Soluzioni

Gestione e archiviazione dei contenuti

Scansione e distribuzione documenti

Tradizionalmente la digitalizzazione dei documenti aziendali ha sempre dovuto “fare i conti” con processi di scansione di documenti cartacei.
Questi processi di digitalizzazione e cattura delle informazioni vengono definiti con il temine “paper-flow” per distinguerli dai processi di gestione documentale in digitale definiti “work-flow”.
Nella realtà i “paper-flow” e i “work-flow” fanno parte di un unico flusso di lavoro e Xerox e i suoi partner hanno sviluppato nel tempo diverse soluzioni software che integrano il paper-flow nel work-flow aziendale.
 
Le principali funzionalità che questi software offrono sono:
  1. Integrazione con gli scanner delle fotocopiatrici aziendali ottimizzando e valorizzando gli investimenti effettuati;
  2. Catturare dati (testo, bar code, QR-code) dai documenti cartacei scanditi, unitamente ai dati provenienti dae-mail, documenti elettronici e gli “eventi” di database;
  3. Trasformare e normalizzare i dati in un formato standard;
  4. Analizzare il contenuto e dare il via a flussi di gestione in base alle condizioni prestabilite dai processi di approvazione;
  5. Guidare gli utenti nei processi di approvazione;
  6. Alimentare puntualmente tutti i sistemi di gestione documentale (DMS) e ERP, i file in hosting su cloud e i file server di rete;
  7. Distribuire informazioni nei flussi di lavoro disegnati secondo esigenza;
  8. Tracciare i lavori e avvisare gli utenti nelle fasi fondamentali; comunicare i dati analitici sull’utilizzo dei flussi di lavoro.
 
L’obiettivo è quello di ridurre i costi, automatizzare i flussi di lavoro, minimizzare l'impatto ambientale e migliorare la sicurezza e la conformità alle normative.

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Servizi di scansione in outsourcing

Se la scansione e la distribuzione in rete dei documenti correnti possono venire gestite egregiamente dalle soluzioni che gestiscono i paper-flow e i work-flow nel momento in cui si arriva a valutare la digitalizzazione dell’archivi storici le problematiche da affrontare sono diverse.
Il vantaggio più immediatamente percepibile è sicuramente la riduzione degli spazi occupati dagli archivi cartacei - e spesso in una sede nel centro città già questo singolo beneficio può giustificare una decisione in tal senso.
Un secondo vantaggio è quelli della riduzione dei tempi di ricerca da parte del personale, ma questo beneficio, benché sia spesso di entità più rilevante, non è facile da quantificare e non sempre viene percepito.
 
Tuttavia la scelta su quali archivi e quanti “anni di archivio” storico conviene andare a digitalizzare merita sicuramente un’attenta riflessione per i tempi di digitalizzazione e i costi e connessi.
Gli aspetti da prendere in considerazione sono diversi:
  • La selezione di quali documenti di un qualsiasi raccoglitore vadano digitalizzati e quali tralasciare non è una scelta che si può demandare un impiegato qualunque.
  • La lavorazione con asportazione di graffette e punti metallici non è semplice specie se deve essere seguita da una ricomposizione dell’archivio cartaceo originale.
  • Infine il lavoro di indicizzazione per la costruzione delle chiavi di ricerca di ogni singolo documento può essere decisamente laborioso se non si decide di optare per una indicizzazione “full-text” ovvero dell’intero contenuto mediante software OCR/ICR che comunque non possono mai garantire un100% di affidabilità.
 
Quindi solo ove vi fosse un evidente necessità e riscontro dei benefici di una digitalizzazione dell’archivio storico conviene procedere spesso demandando la lavorazione a centri di servizio specializzati, collegati con il GruppoDR (contattaci per avere informazioni a riguardo!) che ove necessario possono anche avviare una conservazione sostitutiva a norma.
 
Un ragionamento a parte merita la digitalizzazione dell’archivio dei disegni tecnici.

