Come sono le stampanti nella tua azienda? Obsolete, consumano molto, riducono la produttività, si sostituiscono solo se, improvvisamente, si riscontrano problemi? Forse è venuto il momento di orientarsi verso una nuova stampante!
Ecco i 7 segnali che indicano quando è arrivato questo momento!
1. I costi di stampa sono troppo alti: chi ha detto di ridurre i volumi di stampa? Non ricorrere a soluzioni drastiche! Guarda le cose da un’altra prospettiva, per esempio: quante sono le stampanti? Da quanto tempo sono installate? Anche se la tua azienda è piccola, le stampanti datate e lontane dalle vostre esigenze potrebbero essere sostituite, partendo dalle vecchie unità desktop, con altre più tecnologicamente avanzate e progettate per gruppi di lavoro.
I costi possono essere ridotti scegliendo stampanti dotate di un sistema di gestione della stampa. Le stampanti aziendali della famiglia Xerox Versalink, sono progettate per gruppi di lavoro di piccole e medie dimensioni e hanno strumenti che monitorano facilmente il loro utilizzo. Un esempio? Assicurano che i documenti siano stampati, senza dimenticarli nei vassoi di uscita della stampante, un vero spreco e rischio per la sicurezza!
2. La stampante non è dotata di funzioni di protezioni integrate: secondo un report di Smallbiz.com, le vittime preferite degli attacchi informatici sono per il 43% le PMI. Un potenziale punto debole? La stampante in ufficio! La tua stampante deve avere le seguenti funzioni di protezione integrate:
- Stampa protetta: la stampante deve rilasciare il documento solo dopo che l’utente ha inserito un PIN. Nessun documento potenzialmente sensibile deve giacere senza protezione nel vassoio di uscita della stampante
- Crittografia dei dati di stampa: i dati del lavoro di stampa, durante il loro tragitto verso la stampante, devono poter essere criptati, così da assicurarvi che siano al sicuro dalla loro creazione alla destinazione. Analogamente, anche i dati eventualmente memorizzati all’interno dell’hard disk della stampante devono essere criptati.
- Scansione protetta: una multifunzione intelligente (Smart MFP) protegge impedendo che le informazioni di scansione raggiungano persone sbagliate, utilizzando formati file dotati di firma digitale, crittografati e protetti da password.
3. La stampante ostacola la tua produttività e i flussi di lavoro: il dispositivo ideale dovrebbe avere la capacità di aiutare a ottimizzare i workflow dei documenti e migliorare la produttività. I nuovissimi MFP abilitati ConnectKey® di Xerox utilizzano la tecnologia delle app per aumentare la produttività, rendendo le attività quotidiane più semplici e veloci.
4. La stampante non è mobile e cloud friendly: per un ufficio produttivo ed efficiente, il tuo team deve essere in grado di connettersi e stampare da qualsiasi dispositivo, ovunque e in qualsiasi momento. Le recenti soluzioni di stampa mobile rendono la stampa, da qualsiasi dispositivo mobile a qualsiasi marca di stampante, efficiente e senza interruzioni. Le tue stampanti multifunzione dovrebbero anche consentire la scansione e la stampa da servizi cloud come Microsoft Office 365, Dropbox, e Google Drive, impostando i flussi di lavoro ai servizi che già utilizzi, eliminando la necessità di scaricare i documenti e stamparli dal desktop.
5. Necessiti di traduzioni rapide: l’esigenza di tradurre documenti può essere una prerogativa di molte aziende. La migrazione ad una MFP che traduca in modo rapido, facile e sicuro, in qualsiasi momento e luogo, è fondamentale. Il servizio Xerox® Easy Translator utilizza tecnologia OCR all’avanguardia che consente di avere traduzioni in più di 40 lingue, mantenendo intatta la formattazione del documento iniziale. Partendo da un documento cartaceo catturato attraverso lo scanner della stampante MFP, il relativo documento tradotto potrà essere reso disponibile su carta ed in più di 20 formati di file, tra i quali, JPG, MS Office, e PDF.
6. La tua stampante cresce con il tuo business? Crescita è la parola chiave per le PMI. Ti consigliamo una MFP che possa crescere con te! Ricerca funzionalità come la scansione remota, lo scan to email per condividere contenuti con pochi clic, il Wi-Fi Direct Certificato per consentire al tuo team, ai clienti o ai visitatori di stampare senza una connessione di rete.
Anche strumenti di amministrazione integrati come quelli disponibili con le stampanti multifunzione basate sulla tecnologia ConnectKey® aiutano a gestire potenziali problemi e a rimanere più produttivi a lungo.
7. Quante volte chiami l’assistenza? In media, il 40-60% delle chiamate all’help desk è relativo alla stampa. Desideri risparmiare tempo? Usa dispositivi dotati di tutorial video e strumenti di ricerca aiuto, direttamente dal loro pannello frontale. Per un intervento IT, le MFP Xerox ConnectKey consentono di accedere da remoto al pannello frontale del dispositivo e apportare modifiche, senza allontanarsi dalla propria postazione.
I nuovi dispositivi Versalink e Altalink di Xerox possono aiutarti, ottimizzano il tuo lavoro, favoriscono la produttività e ti permettono di concentrarti su ciò che conta davvero per te!
Hai riconosciuto uno di questi 7 segnali?Bene, allora è venuto il momento di sostituire la tua stampante!