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In che modo la digitalizzazione dei documenti può darti un vantaggio competitivo?

In che modo la digitalizzazione dei documenti può darti un vantaggio competitivo? - Gruppo DR

Come si confronta la tua azienda con la concorrenza?
Ti sei mai fermato a pensare come la digitalizzazione dei documenti potrebbe dare alla tua azienda un vantaggio competitivo? Complessivamente, circa il 65% delle aziende ha iniziato a digitalizzare i processi cartacei, mentre un ulteriore 12% prevede di iniziare a digitalizzare i processi cartacei in uno o tre anni.

Quasi la metà (46%) delle piccole e medie imprese dichiara di sprecare una notevole quantità di tempo ogni giorno per gestire i documenti cartacei. Eliminare semplicemente questi processi di archiviazione dispendiosi in termini di tempo è uno dei vantaggi evidenti del rinnovo digitale.

Ci sono alcuni settori in cui i nuovi metodi di gestione e archiviazione digitale di documenti possono davvero dare un notevole vantaggio rispetto alla concorrenza. Ecco uno sguardo più ravvicinato a quali sono queste attività e perché la digitalizzazione dei documenti può avere un impatto così positivo:

ASSISTENZA SANITARIA
Le organizzazioni sanitarie devono fare i conti con le severe norme relative ai dati personali dei pazienti. Archiviare, scartare o stampare documenti cartacei può mettere a rischio queste informazioni. Quasi il 70% delle organizzazioni sanitarie sta già digitalizzando i processi cartacei, in modo da tutelare con protezione digitali più sicuri la protezione dei dati sensibili.

VENDITA AL DETTAGLIO
I rivenditori, in particolare quelli che si dedicano all'e-commerce e raccolgono i dati delle carte di credito dei clienti, sono frequenti bersagli di attacchi hacker. Anche la gestione delle scorte, la spedizione e l'accettazione dei pagamenti possono generare enormi quantità di carta. Oltre il 70% delle società di vendita al dettaglio è ben avanzato nella digitalizzazione dei processi cartacei o ha iniziato a farlo.

SERVIZI FINANZIARI
Le aziende nel settore finanziario sono fortemente influenzate dalla carta e non in senso positivo. Più di tre quarti dicono di spendere elevate risorse economiche per gestire tutti i processi cartacei. Non stupisce che l'84% crede che la digitalizzazione dei documenti migliorerà il processo gestionale documentale.

SERVIZI PROFESSIONALI
I servizi professionali sono un settore complesso (questo è uno dei due principali settori che spreca quotidianamente una quantità significativa di tempo su processi cartacei inefficienti, il secondo è il Settore Legale). Oltre al risparmio di tempo derivante dalla digitalizzazione dei documenti, le aziende che erogano servizi possono proteggere i dati personali dei clienti, come nomi, numeri di previdenza sociale, numeri di assicurazione e altro, passando al digitale.

STUDI LEGALI
Gli studi legali devono seguire rigorose linee guida di sicurezza per proteggere la privacy dei propri clienti, rendendoli candidati ideali per la digitalizzazione dei documenti. Tuttavia, sono in ritardo rispetto a molti altri settori nella digitalizzazione dei documenti: solo il 56% ha iniziato a diventare digitale.

In determinati settori, la digitalizzazione dei documenti può comportare notevoli vantaggi. La tua azienda è una di queste?

Xerox può aiutare con la digitalizzazione dei documenti

La digitalizzazione dei documenti della tua azienda può sembrare un'impresa enorme:

  • Scansione, organizzazione e archiviazione di documenti digitali
  • Confronto con i documenti cartacei per accertarsi che tutto venga scansionato
  • Smaltimento sicuro dei documenti cartacei

Fortunatamente, Xerox ha molti strumenti che possono rendere il processo più facile e veloce!

Utilizzare l'app mobile Xerox® Mobile Link ad esempio per collegare lo smartphone o il tablet a una stampante o stampante multifunzione (MFP) Xerox® può essere la prima soluzione.

Una stampante abilitata a Xerox® ConnectKey consente di configurare flussi di lavoro One-Touch personalizzati per eseguire automaticamente la scansione di documenti e inviarli a dispositivi mobili, e-mail e cloud contemporaneamente.

Qualunque sia il tipo di scanner che possiedi, Xerox® Web Capture Service può trasformarlo in una macchina ad alta velocità di scansione. Usa Xerox® Web Capture con lo scanner per automatizzare e scansionare i documenti direttamente nelle app di business più diffuse. QuickBooks, Freshbooks, Microsoft Office 365: scarica i dati nell'app senza i laboriosi passaggi per salvare i file, rinominandoli e importandoli nelle tue applicazioni. Xerox® Web Capture fa tutto per te, quindi appena digitalizzi il documento, puoi iniziare a utilizzare immediatamente i dati!


Una volta che i tuoi documenti sono stati digitalizzati, non dimenticare di tenerli al sicuro (dopotutto, è parte del motivo per cui li hai digitalizzati!). Anche Xerox® può aiutarti.

Le stampanti in rete possono essere a rischio di attacchi informatici, ma la stampante multifunzione a colori Xerox® VersaLink® C405 protegge la rete. Le sue funzioni di sicurezza integrate consentono di limitare l'accesso in modo che solo gli utenti autorizzati possano stampare o eseguire la scansione di determinati documenti. Le stampanti compatibili con ConnectKey della famiglia di stampanti VersaLink proteggono i dati dagli hacker con dischi rigidi crittografati; puoi persino impostarli per pulire i dati dal disco rigido dopo aver stampato un documento sensibile.

Hai bisogno di condividere quei documenti digitalizzati in un ambiente sicuro? Xerox® DocuShare Flex è un software basato su cloud per aziende con un minimo di cinque dipendenti. Gestisce i tuoi dati e documenti in modo che tu possa condividere e collaborare in modo sicuro. DocuShare Flex protegge i tuoi dati consentendo di controllare l'accesso ai documenti. È possibile aggiungere un ulteriore livello di sicurezza con Content Encryption, una funzione aggiuntiva che crittografa i documenti per la protezione.

Il futuro digitale è già qui!
Iniziando ora a digitalizzare i tuoi documenti aziendali, non solo saluterai il processo documentale cartaceo, ma metterai la tua azienda un passo avanti alla concorrenza!


Contatta GruppoDR alla sede a te più vicina per una consulenza gratuita e poter conoscere così tutti i dettagli per digitalizzare al meglio la tua impresa!

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Gruppo DR
Tre nuclei. Questo il volto di Gruppo DR che, con le sue sedi a Novara, Milano e Gallarate, è uno dei punti di riferimento principali per quanto riguarda i sistemi Xerox, le soluzioni di archiviazione, conservazione sostitutiva e marketing personalizzato.
Nella sua lunga storia il Gruppo DR ha avuto modo di trattare sistemi di Digital Signage a marchio Sharp presso la sua sede di Novara; prodotti a marchio Minolta e Develop nella sua sede di Milano e plotter a marchio Epson e Canon.