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Che cos'è la gestione dei documenti e come può aiutare la tua attività?

Che cos'è la gestione dei documenti e come può aiutare la tua attività? - Gruppo DR

"Gestione dei documenti" suona come qualcosa di cui solo un'azienda come McDonald's o Amazon deve preoccuparsi, non è così? In realtà, ogni azienda si occupa della gestione dei documenti, anche se non si può pensare di stampare, archiviare, copiare, scannerizzare con procedure ormai superate.

Una cattiva gestione dei documenti influisce negativamente anche sulla società più piccola, con costi per il business, i soldi e forse anche i clienti.

Stiamo esagerando? Considera le conseguenze per il tuo servizio clienti e la soddisfazione del cliente quando:

  • Non è possibile trovare un documento importante necessario per una riunione urgente con un cliente
  • Un documento che devi condividere con i clienti o i membri del team esiste solo in formato cartaceo
  • Devi accedere a un documento in viaggio o da casa, ma l'unica copia è in una cartella del tuo ufficio

Ci sono anche problemi di costo legati alla cattiva gestione dei documenti. Alcune aziende hanno così tanti documenti che hanno bisogno di affittare lo spazio in una struttura esterna per conservarli. Anche se stai conservando documenti e schedari, questo occupa una metratura nel tuo ufficio.

Anche i costi della carta, dell'inchiostro della stampante e del toner si sommano rapidamente. Se i dipendenti stanno stampando o copiando documenti personali, stampando troppe copie o utilizzando la stampa a colori quando non ne hanno bisogno, stai sprecando carta e materiali di consumo.

Una cattiva gestione dei documenti può influenzare la tua attività in tanti modi!Cosa succede se qualcuno dall'esterno dell'azienda vede un documento sensibile che si trova sulla stampante? O forse qualcuno della contabilità dimentica di ritirare quel documento stampato con gli stipendi della compagnia intera. Questo è più di un semplice “ops”!

Nonostante il discorso sull'"ufficio senza carta", circa il 40% di tutti i processi aziendali sono ancora guidati dai documenti, secondo un sondaggio di Xerox. Ciò significa che ci sono molte possibilità per migliorare la gestione dei documenti. Oltre ai risparmi sui materiali di consumo delle stampanti, il sondaggio Xerox ha scoperto che il maggiore vantaggio derivante da una migliore gestione dei documenti è il miglioramento del flusso di lavoro.

In effetti, il motivo principale per cui le piccole e medie imprese dell'indagine stavano migliorando i processi di gestione dei documenti era la crescita delle loro attività; la ragione secondaria era quella di aumentare la produttività.

Il primo passo verso una migliore gestione dei documenti consiste nel tenere traccia dei costi di stampa. Forse non ti rendi conto di quanto stai spendendo per la stampa. Un enorme 97% delle aziende nel sondaggio Xerox conosce i loro costi di stampa, il che potrebbe essere il motivo per cui l'81% di loro prevede di implementare una migliore gestione dei documenti nel prossimo anno.

 

Una soluzione ottimale: Entra nel Cloud!
La scansione di documenti cartacei nel cloud è semplicissima quando si utilizzano stampanti e multifunzione (MFP) abilitate con la tecnologia Xerox® ConnectKey®. Basta scaricare le app ConnectKey sulla stampante ed è possibile eseguire la scansione su noti servizi basati su cloud, tra cui Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive e Office 365. È possibile stampare e condividere facilmente anche direttamente dal cloud. Sono inoltre disponibili le app ConnectKey che è possibile utilizzare per semplificare la scansione e la condivisione di documenti da e verso account e-mail, DocuShare o Office.

È possibile semplificare ulteriormente il flusso di lavoro dei documenti con l'app Xerox CapturePoint Transformer. CapturePoint consente ai tuoi MFP Xerox di acquisire documenti in modo sicuro e di importarli direttamente nelle app corrette, trasformando la carta in informazioni modificabili e utilizzabili. È anche possibile creare flussi di lavoro personalizzati come la scansione su e-mail, FTP, cartelle di rete condivise, USB e più destinazioni.

La mobilità è parte della vita lavorativa di oggi e l'app Xerox® Mobile Link semplifica la scansione, l'invio di fax e l'invio di dati all'archiviazione cloud quando ci si connette a multifunzione Xerox. Basta scaricarlo sul tuo dispositivo iOS o Android.

3 in 1: acquisizione, gestione, invio - Xerox® Mobile Link è un'app mobile che può eseguire scansioni, fax e stampe dal telefono o tablet collegandosi con le stampanti multifunzione (MFP) Xerox®. È anche in grado di inviare dati al cloud storage.

Imposta restrizioni di stampa
Mettere i controlli sull'uso della stampante può non solo risparmiare denaro, ma anche migliorare la gestione dei documenti. L'MFP abilitato a Xerox® ConnectKey® può essere impostato in modo da richiedere un PIN prima della stampa di un documento. Nessun documento sensibile lasciato sul vassoio della stampante per ore! Inoltre, saprai sempre chi ha stampato cosa, quindi potrai parlare con i dipendenti che stanno stampando troppo.

È inoltre possibile limitare la stampa a colori in modo che i dipendenti non sprechino inchiostro per stampanti. Non dovresti permettere a tutti di stampare tutto a colori tutto il tempo. Con le stampanti multifunzione Xerox è possibile limitare la stampa a colori a reparti specifici, singoli individui, tipi di documenti o momenti della giornata.

Infine, si potrebbe sprecare denaro acquistando troppe cartucce di toner o incontrando dei problemi quando si esaurisce il toner nel peggior momento possibile. È possibile fare in modo che le stampanti Xerox notifichino automaticamente all'utente o al responsabile dell'ufficio via e-mail quando il toner si sta esaurendo, assicurandosi di disporre sempre dei materiali di consumo necessari.


Per maggiori informazioni contatta Gruppo DR alla mail marketing@gruppodr.it

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Gruppo DR
Tre nuclei. Questo il volto di Gruppo DR che, con le sue sedi a Novara, Milano e Gallarate, è uno dei punti di riferimento principali per quanto riguarda i sistemi Xerox, le soluzioni di archiviazione, conservazione sostitutiva e marketing personalizzato.
Nella sua lunga storia il Gruppo DR ha avuto modo di trattare sistemi di Digital Signage a marchio Sharp presso la sua sede di Novara; prodotti a marchio Minolta e Develop nella sua sede di Milano e plotter a marchio Epson e Canon.