Moduli Elettronici o e-forms

Secondo gli analisti il 75% dei documenti per l’avvio di un processo di qualsiasi organizzazione è costituto da “Moduli”.
Tradizionalmente sono cartacei, e anche quando si utilizzano dei moduli elettronici primitivi con i campi da compilare digitalmente questi poi vengono stampati per essere completati con altri requisiti come ad esempio timbro e firma.
In mancanza di una integrazione con i sistemi aziendali, l’importazione e l’utilizzo dei dati variabili raccolti viene effettuato manualmente, e spesso questo porta ad errori.
Inoltre i moduli che sono utilizzati più di qualsiasi altro tipo di documento in processi di Work-flow, e spesso cambiano proprietà funzionale mentre si muovono attraverso questi processi.
Con Xerox DocuShare®, invece, potrai disegnare i moduli, raccogliere elettronicamente le informazioni e le firme. Gli allegati dei moduli e i moduli stessi vengano auto-caricate nelle cartelle designate di Xerox DocuShare®.
Una volta compilati e presentati da un utente, i moduli elettronici possono anche attivare automaticamente i flussi di lavoro.
 
Nella figura seguente si può apprezzare come è stata strutturato l’add-on Liquid Office Form Server per la gestione degli E-form



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Servizi di archiviazione documentale su Cloud

Non è solo una moda! La fruizione di un servizio di archiviazione su cloud da evidenti benefici alle aziende che possono così ridurre l’entità del capitale destinato all’investimento, accelerare l’implementazione del progetto, abbassare il TCO, disporre di  una maggiore flessibilità, capacità di personalizzazione e scalabilità secondo l’evolversi delle proprie esigenze.
 
Il nostro servizio di archiviazione documentale su cloud DR Document Cloud (DRDC) è facile da usare, e permette di implementare strumenti di automazione di processo nell’arco di pochi giorni, non settimane o mesi.
A differenza delle offerte di archiviazione su soluzioni cloud per il grande pubblico, che sono progettati per l'uso di semplici esigenze individuali, DRDC è costruito per uso aziendale.
 
Fig. 3 La struttura sicura di Xerox DocuShare® Private Cloud



Qualsiasi contenuto memorizzato in DRDC è al sicuro in una infrastruttura di Private Cloud che non è condivisa con altri. Il contenuto è completamente criptato e protetto con la gestione delle autorizzazioni a livello di singolo documento.
D'altra parte, i clienti DRDC possono facilmente sfruttare i loro dispositivi Xerox multi-funzione e/o i loro dispositivi mobile per acquisire immagini in modo distribuito da parte dei collaboratori – ma anche clienti e partner - e centralizzare tutte le informazioni nel loro unico ECM.
 
Scarica gratuitamente una “check list che ti consente di valutare le tue esigenze di archiviazione documentale”

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Firma in digitale i tuoi documenti

L’esigenza di firmare documenti elettronici sta aumentando progressivamente con il continuo aumento di documenti digitali e l’uso diffuso di apparati mobile da parte dei diversi interlocutori aziendali.
La semplice apposizione di una immagine della propria firma (scandita) in calce a un documento digitale non rende in alcun modo valido quel documento. La validità di una firma ditale di un documento è invece garantita dal processo con cui il documento viene firmato.
Una soluzione sicura di firma digitale deve includere:
  • La crittografia del documento
  • Un processo documentale sicuro per l'invio e la firma
  • Registrazione di tutte le azioni sul documento
  • Un processo di adozione della firma
  • Un processo di applicazione della firma
 
L’applicazione pratica di tutte le fasi del processo di firma digitale valida viene effettuata mediante uno o più software sviluppati specificamente parla gestione delle firme digitali integrati con Xerox DocuShare®.
Nei processi di conservazione sostitutiva la firma digitale dei documenti è invece garantita dalla generazione di un impronta contenente la firma digitale e l’applicazione di una marca temporale.



Scarica gratuitamente una "E-Guide" che descrive un processo di firma di un contratto digitale