Dal 1° gennaio 2019 scatta l’obbligo di Fatturazione Elettronica (abbreviato in FE) per tutte le transazioni B2B e chi non si è ancora organizzato dovrà farlo (di corsa) nei prossimi mesi.
Per essere pronti non sarà sufficiente trovare il fornitore del software di FE più appropriato ma bisognerà anche completare le proprie anagrafiche con gli “indirizzi PEC” di ciascun cliente e possibilmente anche i loro “Codici Destinatario”.
Queste informazioni saranno infatti necessarie per consentire al Sistema di Interscambio (SDI) di inoltrare ai destinatari corretti le fatture che gli verranno inoltrate dall’intermediario ovvero il fornitore del servizio di FE che avrete scelto.
Le fatture dovranno venire inviate nel formato specifico XML-SDI – composto da più di 200 campi alcuni dei quali vanno attivati in forma condizionale – che quindi è meglio distinguere dal formato XML generico che viene generato dai gestionali.
Se il vostro gestionale genera fatture in formato XML generico questo andrà adattato al formato XML-SDI. Qualsiasi altro formato di dati (CSV, XML, PDF, ecc.) con cui il gestionale genera le vostre fatture andrà convertito/tradotto nel formato XML-SDI.
Esistono diversi fornitori di servizi di FE, a partire dalle principali case fornitrici di gestionali ad altri fornitori che hanno sviluppato le proprie competenze offrendo il servizio di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (FEPA) obbligatorio già dal 31 Marzo 2015.
In generale ogni fornitore offre il proprio servizio tramite un canale web ovvero un sito su cui l’utente si deve loggare ed inserire su delle maschere predefinite tutti i dati delle fatture da inviare – in pratica deve duplicare il lavoro che normalmente ogni azienda svolge sul proprio programma di fatturazione.
Sento già le vostre obiezioni alla necessità di duplicare un lavoro già fatto!
Proprio per risolvere questa obiezione le principali case fornitrici di gestionali offrono la possibilità di collegare (integrare) il loro canale web con il gestionale che vi hanno fornito e che state utilizzando.
Anche gli altri fornitori di servizi di FE che si sono specializzati nel fornire i servizi di FEPA consentono una integrazione sui loro sistemi mediante un trasferimento dei dati in batch tramite SFTP con contenuti appropriatamente convertiti in formato XML-SDI o mediante uno sviluppo ad hoc integrando con dei web-services le fatture generate ad esempio dal vostro sistema SAP.
Investire sui costi di integrazione del sistema di FE con i propri sistemi ha sempre senso (salvo coloro che emettono poche fatture all’anno) perché, oltre a facilitare la trasmissione delle fatture l’integrazione consente di ricevere sui propri sistemi le notifiche sul buon esito (o meno) emesse dal SDI.
Se non avete già individuato il vostro fornitore del servizio di FE la prima valutazione che la vostra azienda dovrà fare nei prossimi mesi sarà quindi quella di scegliere tra:
- La proposta del fornitore del vostro gestionale (anche se non tutte le software house sono attrezzate per offrire questo servizio).
- L’offerta di un fornitore specializzato (ovvero tra quelli che hanno sviluppato le proprie competenze offrendo i servizi di FEPA)
La scelta è sicuramente condizionata dalle considerazioni che descrivo di seguito ma in entrambi i casi vi saranno dei costi indiretti e indotti che sarà bene tenere in considerazione nel prendere la decisione finale.
Argomenti a favore del fornitore del vostro gestionale:
- Convertono automaticamente in formato XML-SDI delle fatture emesse dal loro gestionale
- Possono gestire con un processo integrato l’invio delle FE verso il SDI
- Consentono la ricezione – sul gestionale – delle notifiche generate dal SDI
- Consentono la ricezione – sul gestionale – delle fatture passive provenienti dal SDI
- Consentono l’importazione dei dati principali delle fatture passive in contabilità fornitori (con risparmio dei tempi e dei costi d’imputazione manuale)
Argomenti a favore del fornitore specializzato:
- Non essendo legati a uno specifico programma gestionale sono in grado di integrare i processi di FE provenienti da diversi gestionali sviluppando delle soluzioni a misura.
- Dispongono del know-how per convertire/tradurre diversi formati di fattura nel formato XML-SDI.
- Gestiscono da anni processi “sperimentati” in grado di effettuare l’invio di un elevato numero di FE.
- Possono rendere disponibili le notifiche in tabelle utili per l’importazione sui sistemi aziendali.
- Possono rendere disponibili i dati delle fatture passive provenienti dal SDI in tabelle utili per l’importazione sui sistemi aziendali.
