Soluzioni

Gestione ed ottimizzazione dei sistemi di stampa

Controllo costi e accessi mediante Xerox PrintSafe®

Non per tutti risulta evidente che  sui sistemi multifunzione (MFP) connessi alla rete transitano gli stessi contenuti  che ogni azienda oggi tutela nelle postazioni di lavoro autenticando l’utente che vi accede, e installando gli antivirus che ritiene opportuni.
Dal MFP vengono Inviate e-mail, scanditi e archiviati documenti e sull’HD vengono memorizzati tutti i documenti stampati dagli utenti.
 
Ecco perché è importante integrare dei software di controllo degli accessi, peraltro funzionali anche ad un controllo dei costi, con l’obiettivo di:
  • Proteggere i dati trovando il giusto equilibrio tra utenti, processi e tecnologie
  • Ridurre le minacce alla sicurezza del sistema informatico aziendale
  • Avere una piena conformità alla normativa sulla privacy
  • Ridurre i costi di  stampa documenti, ovvero gli sprechi legati ai documenti stampati e non ritirati
 
ll software Xerox PrintSafe consente l'autenticazione e la stampa sicura su dispositivi Xerox® e dispositivi di altri marchi. Il software funziona con gli standard dei lettori di badge più comuni sul mercato. Si tratta di un'opzione economica per le aziende di qualsiasi dimensione.
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Funzioni principali

  • Previene gli accessi non autorizzati alle funzioni del dispositivo quali stampa, copia, scansione e fax
  • L'identificazione utente tramite badge consente agli utenti di accedere al dispositivo MFP con l'attuale badge personale, con un numero PIN oppure con entrambi, per garantire il massimo della sicurezza.
  • La possibilità di stampare ovunque su qualsiasi stampante consente di richiamare in modo sicuro qualsiasi lavoro di stampa su qualsiasi stampante Xerox o non-Xerox dotata di PrintSafe Access.
  • Grazie alla flessibilità di stampa dei dispositivi che utilizzano la Xerox Extensible Interface Platform (EIP)gli utenti possono:
    • scegliere i documenti da rilasciare o salvare/eliminare dalla coda di stampa protetta da autenticazione
    • definire il numero di copie, lati e colori per ciascun documento
  • I flussi di lavoro flessibili consentono di stampare direttamente o di utilizzare un server di stampa.
  • Economica soluzione totalmente basata su software. Non sono necessari lettori di tipo proprietario ed è possibile utilizzare i lettori di schede esistenti tramite nuove installazioni o integrazioni.
Oltre a Xerox PrintSafe® il GruppoDR è in grado di implementare diversi soluzioni per monitorare i sistemi di stampa a  seconda delle esigenze rilevate presso i nostri clienti.
Alcuni, come lo Xerox Standard Accounting, fanno parte dell’installazione standard e pertanto fruibili gratuitamente dai nostri clienti. Altri invece sono software sviluppati da terze parti quali Equitrac, Papercut, SafeQ e PCounter che variano per caratteristiche e funzionalità e vanno scelti in base alla struttura di rete e le esigenze di controllo che il cliente vuole implementare.
Così, tutte le esigenze sono soddisfatte:
  • Proteggere l’MFP per controllare l’accesso
  • Autenticazione a livello di driver
  • Re-instradamento del lavoro in base alle policy dell’azienda
  • Limitare la stampa in base al tipo di applicazione
  • Controllare stampanti sia Xerox sia di altre marche
Vengono conseguiti i seguenti benefici:
  1. AUTENTICAZIONE Con l’autenticazione degli utenti si eliminano le operazioni non autorizzate di stampa, copia e scansione rendendo l’ambiente di stampa più sicuro;
  2. FOLLOW ME I lavori seguono l’utente sui dispositivi di stampa: un modo in più per eliminare gli sprechi;
  3. PRINTING POLICIES Risparmiare tempo, soldi e risorse introducendo regole di stampa automatiche che impediscano l’utilizzo improprio delle risorse (es. stampare le e-mail in monocromatico);
  4. COLORE SOLO SE SERVE Uso del colore solo quando necessario, introducendo un meccanismo di "quota" da definire per utente o gruppo di utenti;
  5. GESTIONE DEI CENTRI DI COSTO I servizi di stampa vengono ripartiti tra centri di costo suddivisi per funzione, piano o sede;
  6. REPORTING Visibilità completa di tutto l’ambiente di stampa attraverso report standard e personalizzati;

