Nel panorama della digital transformation, la firma digitale si distingue come uno degli strumenti più efficaci per i professionisti.
Essa rappresenta una forma avanzata di firma elettronica, specificatamente una Firma Elettronica Qualificata (FEQ), che a sua volta appartiene alla categoria delle Firme Elettroniche Avanzate (FEA), generate attraverso sistemi che garantiscono un alto livello di sicurezza e controllo esclusivo da parte del firmatario, mediante l’uso di un dispositivo qualificato e un certificato elettronico qualificato. La FEQ è progettata per essere intrinsecamente legata ai dati sottoscritti, facilitando l’identificazione del firmatario e rilevando qualsiasi modifica successiva, assicurando così un’ equivalenza giuridica alla firma autografa.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che la firma digitale deve identificare univocamente il firmatario e il documento a cui è associata, sostituendo legalmente l’uso di sigilli tradizionali in tutti gli ambiti previsti dalla normativa.
Nonostante “firma elettronica” e “firma digitale” siano termini spesso usati come sinonimi, è importante distinguere che la firma elettronica si riferisce ad un principio più ampio, mentre la firma digitale indica una specifica tecnologia di autenticazione.
Quando è obbligatoria la firma digitale?
La firma digitale è diventata uno strumento indispensabile per i professionisti per diverse attività, tra cui:
- Partecipare a gare e bandi pubblici.
- Richiedere finanziamenti.
- Redigere atti pubblici.
- Firmare il Modello 730.
- Effettuare operazioni bancarie e assicurative.
- Emettere e inviare autocertificazioni.
- Vidimare documenti.
- Gestire la fatturazione elettronica, obbligatoria dal 2019 per molti lavoratori autonomi.
Dal 2024, anche le partite IVA in regime forfetario dovranno adottare la fatturazione elettronica, rendendo la firma digitale obbligatoria.
I vantaggi della firma digitale per i professionisti
Oltre alla sua necessità legale, la firma digitale offre numerosi benefici:
- Validità legale completa: I documenti firmati digitalmente sono legalmente validi come quelli in forma scritta, e questa validità può essere ulteriormente rafforzata con l’apposizione di una marca temporale.
- Autenticità e integrità: La firma digitale, basata su chiavi crittografiche, garantisce l’autenticità del firmatario e impedisce modifiche ai documenti una volta firmati.
- Non ripudio: Il legame intrinseco tra la firma digitale e il firmatario impedisce di negare la validità di un documento sottoscritto.
- Riduzione dei costi: La digitalizzazione di processi grazie alla firma digitale elimina costi di stampa, archiviazione e spedizione. Permette inoltre di effettuare molte operazioni a distanza, riducendo i costi di trasferimento.
- Praticità: La firma digitale può essere applicata a svariati tipi di documenti, semplificando le procedure e interazioni tra diversi enti e individui, e facilitando l’automazione dei flussi di lavoro documentali.
Questi vantaggi rendono la firma digitale uno strumento essenziale nella moderna prassi professionale, contribuendo significativamente all’efficienza operativa e alla conformità normativa.
