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Manuali tecnici: I vantaggi e i risparmi mediante l’utilizzo di software appropriati e la formula Print on Demand

Nell’era del digitale la realizzazione dei manuali tecnici può essere effettuata in modo dinamico e tale da consentire notevoli risparmi per l’azienda che decidesse di imboccare la strada dell’innovazione dei suoi processi produttivi.
Il risparmio riguarda sia il processo di creazione di un nuovo manuale, sia il processo di stampa del manuale stesso.
Prima di addentrarci nelle modalità innovative di creazione dei manuali tecnici è bene ripercorrere le problematiche inerenti alla creazione dei manuali che si riscontrano oggi.
La realizzazione di un nuovo manuale raramente avviene iniziando da un foglio bianco bensì chi lo redige spesso fa riferimento al know-how aziendale e trae spunto da manuali tecnici creati in passato per altri prodotti.

Un manuale, nelle sue diverse versioni, può contenere informazioni per destinatari diversi: per l’utilizzatore, per l’installatore e per il tecnico manutentore. Viene realizzato in una lingua principale (di riferimento per l’ufficio tecnico), quindi tradotto in un’altra lingua (di solito in inglese) e poi tradotto ancora in tutte le lingue dei paesi in cui il prodotto viene commercializzato.
Esiste una normativa di riferimento a livello comunitario, (la Direttiva Macchine 2006/42/CE entrata in vigore il 29 dicembre 2009) che stabilisce come dovrebbe essere realizzato un manuale a regola d’arte. Va usata una simbologia specifica per segnalare le istruzioni legate alla sicurezza, l’indice nella versione in formato in pdf deve essere collegato ai diversi paragrafi, le figure e le tabelle vanno numerate progressivamente e tutto deve contenere gli indirizzamenti alle pagine specifiche.

Al di là di presentare in modo chiaro le informazioni, le difficoltà principali nascono proprio nel creare e aggiornare correttamente tutti i riferimenti verso le diverse figure e alle diverse pagine del manuale stesso.

Gli stessi contenuti nelle diverse lingue in cui è redatto il manuale comportano descrizioni di diverse lunghezze e l’inserimento di figure o tabelle aggiuntive richiede che tutti i riferimenti a valle della nuova figura siano aggiornati correttamente.
Se il manuale è realizzato in MS Word e le tabelle vengono tratte da fogli Excel la traduzione di un manuale comporta notevoli perdite di tempo nell’invio dei contenuti ai traduttori e quindi di impaginazione dei testi tradotti.

Dato che la realizzazione di un manuale non è un compito banale e gli addetti aziendali alla realizzazione sono impiegati di esperienza il cui costo orario supera le 40€ l’ora, redigere un manuale in diverse lingue può rappresentare un costo significativo per ogni azienda.Una moderna soluzione per la realizzazione di manuali si basa sul concetto di Lego® Digitale dove i diversi contenuti che compongono il manuale vengono racchiusi in blocchi numerati, ordinati e separati, ma assemblabili a piacimento da parte del redattore del manuale che nello stesso modo può anche richiamare i simboli, le figure e le tabelle da inserire nel manuale stesso.

È il software che mantiene i riferimenti corretti e provvede ad aggiornarli quando vengono inseriti dei nuovi contenuti, ed è sempre il software che consente ai traduttori di collegarsi da remoto alla versione principale del manuale, inserendo affianco al blocco appropriato la traduzione con notevoli risparmi di tempo di impaginazione delle versioni tradotte

In fase di redazione del manuale è possibile richiamare i contenuti dei diversi blocchi mediante dei marcatori che li indicizzano e che consentono di realizzare automaticamente raggruppando i blocchi in modo ordinato per realizzare le diverse versioni richieste: per l’utilizzatore, per l’installatore e per il tecnico manutentore, oppure distinguendole per paese di destinazione risparmiando così sugli eventuali costi di stampa.

Ogni nuova versione del manuale può essere salvata separatamente dalle precedenti storicizzando così le versioni dei manuali realizzati.

A mio parare uno dei principali benefici che derivano alle aziende che fanno un utilizzo sistematico dei software per la realizzazione della manualistica è quello di consolidare in un unico database omogeneo i contenuti – ovvero il patrimonio del know-how aziendale sui propri manuali, patrimonio che altrimenti risulterebbe sparso in diversi fogli di Word e Excel degli addetti alla realizzazione.

Un’altra importante caratteristica dei blocchi di contenuti è la possibilità essere collegati a una “fonte” di dati specifica che li riguarda, ad esempio delle cartelle sul server dell’ufficio tecnico in cui vengono salvate le innovazioni apportate a un prodotto in modo tale che ogni redazione di un nuovo manuale contenga sempre tutte le figure, gli schemi e le tabelle con gli ultimi aggiornamenti.

I manuali realizzati possono essere resi disponibili in pdf sul sito aziendale e, ove necessario, stampati e inseriti nelle confezioni di prodotto.

In fase di stampa si possono realizzare ulteriori risparmi attingendo al concetto di “Print on Demand” ovvero di stampa (o ristampa) dei manuali solo nei quantitativi effettivamente necessari che possono pertanto essere personalizzati nella lingua specifica a cui è destinato quel lotto di produzione.

Ogni azienda produttiva ha prodotti “di punta” che vendono molto e altri prodotti che vendono meno. A volte circostanze particolari creano dei picchi di vendita, ad esempio un’estate particolarmente calda può favorire le vendite di un modello di condizionatore al di là delle previsioni iniziali effettuate dal marketing aziendale.

In ogni caso la tendenza alla personalizzazione e alla differenziazione in essere per qualsiasi prodotto – basta pensare a quante versioni della Fiat 500 coesistono oggi sul mercato rispetto alle poche versioni della Fiat 500 realizzata in passato – impone alle aziende manifatturiere di creare manuali diversi e di stamparli in tirature limitate.

A questo proposito i moderni sistemi di stampa digitale consentono di risolvere molti dei problemi connessi alla stampa della manualistica quali:

  • Gestione e riordino per tempo dei manuali dei diversi prodotti nelle loro versioni:  Non è più necessario ordinare allo stampatore con largo anticipo i manuali da usare nei mesi successivi.
  • Obsolescenza dei manuali a magazzino che diventano carta da macero e spreco di risorse nel momento in cui non sono più aggiornati rispetto ai prodotti commercializzati:  vengono stampati solo i quantitativi effettivamente necessari per ogni lotto di produzione con tutte le informazioni aggiornate.
  • L’azienda può rispettare meglio i propri obiettivi di compatibilità ambientale ed essere più “Green”:  Non si creano più manuali voluminosi con istruzioni in tutte le diverse lingue dei possibili mercati di destinazione sprecando carta e in più si risparmia notevolmente sui costi di stampa.

Per maggiori informazioni contatta Gruppo DR alla mail marketing@gruppodr.it

Dopo aver lavorato in aziende del calibro di 3M e Pramerica decide, nel 1995, di mettersi in proprio come concessionario Xerox aprendo Informatica D&P. Successivamente entreranno a far parte del Gruppo Dr, sotto la sua guida, prima DR e poi Dr-x. Sposato, ha due figli, è amante degli scacchi, dei libri di fantascienza e dei viaggi soprattutto se a contatto con la natura.