Acquistare una copiatrice/stampante (o più propriamente un sistema multifunzione – in breve MFP) professionale può sembrare per certi versi l’acquisto più semplice da effettuare.
Le funzioni base, stampare, fotocopiare, scannerizzare o inviare via fax un documento vengono eseguite (apparentemente) ugualmente bene da prodotti di diversi marchi per cui sembrerebbe avere senso ottimizzare i costi d’acquisto puntando sui prodotti di prezzo più economico.
Ovviamente l’analisi economica non si può limitare all’acquisto del MFP di prezzo più basso ma, per rispondere alle esigenze professionali di un’impresa, deve prendere in considerazione anche i costi di gestione. Ovvero l’analisi deve riguardare il TCO (Total Cost of Ownership).
Il calcolo del TCO di un sistema MFP o di un parco dei diversi MFP aziendali può presentare una certa complessità soprattutto se ci si avventura nell’analisi completamente teorica delle durate dei consumabili in funzione della copertura. Dico teorica perché di fatto queste analisi non tengono per nulla conto del comportamento dei diversi collaboratori aziendali e della varietà dei documenti stampati. (Di fatto assomigliano molto alle stime di consumo al chilometro delle vetture, che non trovano mai riscontro nella realtà di guida quotidiana).
I costi di gestione sono meglio garantiti dai contratti a costi copia effettuati dai diversi fornitori presenti sul mercato. Una volta che siano stati valutati i volumi medi di stampa e dopo aver valutato le varie clausole contrattuali un’azienda può essere certa di poter preventivare correttamente i costi di gestione del proprio parco dei sistemi di stampa.
Se già oggi fate un’analisi del TCO dei vostri sistemi di stampa e vi affidate a dei fornitori da cui acquistate dei contratti di manutenzione a costo copia vi sarete resi conto che le differenze di prezzo tra i diversi marchi sono ormai nell’ordine di alcuni millesimi di euro, ovvero di qualche euro ogni mille copie stampate, quindi difficilmente in grado di consentirvi dei risparmi significativi sul budget aziendale.
Ciò non di meno una banalizzazione dell’acquisto dei sistemi MFP aziendali può costare molto caro a un’azienda che incautamente basi il proprio acquisto solo sulle funzionalità base: stampare, fotocopiare, scannerizzare.
Proprio queste funzioni (assieme a quelle svolte con i computer) costituiscono la base della gestione documentale e pertanto va tutelata come va tutelata la rete informatica aziendale.
Un moderno MFP è equivalente a un qualsiasi computer aziendale, memorizza sul proprio HD i documenti stampati, scansiti, o inviati via fax, accede ai server di rete e a quelli di posta elettronica, pertanto, oltre a eseguire adeguatamente le funzioni base, deve essere conforme al GDPR ed essere in grado di garantire all’amministratore del sistema di gestire e differenziare gli accessi autenticando i diversi collaboratori aziendali, autorizzando e limitando ove necessario l’utilizzo di alcune funzioni.
Deve inoltre essere in grado di cancellare le immagini dei documenti transitati sul proprio HD e disporre di sistemi di controllo attivo verso le intrusioni esterne ed eventuali virus.
D’altra parte proprio questa integrazione dei sistemi MFP nei processi di gestione documentali aziendali può offrire delle notevoli opportunità di risparmio che superano abbondantemente quelli conseguibili con una ottimizzazione del TCO di cui parlavamo d’innanzi.
Tracciando tramite i software di accounting da quali computer provengono i principali flussi di stampa può consentire di ridurre o eliminare gli stessi flussi di stampa dirottando e distribuendo le informazioni tramite un appropriato software di gestione documentale.
Analogamente per i flussi di scansioni, che ove si svolgano so workflow (percorsi) ripetuti con una certa frequenza possono essere integrati in singoli pulsanti creati ad hoc sull’interfaccia dei MFP semplificando (ovvero rendendo alla portata di qualsiasi collaboratore) e riducendo i tempi di esecuzione dei processi stessi.
Infatti le interfacce di migliori MFP presenti sul mercato sono programmabili e possono svolgere compiti complessi quali:
- Collegarsi a servizi postali per l’invio di lettere o raccomandate risparmiando i tempi di accesso ai normali uffici postali.
- Tradurre un documento in diverse lingue fruendo di diversi livelli di qualità di traduzione, da quelli interamente automatizzati ed in parte approssimativi a quelli specializzati svolti tramite team di specialisti.
- Registrare l’accesso e l’uscita di collaboratori da un ufficio remoto, sostituendo in questo modo il rilevatore di presenze.
- Registrare e stampare il badge di accesso per dei visitatori ad una fiera o un evento.
- Rilevare le preferenze per il menù della mensa aziendale e stampale facilitando così la gestione della mensa stessa.
In questo modo un acquisto ragionato dei sistemi MFP può consentire all’azienda di conseguire risparmi superiori al semplice contenimento dei costi copia e aprendo la strada alla digitalizzazione dei processi documentali aziendali.
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