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Funzionalità Mobile Print e MobilePrint Cloud

Indubbiamente, l’utilizzo di apparati mobile ha modificato il nostro modo di lavorare. Smartphone, tablet e altri dispositivi mobili rappresentano ora il segmento del mercato informatico a maggiore espansione; tuttavia, la possibilità di stampare facilmente da questi dispositivi non è progredita alla stessa velocità.
Infatti, gli amministratori di sistema si trovano ad affrontare la sfida di dover gestire i diversi driver delle varie stampanti con cui sia necessario eseguire la stampa tramite questi dispositivi mobili.
 
Secondo IDC, il 40 per cento degli utenti di smartphone e il 35 per cento degli utenti di tablet non sanno come stampare dai propri dispositivi. Tuttavia, le esigenze di stampa da sistemi mobili crescerà notevolmente nei prossimi due anni, a causa dell'aumento di accesso ai contenuti digitali.
 
Per i clienti che hanno questa esigenza esistono diverse soluzioni di Stampa da Mobile.
Nello specifico quelle presentate da Xerox®  sono :

 

La prima, installabile sul server aziendale, consente agli utenti un controllo completo delle stampe effettuate da mobile, grazie al rilascio di un PIN.
La seconda gestisce il processo tramite un servizio Cloud di Xerox®  con versatili flussi di lavoro di stampa che si connettono facilmente alle vostre applicazioni per ufficio quali Microsoft® Word, Excel®, PowerPoint® e PDF.
 
Mentre con le normali soluzioni di stampa da mobile l’utente deve necessariamente trovarsi vicino alla stampante, nel momento in cui decide di mandare in stampa i suoi documenti, per controllare le stampe effettuate e prenderne possesso con la soluzione Xerox®Mobile Print l’utente può fruire di un elevato livello di protezione per garantire la massima riservatezza di tutte le informazioni e per eliminare la necessità di affidarsi a terzi per la stampa dei documenti sensibili.
Mandando in stampa i documenti quando vuole, riceverà dal server Xerox®Mobile Print il PIN che gli consente solo a lui di accedere e stampare in sicurezza i suoi documenti.
 
Entrambe le soluzioni consentono di stampare da qualsiasi dispositivo mobile su qualsiasi marca di stampante, quindi gli amministratori e responsabili IT non dovranno più gestire driver esclusivi per ciascun dispositivo di stampa, ma potranno stampare da qualsiasi dispositivo mobile su qualsiasi stampante, indipendentemente dalla marca.


Tutto il processo avviene in modo:
  • Semplice. Stampate da qualsiasi dispositivo mobile, laptop o computer desktop. Stampate con qualsiasi marca di stampante o MFP. Aumentate la produttività in modo semplice con l'invio di applicazioni o e-mail.
  • Conveniente. Stampate solo ciò che vi serve, al momento giusto e nel modo desiderato. Potete stampare file Adobe PDF, presentazioni di PowerPoint, rapporti e fogli di calcolo con la formattazione completa e la straordinaria resa di Microsoft Office senza l'utilizzo di driver di stampa.
  • Sicura. Usate la "stampa pull" per evitare di lasciare le stampe non presidiate. I codici PIN di protezione consentono di mantenere i documenti sicuri all'interno dei firewall. Assicuratevi la massima tranquillità con Xerox®  e la piattaforma Microsoft
 
Installando l’App Xerox®  Print Portal potrete gestire facilmente tutto il processo.