- Rendono l’azienda più indipendente dal fornitore del gestionale lasciandola libera di poter cambiare fornitore, qualora lo volesse in futuro
- Fatto salvo il maggior costo di integrazione iniziale generalmente offrono condizioni più competitive per la gestione annuale del servizio.
Un aspetto da non trascurare è che la FE nasce in formato digitale e va conservata nello stesso formato. Quindi non può (e non dovrebbe) essere materializzata né in un documento PDF né in formato cartaceo.
Per questo motivo gran parte dei fornitori del servizio di FE come pure il SDI offrono un visualizzatore dei contenuti delle fatture emesse e ricevute e abbinano anche un servizio di conservazione a norma per 10 anni (15 anni per il SDI)
La consultazione delle fatture (emesse e ricevute) può quindi venire effettuata su questi archivi esterni ma con tempistiche che non sempre rispondono alle esigenze aziendali. Ad esempio il SDI consente una visualizzazione asincrona con un ritardo nell’esibizione che può essere differita fino a 48 ore dal momento della richiesta (giorni festivi esclusi!).
Sarà bene quindi valutare a fondo l’impatto organizzativo che una gestione esterna degli archivi digitali delle fatture può comportare per l’organizzazione aziendale perché gran parte dei costi occulti del nuovo processo di FE deriveranno proprio da questo aspetto.
Il responsabile incaricato dell’implementazione della FE in azienda si dovrebbe chiedere:
1. È accettabile per l’azienda che tutti gli archivi delle FE (emesse e ricevute) siano all’esterno! (sul SDI e negli archivi del fornitore di conservazione a norma) … o c’è esigenza di avere anche una gestione interna degli archivi digitali?
2. Quali persone dovranno poter effettuare le consultazioni dell’archivio fatture? solo due o tre persone dell’amministrazione? … o ci saranno collaboratori di altre funzioni che dovranno poter consultare le fatture?
3. Come potrò differenziare i diritti di accesso e visualizzazione dei diversi collaboratori verso archivi esterni e come potrò adeguare e personalizzare i diritti di accesso di ognuno rispetto ai frequenti cambiamenti organizzativi.
4. Come lavorerà l’azienda con una notevole asimmetria nei propri archivi? Tutte le fatture in digitale e tutto il resto (offerte, contratti, ordini, DDT), ancora su carta?
5. Come verranno gestiti i diversi processi aziendali quali il flusso di autorizzazioni dei pagamenti a fornitori, il recupero crediti che coinvolge la rete commerciale e il loro rapporto con i clienti, i rinnovi contrattuali e tutti gli altri processi che prevedono un’analisi delle fatture emesse e ricevute?
Si dovrà dare risposta a queste domande dopo aver preso una decisione sul fornitore più adatto per l’azienda, ovvero decidendo:
1. Che livello di integrazione si desidera conseguire tra i Web services di FE e il proprio sistema fatturante?
2. Quanto ci si vuole legare al sistema fatturante e al suo fornitore anche in futuro?
Se ci si pone innanzi a un orizzonte più ampio si può vedere come l’adeguamento al processo di FE può essere un punto di partenza per il cambiamento e la modernizzazione dei processi di gestione documentale aziendale.
L’integrazione di una soluzione di gestione documentale con il servizio di fatturazione elettronica consente infatti di poter beneficiare dei seguenti vantaggi:
- Minor dipendenza dal sistema fatturante
- Automatizzazione indirizzamento alert notifiche
- Autonomia nella gestione degli archivi
- Minori costi di integrazione
- Gestione digitale del flusso attivo /recupero crediti
- Gestione digitale di approvazione documentale del flusso passivo
- Integrazione altri archivi aziendali: Offerte, Contratti, Recruiting, Commesse lavorazione, Ecc.
L’ottimizzazione dei processi aziendali richiede quindi che si prenda in considerazione non il fornitore del servizio di FE più appropriato per le esigenze della contabilità aziendale ma bensì un fornitore che sia in grado di integrare anche una soluzione di gestione documentale.
È bene tenere presente che le soluzioni di gestione documentale proposte dai fornitori dei gestionali sono magari integrate con il gestionale stesso ma raramente sono all’avanguardia nella gestione dei processi digitali (scarica gratuitamente il white paper: Selecting a Practical Enterprise Content ManagementSolution: Critical Considerations) e pertanto, viste le limitazioni evidenti limitazioni, possono, ben che vada, essere una soluzione solo per micro aziende.
Per maggiori informazioni contatta Gruppo DR alla mail marketing@gruppodr.it