POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

posta elettronica certificata

PEC: MOLTI PREGI E QUALCHE DIFETTO

La PEC (Posta Elettronica Certiﬁcata) ha sostituito nella maggior parte dei casi la tradizionale Raccomandata A.R. La L. 120/2020, stabilisce l’obbligo della conservazione a norma della PEC per 10 anni. Tuttavia, esaurito l’obbligo di conservazione contrattualmente stabilito che normalmente ha una validità di 3 anni, il provider del servizio può eliminare la posta in eccesso privandovi di preziosi documenti. Disporre di un sistema di conservazione a norma evita perdite di documenti con valore probatorio e consente di portare in conservazione a norma la PEC, attivando un archivio legale contenente tutti i messaggi PEC presenti sulla casella.

Non applichi ancora la conservazione a norma alla tua PEC?

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i vantaggi di un archivio legale

Connessione a qualsiasi gestore PEC
Ricezione e invio di documenti con valore legale (avvisi, istanze, etc.)
Conservazione dei messaggi presenti sulla casella/e P.E.C.
Mantenere la validità di firma e della marca temporale
Nessun messaggio cancellato e certezza di contenuti non alterati
Facile gestione per l’utente

Chi può trarre vantaggio dalla gestione ottimizzata delle caselle pec?

PICCOLE E GRANDI IMPRESE
attente alla sicurezza dei documenti e alla sostenibilità ambientale

ATTIVITÀ SANZIONABILI
per cui la legge prevede lo specifico obbligo di conservazione a norma e soggette ad ispezioni

ENTI PUBBLICI
che si avvalgono di archiviazione elettronica per un elevato numero di documenti

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pec e disguidi

Come supportare la gestione della Posta Elettronica Certificata

Le PEC sono mail difficili da gestire con strumenti tradizionali: non vi è certezza che un messaggio letto sia stato effettivamente preso in carico. Un errore di comprensione o smistamento può causare ritardo nella risposta e conseguente danno, poiché la PEC è obbligatoria in molti tipi di comunicazione (es. verso Enti Pubblici). Al fine di evitare inconvenienti è indispensabile dotarsi di uno strumento di gestione che distingua lo stato di lettura dall’effettiva presa in carico e consenta di controllare lo spazio residuo delle caselle PEC, identificando gli utilizzatori e conservando le notifiche (accettazione e consegna).

la soluzione di gruppo dr si chiama ‘pec doc’ e permette di:

Profilare utenti e accessi, monitorandone le attività
Liberare spazio nelle caselle PEC per evitare l’esaurimento della capienza
Individuare le mail rischiose, grazie al filtro antispam
Cassaforte Digitale con trasferimento messaggi nel sistema di conservazione a norma
Mantenere nel tempo il valore probatorio