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Semplificazione dei processi con Xerox® ConnectKey®

Immagina un sistema multifunzione che possa tradurre un documento in più di 35 lingue. Impossibile? Ti sbagli. 
La traduzione in più lingue è infatti solo una delle App presenti sui nuovi sistemi basati sulla tecnologia Xerox® ConnectKey®.
I sistemi Xerox® ConnectKey® - una combinazione di tecnologia e software - consentono alle aziende di andare oltre la stampa, scansione, fax e copia e forniscono servizi che offrono un vantaggio fondamentale per le piccole e medie imprese.


Grazie alle App realizzate con la tecnologia ConnectKey® i nuovi sistemi Xerox® possono facilmente adattarsi al modo in cui le aziende lavorano – integrando e semplificando i processi consentendo alla aziende di contenere i costi e rispondere alle sfide e opportunità poste dal loro mercato.

Alcune di queste integrazioni già realizzate sono:
  • Xerox® ConnectKey® Share to Cloud per acquisizione, archiviazione, condivisione dei documenti > Scarica la brochure
  • Xerox® ConnectKey® per SharePoint > Scarica la brochure
La nuova App Xerox® EasyTranslator® è la prima nel suo genere: consente agli utenti di eseguire la scansione di un documento (attraverso il Sistema Xerox o semplicemente scattando una foto con lo smartphone) e caricarlo sul portale web. Il servizio quindi traduce in modo sicuro e rapido le informazioni necessarie per il business aziendale in oltre 35 lingue, offrendo alle aziende un vantaggio davvero competitivo.


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Accedi subito al servizio Xerox Easy Translator

Questa è solo una delle App disponibili nella Xerox® AppLibrary®ma, come puoi vedere di seguito, molte altre possono venire create e  personalizzate dai nostri programmatori e rese disponibili sui vostri sistemi per integrare e semplificare i tuoi processi aziendali.
  • Contattaci per richiedere assistenza per l'installazione di App Xerox

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Xerox App Library

Ecco alcuni esempi di App già installabili sui tuoi sistemi  Xerox®ConnectKey®

PostHello!®
Rende disponibili le funzioni dello sportello postale sul tuo dispositivo con cui puoi spedire i seguenti tipi di corrispondenza senza doverti (necessariamente) recare e fare le code all’ufficio postale:
  • Lettere
  • Telegrammi
  • Raccomandate
  • Raccomandate A/R
E’ un servizio on line accessibile  24 ore su 24 da qualsiasi parte del mondo con lo stesso valore legale delle spedizioni effettuate allo sportello postale.

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> Aderisci subito al servizio PostHello!® e diventa nostro cliente inserendo il codice OTE09AG01205


PostHello City®
si rivolge ai centri di servizi e in particolare alle tabaccherie rendendo possibile la spedizione della posta online e la fornitura di altri servizi postali e aumentando così l’affluenza di clienti sul punto vendita.
Rende disponibili le funzioni dello sportello postale: Lettere; Telegrammi; Raccomandate; Timbro data certa a valore legale; Spedizione di colli.

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Nota Spese
Consente a tutti i dipendenti di gestire più facilmente la Nota Spese mensile e di contabilizzare e allegare i  giustificativi delle spese sostenute scannerizzandole con il sistema Xerox®ConnectKey® o il proprio smart phone e contemporaneamente all’azienda di avviare un controllo sui limiti di spesa autorizzati e semplificare con un flusso digitale di approvazione delle spese sostenute.

Hotel Express Check-out
Consente agli ospiti degli hotel di autenticarsi sul sistema Xerox®ConnectKey® utilizzando la chiave/scheda di accesso alla propria camera e di stampare le fatture per le spese sostenute durante il soggiorno in qualsiasi momento prima del check-out, 24 ore su 24, inserendo autonomamente i propri dati senza dover fare la coda al desk della reception.

Store Express Invoice
Consente agli acquirenti dei centri commerciali di autenticarsi sul sistema Xerox®ConnectKey® utilizzando lo scontrino rilasciato alla cassa e di stampare le fatture per le gli acquisti effettuati inserendo autonomamente i propri dati senza doversi rivolgere al banco della reception per ottenere questo servizio.

