Abbiamo fatto molta strada da quando la prima tecnologia di scansione ha impostato le aziende sulla via della gestione dei documenti digitali, un concetto che non avremmo potuto immaginare agli albori del primo scanner per documenti.
Man mano che sempre più aziende si orientano alla digitalizzazione dei propri documenti, la tecnologia delle app e la tecnologia di scansione si sono evolute per soddisfare la domanda. Quindi era naturale che alla fine qualcuno sviluppasse una soluzione che sposasse app e tecnologia di scansione per snellire il processo ed offrire alle aziende lo stesso livello di facilità e convenienza che si aspettano da tutte le interazioni tra dispositivi.
Il servizio Web Capture di Xerox semplifica drasticamente il processo di scansione dei documenti in applicazioni Web, rendendo il tempo necessario per inserire i dati aziendali in programmi come QuickBooks Online, Microsoft Office 365, Google Apps, Workday, Docushare e altro, significativamente più breve – e il tuo lavoro in modo significativo più facile.
Prima dell’introduzione di Web Capture, il processo di scansione di un documento aziendale era simile a questo:
- Trova i documenti.
- Analizza i documenti.
- Crea una nuova cartella sul desktop.
- Assegna un nome alla cartella.
- Sposta i documenti scansionati nella cartella.
- Assegna un nome ai documenti.
Ciò che non viene mostrato qui è il mal di testa che ne deriva quando non riesci a ricordare come hai chiamato il tuo file o, peggio, dove lo hai salvato! Una volta che hai finalmente trovato la cartella e il file corretti e poi l’hai caricata su una qualsiasi applicazione aziendale che stai usando, dovresti anche aspettare che venga riconosciuta, e quindi, finalmente, sarai pronto per iniziare il tuo lavoro.
Anche se questo processo si è semplificato ed ha segnato un punto significativo della produttività – e in effetti ha certamente battuto i numeri di ore per l’operazione manuale di gestione di un archivio pieno di carta – non soddisfa gli standard odierni di velocità o efficienza. Fortunatamente, Web Capture lo fa!
Scopri come Xerox Web Capture Service sposa la tecnologia di scansione e app per darti un modo migliore di lavorare.
Meno passaggi necessari per la scansione di documenti.
Nel rilevare aziende di piccole e medie dimensioni, Xerox ha appreso direttamente dalla fonte che la maggior parte delle PMI ha rilevato che le applicazioni di acquisizione disponibili erano troppo costose, complicate e noiose. Il servizio Xerox Web Capture elimina virtualmente tali reclami consentendo agli utenti di inserire le informazioni nei loro documenti direttamente in quasi tutte le applicazioni Web che richiedono l’allegazione di un documento.
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Xerox® Web Capture Service è un modo completamente nuovo di portare documenti cartacei in moderne applicazioni web.
Web Capture Service offre un enorme aumento della produttività per le piccole e medie imprese che utilizzano applicazioni e processi di lavoro basati su cloud nei loro flussi di lavoro. C’è di più. Inoltre, Xerox ha scoperto che le PMI stanno adottando sempre più cambiamenti tecnologici come i flussi di lavoro transazionali e la mobilità e che c’è una maggiore aspettativa per ogni soluzione o prodotto che deve essere usato e compatibile su tutti (o la maggior parte) i loro sistemi; in breve, ha bisogno di lavorare su ogni dispositivo, di ogni tipo, in tutti gli uffici. Il servizio funziona anche con qualsiasi dispositivo di scansione (incluso non Xerox) e funziona come servizio cloud direttamente dal desktop.
Riducendo i passaggi necessari per passare dalla carta all’app, è possibile aumentare la produttività per l’intero ufficio. Immagina di poter inviare le tue ricevute e fatture direttamente in contabilità. O memorizzare i curricula in un archivio senza dover nominare e organizzare tutti questi file. Web Capture lo rende possibile!
Riduci a metà il tempo di scansione
Web Capture semplifica il processo di gestione dei documenti attivando la scansione automaticamente tramite un semplice plug-in del browser. Va anche oltre, semplificando la scansione di più file grazie al repository di scansione “follow-me”. L’eliminazione delle fasi migliora non solo la produttività, immediatamente riducendo il tempo necessario per passare dalla scansione al lavoro, riduce anche il rischio di errori.
Saltando i passaggi di denominazione e memorizzazione complicati e numerosi, non dovrai preoccuparti di aver caricato il documento sbagliato, ed è molto meno probabile che i file importanti manchino. È un flusso di lavoro più efficiente e più affidabile, il cui vantaggio si moltiplica per ogni dipendente che hai.
Questa rivoluzionaria soluzione di Xerox funziona con una vasta gamma di applicazioni aziendali onnipresenti tra cui:
Microsoft® Office 365 ™
Salesforce
Microsoft® SharePoint ™
G Suite (Google Apps)
QuickBooks ™ online
Dropbox ™
SAP® Business One
Freshbooks
DocuSign®
È anche possibile scansionare un ampio volume di documenti, abilitando Web Capture sulla multifunzione Xerox ConnectKey® abilitata e scansioni direttamente sul cloud. Una volta memorizzato lì, è sufficiente trascinare e rilasciare quei documenti nell’applicazione aziendale. È davvero così facile!
Per maggiori informazioni contatta Gruppo DR alla mail marketing@gruppodr.it