con gli scanner delle fotocopiatrici aziendali ottimizzando e valorizzando gli investimenti effettuati;
  2. Catturare dati (testo, bar code, QR-code) dai documenti cartacei scanditi, unitamente ai dati provenienti da e-mail, documenti elettronici e gli “eventi” di database;
  3. Trasformare e normalizzare i dati in un formato standard;
  4. Analizzare il contenuto e dare il via a flussi di gestione in base alle condizioni prestabilite dai processi di approvazione;
  5. Guidare gli utenti nei processi di approvazione;
  6. Alimentare puntualmente tutti i sistemi di gestione documentale (DMS) e ERP, i file in hosting su cloud e i file server di rete;
  7. Distribuire informazioni nei flussi di lavoro disegnati secondo esigenza;
  8. Tracciare i lavori e avvisare gli utenti nelle fasi fondamentali; comunicare i dati analitici sull’utilizzo dei flussi di lavoro.

L’obiettivo è quello di ridurre i costi, automatizzare i flussi di lavoro, minimizzare l’impatto ambientale e migliorare la sicurezza e la conformità alle normative.

Servizi di scansione in outsourcing

Se la scansione e la distribuzione in rete dei documenti correnti possono venire gestite egregiamente dalle soluzioni che gestiscono i paper-flow e i work-flow nel momento in cui si arriva a valutare la digitalizzazione dell’archivi storici le problematiche da affrontare sono diverse.
Il vantaggio più immediatamente percepibile è sicuramente la riduzione degli spazi occupati dagli archivi cartacei – e spesso in una sede nel centro città già questo singolo beneficio può giustificare una decisione in tal senso.
Un secondo vantaggio è quelli della riduzione dei tempi di ricerca da parte del personale, ma questo beneficio, benché sia spesso di entità più rilevante, non è facile da quantificare e non sempre viene percepito.

Tuttavia la scelta su quali archivi e quanti “anni di archivio” storico conviene andare a digitalizzare merita sicuramente un’attenta riflessione per i tempi di digitalizzazione e i costi e connessi.
Gli aspetti da prendere in considerazione sono diversi:

  • La selezione di quali documenti di un qualsiasi raccoglitore vadano digitalizzati e quali tralasciare non è una scelta che si può demandare un impiegato qualunque.
  • La lavorazione con asportazione di graffette e punti metallici non è semplice specie se deve essere seguita da una ricomposizione dell’archivio cartaceo originale.
  • Infine il lavoro di indicizzazione per la costruzione delle chiavi di ricerca di ogni singolo documento può essere decisamente laborioso se non si decide di optare per una indicizzazione “full-text” ovvero dell’intero contenuto mediante software OCR/ICR che comunque non possono mai garantire un100% di affidabilità.

Quindi solo ove vi fosse un evidente necessità e riscontro dei benefici di una digitalizzazione dell’archivio storico conviene procedere spesso demandando la lavorazione a centri di servizio specializzati, collegati con il Gruppo DR che ove necessario possono anche avviare una conservazione sostitutiva a norma.

Un ragionamento a parte merita la digitalizzazione dell’archivio dei disegni tecnici.

Moduli Elettronici o e-forms

Secondo gli analisti il 75% dei documenti per l’avvio di un processo di qualsiasi organizzazione è costituto da “Moduli”.
Tradizionalmente sono cartacei, e anche quando si utilizzano dei moduli elettronici primitivi con i campi da compilare digitalmente questi poi vengono stampati per essere completati con altri requisiti come ad esempio timbro e firma.
In mancanza di una integrazione con i sistemi aziendali, l’importazione e l’utilizzo dei dati variabili raccolti viene effettuato manualmente, e spesso questo porta ad errori.
Inoltre i moduli che sono utilizzati più di qualsiasi altro tipo di documento in processi di Work-flow, e spesso cambiano proprietà funzionale mentre si muovono attraverso questi processi.
Con Xerox DocuShare®, invece, potrai disegnare i moduli, raccogliere elettronicamente le informazioni e le firme. Gli allegati dei moduli e i moduli stessi vengano auto-caricate nelle cartelle designate di Xerox DocuShare®.
Una volta compilati e presentati da un utente, i moduli elettronici possono anche attivare automaticamente i flussi di lavoro.

Nella figura seguente si può apprezzare come è stata strutturato l’add-on Liquid Office Form Server per la gestione degli E-form.