Site Control
Ha l’obiettivo di fare registrare autonomamente le persone che accedono e escono a un ufficio autenticandosi sul sistema Xerox®ConnectKey® che con questa App può funzionare come fosse un timbratore per gli accessi del personale, registrando su un database l’ora di ingesso e uscita e inviando tempestivamente le informazioni via mail al responsabile.
La stessa App può essere utilizzata con alcuni moduli specifici per registrare le persone presenti a una sede aziendale soggetta al controllo delle presenza per motivi di sicurezza, o con altri ancora per registrare gli accessi a  un evento/convegno.


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Fax Server e fax to cloud

Via via che le organizzazioni ampliano l’utilizzo di sistemi multifunzione  aumenta l’esigenza  di integrare software di produttività elevata per ottenere il massimo dai loro dispositivi multifunzione.
La soluzione XeroxMediusFAX® Cloud offre una piattaforma cloud sicura con i vantaggi equivalenti ai fax server aziendali, senza dover sostenere  alcun investimento di capitale iniziale.
 
Con XeroxMediusFAX® Cloud si ampliano le possibilità di invio fax ai sistemi desktop, alle applicazioni online, ai dispositivi mobili e alle stampanti multifunzione di rete abilitate (MFP).
XeroxMediusFAX® Cloud è la soluzione ideale per le aziende di tutte le dimensioni in quanto offre una scalabilità illimitata e può essere facilmente regolato basata su nuove esigenze del fax.

 
Caratteristiche principali:
Oltre alle funzionalità base fax enterprise che sono disponibili su tutti i MFP in rete  XeroxMediusFAX® Cloud mediante il connettore Xerox EIP  porta tutta la potenza della soluzione cloud diritto alla console MFP Xerox®.
 
Alcune delle caratteristiche chiave che possono essere aggiunte con il connettore EIP sono:
  • Fax Follow Me: Questa funzione consente di autenticarvi in qualsiasi MFP Xerox EIP® compatibile in rete per recuperare e stampare i fax in loco.
  • Integrazione con molte altre applicazioni quali MS Outlook®, Exchange®, SharePoint®, Microsoft Office® e le Active directory®.
  • Instradamento evoluto dei fax in entrata che possono essere indirizzato tramite riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o codici a barre e recapitati a più utenti o destinazioni come file PDF ricercabili.
  • Gestione versatile in uscita Fax: gestione del numero o tentativi e dei tempi di attesa per i vari gruppi di utenti.
  • Monitoraggio dei costi per la ri-fatturazione e ripartizione per gruppi di utenti e centri di costo o reparti.
  • Automazione del flusso di lavoro: mediante integrazione di interfacce standardizzate (vale a dire, XML, scripting Python, Web Services API), è possibile integrare dei flusso di lavoro personalizzato a costi contenuti.
  • Automatizzare le regole di conservazione dei fax e dei record di trasmissione e ricezione.
  • Fax Content Security: La piattaforma è ospitata su più data center sicuri e garantisce la possibilità di inviare fax  24x7 a qualsiasi utente con accesso a Internet
  • HA / DR: Il sistema garantisce una  alta disponibilità (HA) e disaster recovery (DR) per assicurare la massima operatività.
  • Mobilità: Mediante l’App gratuita XeroxMediusFAX® Cloud è possibile inviare  rapidamente e facilmente fax ovunque e in qualsiasi momento, mediante iPhone o iPad. Non è necessaria alcuna commessione a una linea  fax, telefonica o computer.

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Il Culto della sicurezza, il cuore dei sistemi Xerox®

In Xerox®, l’attenzione alla sicurezza dei prodotti è sempre stata al centro dell’ingegnerizzazione dei propri sistemi.
Lo sviluppo dei prodotti e dei software da sempre avviene identificando potenziali vulnerabilità e gestendole in modo proattivo per limitare qualsiasi rischio.
I nostri clienti dispongono di soluzioni per stampare in tutta sicurezza, con numerose funzioni standard e opzionali sia sui prodotti da ufficio sia in quelli della linea da produzione che vengono certificati secondo gli standard indipendenti per la sicurezza dei prodotti Common Criteria
 
Tutti i sistemi vengono certificati e consentono ai nostri clienti di coniugare le loro esigenze di produttività nella stampa dei documenti con le rigorose esigenze di sicurezza in qualsiasi ambito  governativo, militare, sanità, settori legale e finanziario eccetera.
 
Le caratteristiche specifiche di sicurezza del prodotto sui dispositivi Xerox® includono:

Opzioni per la sovrascrittura delle immagini

L'opzione elimina elettronicamente le informazioni memorizzate sul disco fisso come parte del processo di lavoro di routine. La cancellazione può essere eseguita automaticamente al completamento del lavoro, On Demand, e su alcuni modelli tramite programmazione. Il processo di sicurezza implementa un algoritmo a tre sovrascritture originariamente indicato dal Dipartimento statunitense della Difesa.
 

Crittografia dei dati

Tutti i dati in entrata e in uscita dal dispositivo, nonché i dati memorizzati nel dispositivo, vengono crittografati. La maggior parte dei dispositivi Xerox® supporta diversi protocolli per la crittografia dei dati in entrata e in uscita dal dispositivo tra cui SSL e IPSec (IP Security). La scansione, la stampa e l'accesso all'interfaccia utente Web / remoto possono essere resi sicuri sia con SSL / TLS o IPSec.
 

Sistema unificato di accesso

Un sistema unificato ID integra le stampanti multifunzione Xerox® con i badge utilizzati dagli utenti fornendo un sistema di autenticazione flessibile e conveniente. Gli utenti possono semplicemente con un tocco del loro badge (magnetico o di prossimità) accedere in modo sicuro alle funzioni del sistema di stampa. L’accesso consente anche una personalizzazione dell’interfaccia semplificando lo svolgimento di funzioni complesse mediante App personalizzate.
 

Fax incorporato

Mentre i firewall lavorano alla periferia della rete per impedire l'accesso non autorizzato, le connessioni fax non protette dei sistemi multifunzione possono rivelarsi una porta aperta (e portatrice di rischi) sulla rete del cliente. Xerox® è stato il primo produttore ad offrire una Certificazione Common Criteria che garantisce la completa separazione della linea telefonica fax e la connessione alla  rete.
 

Xerox® Standard Accounting

Quando è abilitata su stampanti da ufficio Xerox® e stampanti multifunzione, questa funzione controlla quante stampe, copie, scansioni e fax pagine vengono prodotte e chi le produce. Gli amministratori possono limitare il numero di stampe, copia, scansione e fax che un utente può eseguire, tracciandole a livello di utente, gruppo o reparto, e gestire separatamente l'accesso alla copie e la stampe a colori.
 

Autorizzazioni Utenti

L'utilizzo di funzioni del dispositivo può essere per utente e per funzione in base ai diritti di accesso stabiliti dall'amministratore di sistema.
 

Stampa Sicura

Quando si invia una stampa da driver o via web e  l'utente seleziona il metodo di stampa protetta, è tenuto a inserire un numero PIN univoco. I lavori vengono inviati e memorizzati sul dispositivo fino a quando l'utente immette sul dispositivo lo stesso codice PIN univoco per rilasciarli. Questo evita che altri utenti non autorizzati possano accedere ai documenti cartacei inviati in stampa.
 
 

Kit per la rimozione degli HD
I Kit HD rimovibili sono disponibili su alcuni sistemi di produzione e sistemi da ufficio e offrono diversi benefici:
  • Consentono all'amministratore di sistema di rimuovere rapidamente e facilmente i dischi rigidi e chiuderli in una cassaforte o in un armadio, eliminando il rischio di un accesso non autorizzato quando il dispositivo è incustodito o è spento a fine giornata.
  • Sono utili per i clienti che stampano dati soggetti alle disposizioni di legge sulla privacy oppure che devono stampare dati variabili contenenti informazioni sensibili.
  • Comprendono un mezzo per spostare il disco della stampante in una posizione esterna collegata alla macchina.
  • L'unità disco può venire collocato al sicuro in un contenitore esterno dotato di serratura attaccato alla parte posteriore della stampante o un ripiano collegato.
  • È possibile disporre di diverse unità esterne con dischi supplementari per permettere a diversi utenti o dipartimenti di controllare il proprio disco.
 

Controllo degli accessi

La maggior parte di clienti ha bisogno di limitare l'accesso a un dispositivo a un gruppo limitato di utenti e operatori autorizzati.
I sistemi Xerox®includono funzionalità di controllo degli accessi, quali:
  • Autenticazione Utente: Questa funzione garantisce che solo gli utenti autorizzati possano utilizzare il dispositivo. Qualsiasi tipo di interazione tra un utente e il dispositivo Xerox® è assoggettata  alla funzione di Autenticazione Utente. Solo dopo che l’utente è stato autenticato può interagire con il sistema e l'accesso e soggetti alle restrizioni stabilite in base al ruolo dell'utente.
  • Role Based Access Control (RBAC): La funzione RBAC garantisce che gli utenti autenticati siano assegnati a un ruolo di Utente, Operatore o Amministratore. Ad ogni ruolo vengono  associati i privilegi con adeguati livelli di accesso alle funzioni, ai job e alla coda di stampa.
  • Microsoft Active Directory: Microsoft Active Directory Services (ADS) caratteristica consente al dispositivo di autenticare gli account utente rispetto a un database centralizzato, invece si utilizzare il database di account utente gestito localmente sul dispositivo.
 

Sicurezza in rete

Molti dispositivi Xerox®includono anche funzionalità per proteggere il sistema da accessi remoti non autorizzati e per proteggere la riservatezza dei dati in entrata e in uscita, in particolare i job dei clienti che vengono trasmessi alla stampante in una rete. Queste funzionalità includono:
  • Filtro IP: Consente a un amministratore di sistema di  limitare l'accesso al dispositivo a un insieme limitato di indirizzi IP. In questo modo si erige una difesa contro aggressori esterni. I computer i cui indirizzi IP sono al di fuori del set è autorizzato non hanno il permesso di accedere al dispositivo.
  • IPSec: Consente di autenticare gli utenti del sistema di stampa che accedono via rete o tramite l’interfaccia mediante l’utilizzo di protocolli di stampa legacy quali LPR e Port 9100. IPSec è supportato da una varietà di sistemi operativi di PC, tra cui tutte le versioni recenti di Microsoft Windows.
  • Secure Socket Layer / Transport Layer Security (SSL / TLS): La funzione SSL / TLS assicura la protezione dei dati riservati trasmessi su una rete quando si utilizza il protocollo HTTP (ad esempio, client Web di stampa).
  • Certificati Digitale: Consente all'amministratore di sistema di creare un certificato digitale auto-firmato, o importare un certificato digitale firmato da un'autorità di certificazione (ad esempio, RSA, VeriSign). Un certificato digitale consente ai client che stampano di autenticare un server di stampa/stampante e di crittografare i dati utilizzando SSL / TLS.
  • Autenticazione di rete: l'accesso alle funzioni del dispositivo (ad esempio, scansione, e-mail e fax) viene ristretto agli utenti autenticati prima che possano usare queste funzioni.
  • Autenticazione 802.1x: I dispositivi di ufficio implementano lo standard 802.1x. Ciò consente al dispositivo di essere autenticato sulla rete prima che la rete permetterà a qualsiasi traffico di rete proveniente o diretto al dispositivo. Questo impedisce ai dispositivi non autorizzati di infiltrarsi sulla rete.
>Scarica gratuitamente una e-guide sulla gestione della sicurezza del MFP in azienda
 

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